Đã bao giờ bạn tự hỏi tại sao việc vận hành và sử dụng phần mềm cho công ty không đạt hiệu quả? Đã bao giờ bạn cảm thấy e ngại trước việc mua một phần mềm vì nó không thể hoạt động như mong muốn hay sử dụng một khoản tiền lớn mà không mang lại lợi ích nào? Đã bao giờ bạn nhận ra rằng sau khi vận hành phần mềm, hiệu quả không tăng lên là mấy, thậm chí còn tạo ra gánh nặng lâu dài vì đã “chót” mua rồi thì phải cố gắng khai thác các giá trị còn lại?

Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp đang gặp phải đó là sử dụng một số tiền lớn để mua phần mềm nhưng lại không thể vận hành và sử dụng phần mềm thành công cho doanh nghiệp của mình. Việc vận hành và sử dụng phần mềm cần có sự chuẩn bị kỹ càng về toàn bộ quy trình, bên cạnh đó, yếu tố con người cũng là một trong những nhân tố quan trọng mà chúng ta cần quan tâm. Hãy xem xét những lý do dưới đây:

1. Không có sự hỗ trợ và tổ chức hiệu quả từ cấp trên

Việc vận hành và sử dụng thành công phần mềm điều hành doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào cách tổ chức của lãnh đạo công ty, và đặc biệt là sự động viên và dành thời gian cho công tác giám sát quá trình sử dụng phần mềm của các lãnh đạo. Phần mềm không thể được vận hành và sử dụng trong công ty khi không có sự phân công và giao việc cụ thể từ giám đốc. Chỉ cần lãnh đạo không hỏi han về tình hình sử dụng phần mềm trong 2 tuần, nhân viên có thể mất dần sự tập trung và ít quan tâm tới phần mềm dẫn đến việc đầu tư vào phần mềm có thể không mang lại kết quả nào.

2. Xác định mục tiêu không chính xác

Một sai lầm lớn mà các doanh nghiệp thường mắc phải đó là cố gắng giới thiệu phần mềm tới nhân viên nhưng lại không dành thời gian cho các nhân viên tiếp cận và làm quen với phần mềm. Nếu mục tiêu khộng được xác định rõ ràng, những nhân viên sẽ không có sự cố gắng trong quá trình tiếp cận và sử dụng phần mềm, vì vậy, việc vận hành sẽ không được thực hiện theo kế hoạch hoặc không mang lại kết quả như mong đợi.

3. Chưa có sự tìm hiểu và nghiên cứu chuyên sâu về phần mềm

Bạn cần đầu tư thời gian vào việc tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình và nghiên cứu những phần mềm khác nhau để có thể đưa ra một quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, việc lường trước những vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong quá trình vận hành và tham khảo nhiều tài liệu khác nhau từ những nguồn khác nhau (báo, blog, tin tức) giúp hỗ trợ giới thiệu phần mềm tới nhân viên cũng là một việc cần lưu ý.

Cần có nghiên cứu về lộ trình làm phần mềm, các yêu cầu cụ thể và các tiêu chí đánh giá chất lượng

4. Phần mềm đã mua không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp

Việc lựa chọn một phần mềm không phù hợp với nhu cầu của công ty có thể gây tổn thất lên tới 10 lần. Những lý do có thể là:

a) Bạn đang cố gắng mua phần mềm với giá thấp nhất có thể. Thông thường, trong trường hợp này bạn sẽ không quan tâm nhiều đến việc áp dụng phần mềm vào giải quyết các vấn đề mà công ty gặp phải.
b) Bạn không biết công ty mình cần gì và đưa ra quyết định dựa trên những thông tin mà bạn có được khi tìm hiểu về những phần mềm rẻ tiền. 
c) Thời gian từ lúc lên “concept” tới khi thời điểm mong muốn hoàn thiện sản phẩm quá ngắn. Bạn đã vô tình đẩy các nhà phát triển vào sức ép phải hoàn thiện thật nhanh mà không chú trọng vào chất lượng. 
d) Bạn quá vội vàng khi mua phần mềm mà không có sự xem xét và cân nhắc về các thông số, tính năng và chất lượng vận hành của phần mềm.
e) Bạn không tham khảo ý kiến của nhân viên khi quyết định mua phần mềm. Bên cạnh đó, bạn không nắm được những vấn đề mà nhân viên của mình gặp phải mỗi ngày và công việc hàng ngày của họ là gì. Tránh các quyết định bốc đồng, các ý tưởng tồi đến từ suy nghĩ thoáng qua kiểu “nice to have” (có thì càng tốt). Ngoài ra có tới 30% số yêu cầu sẽ được phân loại như “TBD” (To be determined), tức là sẽ xem xét ở một thời điểm thích hợp. Nếu bạn không có quản lý tốt các yêu cầu TBD, chúng sẽ trôi đi và bạn không có cơ hội “follow-up”. Rất có thể nhiều trong số các yêu cầu này lại là những cái bạn cần.

