Theo khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin cho biết khoảng 15% doanh nghiệp Việt Nam đang tiến hành chuyển đổi số, 30% đã tìm hiểu và sẵn sàng mọi nguồn lực cho chuyển đổi số. Có thể nói chuyển đổi số nói chung và việc áp dụng phần mềm quản lý ERP vào quản trị doanh nghiệp đang dần trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để lựa chọn một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp với công ty vừa và nhỏ không hề dễ dàng. 

Phần mềm quản lý ERP làm gì?

ERP( Enterprise Resource Planning) là một hệ thống tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành một nền tảng duy nhất giúp tự động hóa toàn bộ các hoạt động liên quan tới tài nguyên doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu được chia sẻ đồng nhất cho toàn bộ doanh nghiệp, mọi nhân viên được đảm bảo rằng họ đang sử dụng cùng một cơ sở thông tin, bất kể đang ở bộ phận kế toán, nhân sự hay sản xuất. 

Một phần mềm ERP sẽ cung cấp báo cáo theo thời gian thực và tự động hóa. Điều này cho phép nhân viên trực tiếp lấy thông tin từ hệ thống một cách dễ dàng, thay vì sử dụng phương pháp thủ công như viết tay, sổ sách, excel hay phần mềm chuyên biệt. Áp dụng ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu và sự không đồng nhất thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. 

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn về vấn đề nhân sự, việc tích hợp và tự động hóa quy trình theo thời gian thực thật sự có thể chuyển đổi mức độ hiệu quả và chất lượng dịch vụ tại nơi làm việc một cách tốt hơn. 

Phần mềm quản lý ERP chỉ dành cho doanh nghiệp lớn?

Câu chuyện ERP từ lâu đã không chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn mô vài nghìn tỷ . Đừng nghĩ ERP chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp đa quốc gia, với hàng ngàn nhân sự doanh thu trăm tỷ đến chục nghìn tỷ, điều này thuộc vào dĩ vãng ở những năm 1990.

Trong một môi trường đầy biến động như hiện nay, các công ty phải tạo được lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe hơn từ khách hàng và thị trường. Với những khó khăn trong kinh doanh câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp là: “Liệu công ty có đủ khả năng hoạt động & triển mà không có ERP?”

Vào năm 2013, Mint Jutras, một công ty tư vấn chuyên phân tích tác động kinh doanh của các ứng dụng công nghệ đã tiến hành khảo sát 475 công ty có 100 nhân viên trở xuống. Nghiên cứu giải pháp ERP của ông có tên “ERP đẳng cấp thế giới cho doanh nghiệp nhỏ? Bạn không thể không có! ”

Cuộc khảo sát này chỉ ra rằng 76,6% doanh nghiệp nhỏ (trước đây làm việc thủ công hoặc với bảng tính excel) triển khai giải pháp ERP có ROI đạt 100% trong vòng 1-3 năm đầu tiên.

Ngoài khả năng tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp vừa và nhỏ cho biết mức tăng lợi nhuận trung bình (YOY) là 12,8% và mức tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng là 15,6% kể từ khi triển khai ERP.

Thế nhưng, vẫn còn nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng phần mềm quản lý ERP chỉ dành cho những “ông lớn” và tiếp tục sử dụng kết hợp các bảng tính truyền thống hoặc các hệ thống lỗi thời. Quyết định mua một giải pháp ERP mới là một lựa chọn lớn nhưng vì lợi ích và mức ảnh hưởng mạnh mẽ của nó đến doanh nghiệp, nhà quản lý nên suy nghĩ kỹ về việc triển khai hệ thống này. Nhà quản trị nên tập trung vào những câu hỏi sau trước khi triển khai phần mềm ERP như: Doanh nghiệp có thể đạt được những cải tiến mới nào với ERP? Điều gì xảy ra nếu không có giải pháp ERP? Nếu không có ERP công ty có thể cạnh tranh với các đối thủ đã sử dụng ERP không?  

Nếu phần mềm hiện tại không cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh hoặc cải thiện thời gian của người vận hành ở mức tối thiểu thì đã đến lúc nên chuyển sang hệ thống ERP mới.

Tại sao SMEs cần áp dụng phần mềm quản lý ERP?

Việc triển khai ERP tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang là nỗi trăn trở của nhiều nhà quản trị. Hãy xác định mục tiêu thật rõ ràng và tìm xem liệu ERP có giúp doanh nghiệp đạt được mục đích đó hay không?

