Shinkansen tại xứ sở hoa anh đào là tàu cao tốc đầu tiên trên thế giới chạy với tốc độ 200 km/h, và ngày nay Tokaido Shinkansen là một trong những tuyến đường sắt cao tốc được sử dụng nhiều nhất trên hành tinh. Shinkansen của Nhật được cho là một tuyệt tác về kỹ thuật và vận hành, trong giờ cao điểm, Công ty Đường sắt Đông Nhật Bản (JR East) chạy các chuyến tàu cách nhau ba phút với vận tốc lên đến 320km/h. 

Tại trạm cuối là Ga Tokyo, tàu chỉ có thời gian chờ trước khi đổi hướng là 12 phút, với 2 phút để hành khách xuống tàu, 3 phút cho lượt khách tiếp theo lên tàu, và 7 phút ở giữa là dành cho việc dọn dẹp. 

Trong 7 phút này, mọi thứ trên tàu đều phải được đảm bảo sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. Với khoảng thời gian ngắn ngủi đó, có thể nói các nhân viên dọn vệ sinh đã hoàn thành nhiệm vụ với tốc độ và hiệu quả đáng kinh ngạc. Công việc của họ trở thành hiện tượng được truyền thông đưa tin với tiêu đề “phép màu 7 phút” (7分間の奇跡 – Nana-funkan no kiseki).

Những "thiên thần dọn dẹp" trên tàu Shinkansen

Tạo nên “phép màu” trong công việc dọn sạch những chuyến tàu cao tốc ở Nhật là đội ngũ nhân viên dọn vệ sinh của công ty Tessei. Họ được tác giả Isao Endo ca ngợi là “Những thiên thần dọn dẹp Shinkansen” (Shinkansen osoji no tenshi-tachi) trong cuốn sách cùng tên của ông. Còn Tessei thì tự hào đặt tên cho nhiệm vụ của những nhân viên quý giá ở công ty mình là “Rạp dọn vệ sinh Shinkansen”, mô tả công việc như một màn trình diễn ấn tượng chỉ có trong phim. 

Công ty Dịch vụ Đường sắt Tessei là nơi đào tạo đội ngũ nhân viên vệ sinh để thực hiện nhiệm vụ “phép màu 7 phút” trên mỗi chuyến tàu Shinkansen. Theo thống kê, họ có khoảng 820 nhân viên (toàn thời gian và bán thời gian) làm công việc này, với độ tuổi trung bình là 52, trong đó khoảng 50% là phụ nữ.

Mỗi ngày, nhà ga Tokyo đón khoảng 323 tàu cao tốc. Và 11 đội của Tessei, mỗi đội gồm 22 người, sẽ thay phiên nhau dọn vệ sinh cho các tàu này. Trung bình, mỗi nhân viên Tessei sẽ dọn dẹp khoảng 20 chuyến tàu mỗi ngày. 

Quy trình để tạo nên "phép màu"

Công việc của nhân viên Tessei đòi hỏi về tốc độ, sự nhanh nhẹn để chạy đua với thời gian. Trong thời hạn bảy phút nghiêm ngặt, mỗi đội phải đảm bảo rằng toàn bộ khối lượng công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng để không ảnh hưởng đến lịch trình tàu chạy.

Trước khi tàu đến, các nhân viên đứng sẵn sàng tại sân ga, tay cầm túi nilon đựng rác. Họ cúi chào khi các hành khách xuống tàu rồi nhanh chóng bước lên và bắt đầu công việc. Trong 7 phút, mỗi người sẽ phụ trách dọn dẹp một toa, mỗi toa như vậy có khoảng 100 ghế ngồi.

Các công việc bao gồm:

• Kiểm tra hành lý bị bỏ quên, đảm bảo không có đồ vật nào bị sót lại.
• Thu gom rác ở chỗ ngồi, quét dọn sạch sẽ lối đi.
• Lau dọn ghế, khay đựng đồ ăn, kiểm tra rèm cửa.
• Xoay ghế ngồi ngược lại, cùng với hướng tàu sắp khởi hành.
• Kiểm tra và quét lại lối đi thêm lần nữa.

Thực tế công việc dự kiến hoàn thành trong khoảng thời gian 6 phút và 1 phút còn lại dành cho việc kiểm tra, rà soát xem còn có bụi bẩn, rác thải nào sót lại hay không.

Đội ngũ nhân viên dọn vệ sinh của Tessei phải đảm bảo lịch trình chặt chẽ đến từng giây, sự sạch sẽ đến từng milimét và không được lãng phí tích tắc nào, vì chỉ cần một chút chậm trễ cũng khiến các chuyến tàu chậm theo. Và chiến công gần như siêu phàm này được người Nhật gọi là "nhà hát Shinkansen dài 7 phút".

Kỳ tích 7 phút được tạo ra như thế nào?