Thí dụ về kế hoạch triển khai một giải pháp ERP

5. Thiếu sự tham gia của nhân viên và không xác định người quản lý công việc

Những nhân viên trong công ty là những người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty. Việc chỉ chú tâm tới những tính năng quan trọng trên phần mềm sẽ làm cho việc hiểu tổng quan về phần mềm của các nhân viên không được tốt. Trong khi đó, mục tiêu bạn muốn đạt được đó là các nhân viên của mình có thể hiểu toàn bộ quy trình của phần mềm từ vận hành đến các thao tác làm việc trên phần mềm. Bên cạnh đó, việc không xác định người chịu trách nhiệm giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm tới nhân viên trong công ty cũng làm cho việc giới thiệu và áp dụng phần mềm không đạt hiệu quả.

6. Truyền tải thông tin không đầy đủ

Nhân viên cần nắm được các thông tin và thay đổi trong công ty. Tất cả các bộ phận làm việc trên phần mềm cần có sự tương tác lẫn nhau. Sự thiếu hiểu biết về vận hành, hệ thống và thiếu nhận thức về những lợi ích mà phần mềm có thể mang lại cho công ty cũng là một trong những nhân tố dẫn tới sự truyền tải thông tin kém. Hãy nhớ rằng các phần mềm riêng rẽ như kế toán nội bộ, chăm sóc khách hàng, quản lý hoạt động kinh doanh… đều liên thông với nhau qua các cổng kết nối API, chúng tạo thành một hệ sinh thái trong suốt hoặc một chuỗi các mắt xích liên kết chặt chẽ với nhau. Do vậy chỉ cần một mắt xích bị tắc nghẽn thông tin, sẽ gây ra hiệu ứng dây chuyền toàn hệ thống.

7. Những mong đợi không thực tế

Khi bạn không thực sự tham gia vào việc vận hành phần mềm, bạn sẽ không thể biết được phần mềm có đáp ứng được những mong đợi của mình hay không. Hãy dành thời gian điều chỉnh tất cả những thay đổi theo mong muốn và hướng dẫn nhân viên một cách chi tiết về phần mềm. Lưu ý rằng việc yêu cầu quá nhiều thay đổi có thể làm cho thời gian tìm hiểu và tiếp cận phần mềm kéo dài lâu hơn và thậm chí gây tốn kém cho công ty.

Lãnh đạo nên yêu cầu nhân viên ghi chú tất cả các vấn đề gặp phải cũng như ý tưởng về cải thiện phần mềm. Mỗi nhân viên phải gửi các suy nghĩ về phần mềm kèm vào báo cáo hàng ngày, hàng tuần. Có như vậy thì mới có phản hồi chân thật nhất về những mong đợi thực sự của doanh nghiệp về phần mềm. Hãy hạn chế tối đa việc lãnh đạo doanh nghiệp ký hợp đồng với công ty sản xuất phần mềm dựa trên mối quan hệ thân thiết, thí dụ quan hệ chính trị hoặc đối tác trên… sân golf. Vì sao vậy? Vì lãnh đạo không trực tiếp dùng phần mềm nên anh ta không thể nắm được mong muốn cụ thể ở phần mềm là gì.

8. Không thực hiện theo kế hoạch hoặc chỉ dựa vào kế hoạch riêng của bản thân

Làm việc theo kế hoạch là một trong những nhân tố quan trọng trong việc thực hiện thành công bất cứ việc gì và đặc biệt đối với việc vận hành phần mềm. Người hướng dẫn vận hành và sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn hiểu về phần mềm và tiếp cận một cách nhanh nhất. Vì vậy hãy lắng nghe những gì họ nói.