Theo công ty nghiên cứu thị trường hàng đầu Mint Jutras, doanh nghiệp vừa và nhỏ trên thế giới lựa chọn sử dụng ERP cho 3 mục tiêu sau đây: 

Nâng cao năng suất làm việc

Trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên đang phải lặp lại các quy trình đơn giản một cách thường xuyên, điều này vừa mất thời gian vừa tạo cảm giác chán nản làm giảm hiệu suất làm việc. Thay vì vậy, bằng việc đầu tư một hệ thống quản lý ERP, những thao tác đơn giản đó được hệ thống tự động giải quyết, nhân viên giảm áp lực và tạo ra nhiều giá trị hơn cho công ty. 

Tất nhiên, ban đầu sẽ tốn tiền bạc, thời gian và công sức bỏ ra để triển khai một giải pháp mới, nhưng việc cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí về lâu dài của một hệ thống ERP sẽ lớn hơn chi phí ngắn hạn lúc đầu rất nhiều.

ERP mang lại giải pháp lâu dài và bền vững. Bạn cũng có thể bắt đầu triển khai ERP ngắn hạn từ những bước đi nhỏ, khởi đầu với ứng dụng phần mềm quản trị điều hành và hỗ trợ chăm sóc khách hàng (HelpDesk).

Cải thiện khả năng kinh doanh 

Bằng cách triển khai phần mềm quản lý ERP, các SMEs có thể thu được rất nhiều lợi ích. Hệ thống ERP quản lý mọi thứ từ hàng tồn kho đến các khoản phải thu và toàn bộ số liệu kế toán của doanh nghiệp. Hệ thống cũng xem xét tất cả chi phí hoạt động hoặc phân đoạn hàng tồn kho hiện có. SME trung bình đạt 100% ROI trong khoảng 27 tháng.

Gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Công nghệ đang dần thay đổi cách thức doanh nghiệp hoạt động và thói quen của khách hàng. Cách duy nhất để tồn tại trong nền kinh tế kỹ thuật số ngày nay là doanh nghiệp phải trang bị công nghệ tốt. Chính vì vậy, các công ty SMEs sử dụng hệ thống ERP sẽ có nhiều lợi thế và tăng cơ hội thành công trên thị trường có tính cạnh tranh cao. 

Nhờ giải pháp ERP, doanh nghiệp tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có để phù hợp với chiến lược cạnh tranh, cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách linh hoạt nhằm làm hài lòng khách hàng. Đồng thời, hệ thống làm giảm thời gian giao hàng, thúc đẩy quá trình tiêu dùng và duy trì nguồn khách hàng hiện có. Điều này giúp doanh nghiệp có sự khác biệt so với các đối thủ và đứng vững trên thị trường.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều ưu thế hơn trong việc triển khai phần mềm ERP nhờ quy mô ít nhân viên, dễ thay đổi,… Đồng thời, trong thời đại thị trường cạnh tranh, công nghệ liên tục thay đổi, việc tận dụng những giải pháp mới để phát triển nhanh hơn nên được ưu tiên đầu tư. Công nghệ không chỉ giúp công việc được vận hành tốt hơn mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế so với đối thủ.

Kết

Nếu doanh nghiệp nhỏ và vừa không triển khai ERP ngay từ bây giờ thì khó bắt làn sóng công nghiệp 4.0 đang phát triển rất nhanh. Không bao giờ nghĩ rằng ERP chỉ dành cho các "ông lớn". "Giết trâu dùng dao mổ trâu, giết gà dùng dao mổ gà" để nói lên quy mô nào, vũ khí đó.

Hiệu ứng kinh tế trickle-down đã chỉ ra rằng, bất cứ sản phẩm nào mới ra đời đều đi qua tầng lớp thượng lưu rồi mới đổ xuống các tầng lớp thấp hơn, bao gồm các doanh nghiệp nhỏ, vừa và siêu nhỏ. Điện thoại iPhone hay bất cứ smartphone nào khi ra mắt thị trường chỉ có thể tiếp cận tầng lớp trung lưu, dần dần trở thành "vật gia dụng" cho bất cứ người nào bất kể giàu nghèo.

Để triển khai được ERP không thể không nhắc đến vai trò của đối tác tư vấn, triển khai giải pháp. Một đối tác tư vấn tốt sẽ giúp doanh nghiệp nhìn ra điểm mạnh, điểm yếu của bản thân doanh nghiệp để lựa chọn ra được giải pháp phù hợp nhất, tạo tiền đề cho việc triển khai dễ dàng hơn. Một đối tác triển khai có năng lực và uy tín sẽ quyết định đến 40% sự thành bại trong quá trình triển khai dự án. Đội ngũ triển khai có kinh nghiệm triển khai ERP sẽ đảm bảo được tỷ lệ thành công cao nhất của dự án. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần cần nhắc kỹ lưỡng và không nên “ki bo” về vấn đề chi phí khi lựa chọn đối tác triển khai.