Công ty tạo ra điều kỳ diệu kéo dài bảy phút là Tessei, được thành lập vào năm 1952 với tư cách là công ty con đảm nhận công việc vệ sinh, dọn dẹp cho JR, được bàn giao cho JR East khi JR tan rã vào năm 1987. 

Trở lại năm 2005, việc dọn dẹp vẫn diễn ra trên mỗi chuyến tàu nhưng ban quản lý của Tessei gặp khó khăn khi điều hành đội ngũ nhân viên vệ sinh: việc tuyển dụng cũng như hiệu quả công việc kém, sự chậm trễ xảy ra thường xuyên khiến số lượng phàn nàn, khiếu nại từ khách hàng tăng cao. 

Vì vậy đã có mội cuộc cải cách, đổi mới lại phương thức làm việc. JR East đã cử Teruo Yabe đến đảm nhận việc lập kế hoạch kinh doanh tại Tessei và ông đã bắt đầu thay đổi mọi thứ. 

Teruo đã triển khai nhiều phương pháp sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc. Ông bắt đầu một chương trình gọi là “Nhà hát Shinkansen”. Ông đã cho thay đổi đồng phục từ tông màu pastel sang màu đỏ tươi để đảm bảo rằng các nhân viên dọn dẹp trông nổi bật hơn, như vậy hành khách có thể thấy rõ những người dọn dẹp có mặt ở đó và biết họ đang làm gì.

Teruo cũng cho phép nhân viên dọn vệ sinh giao tiếp với hành khách để làm tăng sự hiểu biết và đánh giá cao của hành khách đối với công việc này. 

Nhân viên được hướng dẫn thể hiện “Omotenashi” (lòng hiếu khách - sự tiếp đón khách hàng bằng cả tấm lòng). Họ phải cúi đầu, tươi cười với khách hàng, và sau khi hoàn thành công việc dọn dẹp, họ sẽ xếp hàng ngay ngắn trước tàu để cúi chào hành khách trước khi tiến về phía ga để chuẩn bị cho chuyến tàu tiếp theo. 

Những thay đổi này khiến hành khách có cái nhìn thiện cảm về công việc của những nhân viên Tessei và bắt đầu tự ý thức thu dọn rác cá nhân để giảm tải công việc cho người dọn dẹp. Cũng vì vậy mà việc dọn vệ sinh trên mỗi chuyến tàu Shinkansen phần nào trở nên nhanh chóng hơn.

Yabe cũng thực hiện những thay đổi quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Ông khuyến khích nhân viên báo cáo những điều tốt đẹp nhất về đồng nghiệp của họ với người quản lý, đề xuất để những nhân viên làm việc bán thời gian có hiệu quả công việc tốt được nâng lên thành nhân viên chính thức, hay từ nhân viên chính thức có thể phát triển lên cấp quản lý.

Điều này đã giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên và khiến họ muốn gắn bó lâu dài với Tessei. Cũng nhờ đó mà hiệu quả công việc được cải thiện, chi phí đào tạo cũng được giảm thiểu. Tessei và đội vệ sinh đã có được sự công nhận xứng đáng đến từ người dân và chỉ trong vài năm, “phép màu 7 phút” đã phổ biến không chỉ ở Nhật mà còn lan tỏa ra khắp toàn cầu.

Phép màu khiến thế giới ngưỡng mộ

CNN từng đưa tin về công việc dọn vệ sinh thần tốc trên các chuyến tàu Shinkansen của đội ngũ nhân viên Tessei và gọi khoảng thời gian làm việc đó là “phép màu 7 phút – Seven-minute miracle”. Cũng từ đây, truyền thông khắp thế giới bắt đầu ca ngợi về sự chăm chỉ, ý thức, tinh thần làm việc của người Nhật. Các nhà khai thác đường sắt, nhiều chuyên gia về vệ sinh từ các nước châu Âu và Mỹ đã đến quan sát, học hỏi quy trình làm việc ấn tượng này của Tessei.

Trong thời gian còn hoạt động chính trị,  Arnold Schwarzenegger - nam diễn viên nổi tiếng với loạt phim Kẻ hủy diệt, cũng là cựu Thống đốc bang California (đương nhiệm từ 2003 - 2011) đã đến Nhật với Bộ trưởng Giao thông Hoa Kỳ để tìm hiểu quá trình thực hiện “phép màu 7 phút” của Tessei.

Năm 2014, khi đến Nhật, Chủ tịch Đường sắt quốc gia Pháp nhận xét rằng ông muốn áp dụng ý tưởng này ở Pháp. Trường Kinh doanh Harvard của Mỹ thì đưa "phép màu 7 phút" này vào giảng dạy như một case study về việc quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp. 

Không chỉ đem lại “phép màu” cho quá trình vận hành của hệ thống Shinkansen và tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng cho các nhân viên vệ sinh, 7 phút kỳ diệu còn mang đến những cái nhìn đầy thán phục của bạn bè quốc tế dành cho đất nước Nhật Bản.