Người hướng dẫn sử dụng phần mềm sẽ đề xuất cho bạn một lịch trình hướng dẫn tùy thuộc vào các phân hệ trên phần mềm và yêu cầu của công ty. Hãy cố gắng thực hiện theo lịch trình này để có thể được hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách bài bản và không lãng phí thời gian.

9. Bỏ lỡ việc hướng dẫn và không có hướng dẫn

Yêu cầu nhân viên ở lại văn phòng muộn và bắt họ phải lắng nghe cẩn thận trong suốt quá trình hướng dẫn sử dụng phần mềm không hề là một ý tưởng hay chút nào. Vào thời điểm đó, hầu hết các nhân viên của bạn sẽ không còn tâm trí nào để chú ý tới những gì mà bạn nói. Lên kế hoạch cho quá trình hướng dẫn cùng người hướng dẫn để có thể đưa ra một quy trình hướng dẫn hiệu quả nhất. Một trong những điều quan trọng cần lưu ý đó là nhà cung cấp phần mềm cần có hướng dẫn chính xác để có thể hỗ trợ công ty một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ngày nay các tài liệu hướng dẫn dài lê thê, hoặc các trang Web hướng dẫn nằm tách rời các mô đun phần mềm khiến cho việc kết hợp thực hành và lý thuyết rất khó khăn cho nhân viên. Các phần mềm chuyên nghiệp hơn thì hỗ trợ các trang hỏi đáp FAQs với kho tri thức được cập nhật online liên tục cũng chỉ giúp nhân viên có thêm thông tin để tra cứu. Nhưng để đảm bảo tính hiệu quả, nhân viên cũng vẫn phải có kế hoạch học hướng dẫn sử dụng một cách nghiêm túc. Để thu gọn khoảng cách giữa học lý thuyết và thực hành, TIGO đã và đang xây dựng các phần mềm hiện đại dựa trên ý tưởng: sử dụng đến đâu, hướng dẫn đến đó. Nghĩa là trên mỗi trang Web sẽ có hướng dẫn ngắn gọn môt tả nghiệp vụ chính, với các thao tác khó hiểu hay các trường nhập liệu phức tạp, sẽ có hướng dẫn dạng quick-help, một kiểu tra cứu tại chỗ bằng cách di chuột vào biểu tượng dấu ? như các giao diện dưới đây:

Mỗi một trang Web có hướng dẫn nghiệp vụ chính như một thông tin dẫn đường cho người dùng


Hướng dẫn dạng quick-help vừa nhanh vừa tiện ích

10. Không dành thời gian cập nhật dữ liệu

Chúng ta đều biết rằng để cập nhật 100 sản phẩm lên phần mềm không phải là một việc đơn giản và có thể được thực hiện một cách nhanh chóng. Nhưng việc kéo dài quá trình này càng làm cho tình trạng trở nên tồi tệ hơn. Trước khi mua một phần mềm, bạn cần sẵn sàng và chuẩn bị về thời gian để cập nhật dữ liệu về những sản phẩm mà bạn kinh doanh lên phần mềm. Như vậy bạn sẽ không cần thực hiện công việc này mỗi ngày mà chỉ cần thay đổi giá khi cần thiết. Nếu dữ liệu của doanh nghiệp bạn là rất lớn và được nhập trong một khoảng thời gian dài nhiều năm, bạn nên thuê các Data Entry chuyên nghiệp. Họ sẽ đóng cả vai Tester giúp bạn, nhờ đó bạn có thêm nhiều phản hồi giá trị gửi cho các nhà sản xuất phần mềm trong thời gian bảo hành. Nếu quá thời gian bảo hành thì các lỗi thuộc về khâu vận hành sẽ không được hỗ trợ tối đa như trong giai đoạn vận hành. 

Hãy nhớ rằng, phần mềm cũng phải được chăm sóc như bạn chăm sóc Fan page của bạn trên facebook vậy. Facebook coi việc tương tác và tiếp cận dữ liệu là yếu tố đảm bảo sự thành công của nội dung. 

Tổng hợp từ Internet và biên soạn