Phân tích Gap là gì?

Gap Analysis – Phân tích lỗ hổng hay phân tích Gap là phương pháp đánh giá sự khác biệt về hiệu suất giữa các hệ thống thông tin hoặc ứng dụng phần mềm của doanh nghiệp để xác định xem các yêu cầu kinh doanh có được đáp ứng đủ điều kiện hay không và nếu không, cần thực hiện các bước nào để đảm bảo đáp ứng thành công. Gap đề cập đến không gian giữa “nơi chúng ta đang ở” (trạng thái hiện tại) và “nơi chúng ta muốn” (trạng thái mục tiêu). Một phân tích Gap cũng có thể được gọi là phân tích nhu cầu hoặc đánh giá nhu cầu.

Phân tích Gap là chuyển từ trạng thái hiện tại (As-Is) sang trạng thái kế tiếp (To-be).

Tìm hiểu thêm: Khác nhau giữa As-Is và To-Be

Nếu một công ty không tận dụng hiệu quả các nguồn lực của nó, hoặc mở rộng và phát triển mà thiếu đi vốn và công nghệ, thì rất có thể nó sẽ vận hành dưới mức tiềm năng vốn có. Phân tích Gap ra đời nhằm so sánh hiệu quả hoạt động thực tế với hiệu quả hoạt động kì vọng, từ đó giúp mỗi công ty đề ra các bước đi tiếp theo nhằm cải thiện tình hình hiện tại, hoặc tiến xa hơn là đạt được mục tiêu phát triển. 

Để biết cách sử dụng phép phân tích Gap, hãy đặt ra một tình huống giả định: Bạn hiện đang làm việc ở bộ phận liên lạc khách hàng. Bạn được cấp trên yêu cầu phải cải thiện hiệu suất trả lời cuộc gọi và bạn đã nghĩ tới một vài giải pháp khả thi.

Tuy nhiên, trước khi chọn ra được giải pháp tốt nhất, bạn cần phải vạch ra những việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu này.

Đây là lúc phân tích Gap trở nên hữu ích. Công cụ đơn giản này giúp bạn xác định khoảng cách giữa vị trí hiện tại và điểm mà bạn muốn cán đích trong tương lai, và nó cũng giúp bạn vạch ra những bước đi tiếp tới để rút ngắn khoảng cách này.

Phân tích Gap hữu ích khi bạn bắt đầu một dự án trong đó đặt ra các tình huống “Business Case”*.

(*) Business case khái quát lí do khởi động một dự án hay công việc. Thường thì nó được trình bày dưới dạng một tài liệu có cấu trúc quy củ, nghiêm chỉnh nhưng đôi khi nó cũng ở dưới dạng một bài thuyết trình hay một phát biểu ngắn gọn.

Phân tích SWOT - một công cụ của phân tích Gap

SWOT – viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, là một chiến lược phân tích lỗ hổng được sử dụng để xác định các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của sản phẩm, dự án hoặc con người. Khi các yếu tố này được xác định, công ty có thể xác định giải pháp tốt nhất bằng cách phát huy thế mạnh của mình, phân bổ nguồn lực phù hợp, đồng thời tránh các mối đe dọa tiềm ẩn.

Phân tích Gap có khó không?

Thực hiện phân tích Gap không khó, nhưng có một vài điều bạn cần ghi nhớ trước khi bắt đầu:

• Trung thực về những thiếu sót: Rất khó khăn để thừa nhận thất bại, nhưng để thực hiện phân tích Gap hiệu quả, bạn cần trung thực và thừa nhận thực tế về những điều đang không đem lại hiệu quả trong kinh doanh, dù là nghiệt ngã nhất.
• Vượt ra khỏi vùng an toàn: Đừng khiêm tốn với những gì bạn đạt được. Bạn cần hiểu những gì tích cực, đang phát triển trong việc kinh doanh của mình để có thể nhận ra và tập trung hơn giải quyết điều tiêu cực. 
• Chấp nhận thực tế: Khi chuẩn bị kết thúc quá trình phân tích Gap, bạn sẽ bắt đầu đặt ra mục tiêu cho tương lai. Những mục tiêu này cần phải thực tế và thậm chí rất thực dụng. 
• Cần cụ thể, chi tiết: Trong mọi phần của việc phân tích Gap (tình hình hiện tại, viễn cảnh tương lai và kế hoạch hành động), bạn cần tránh những tuyên bố mơ hồ hay kết quả vô hình. Hãy chắc chắn bạn kết hợp giữa việc đo lường định tính và định lượng cho cả tình hình hiện tại lẫn mục tiêu tương lai.

Phân tích Gap trong các dự án CNTT

Trong công nghệ thông tin, các báo cáo Gap Analysis – Phân tích lỗ hổng thường được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án và các nhóm cải tiến quy trình. Các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt, cũng có thể hưởng lợi từ việc thực hiện các phân tích chênh lệch khi họ đang trong quá trình tìm ra cách phân bổ tài nguyên. Trong phát triển phần mềm, các công cụ phân tích lỗ hổng có thể ghi lại những dịch vụ và/hoặc chức năng nào đã vô tình bị bỏ qua, đã bị loại bỏ một cách có chủ ý và vẫn cần được phát triển. Để tuân thủ, một phân tích khoảng cách có thể so sánh với những yêu cầu từ các quy định nhất định với những thứ đang được thực hiện để tuân thủ theo.

Các bước phân tích Gap trước khi triển khai dự án phần mềm ERP 

1. Hãy vẽ một bức tranh tổng thể của dòng chảy công việc hiện tại, trong đó bao gồm tất cả những mặt tích cực của tổ chức ngoài các sai sót.
2. Tái tạo quy trình làm việc như thể tất cả mọi thứ đang vận hành trong cùng một bộ máy. Việc này để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ sẽ tiếp tục diễn ra trôi chảy sau khi hệ thống ERP được thực hiện đầy đủ và không có phát sinh hoặc rủi ro cao.
3. Các lỗi cũng cần phải được phát hiện sớm vào thời điểm này, thí dụ tìm ra sự mâu thuẫn trong bản thân chính các nghiệp vụ, hoặc sau khi mô hình hóa (prototyping) chúng ta phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn nào đó.... Nhờ phát hiện sớm, từ xa các vấn đề phía trước sẽ giúp chúng ta đưa ra phương án dự phòng tốt nhất, qua đó giảm lãng phí về thời gian và tiền bạc.
4. Bằng cách thực hiện các thay đổi nhỏ để "validate" tính hiệu quả của từng tính năng trong hệ thống ERP, thực hiện nhiều phép thử A/B, từ đó tìm ra các nút thắt cho các công việc triển khai tiếp theo.

Các kết quả phân tích Gap

1. Phân tích Gap sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh của hệ thống ERP.
2. Phân tích Gap sẽ cung cấp bức tranh tổng thể trong đó đạt cân bằng chi phí, lợi ích và tầm nhìn.
3. Phân tích Gap sẽ gián tiếp giúp nâng cao năng lực vận hành phần mềm trước khi "launching".
4. Bằng cách triển khai việc phân tích GAP, các lãnh đạo trong tổ chức có thể nhìn ra các giải pháp khả thi nhất với nhu cầu của công ty.

Kết luận

Phân tích Gap đo giúp bạn xác định những việc cần làm để thu hẹp khoảng cách giữa hiện tại và tương lai, giúp cho dự án của mình trở nên thành công. Bạn có thể dùng công cụ này ở bất kì giai đoạn dự án nào, nhưng tốt nhất là nên dùng ngay từ đầu.

Về các bước trong Phân tích Gap, trước hết cần xác định mục tiêu của dự án - đây chính là trạng thái trong một tương lai không xa của dự án. Sau đó hãy phân tích tình hình hiện tại, đảm bảo bạn lấy thông tin từ các nguồn đáng tin.

TIGO Solutions