Groupware là phần mềm văn phòng điện tử có thể giúp đơn giản hóa việc điều hành một cách khoa học và chuyên nghiệp.

Một công ty thiết lập hệ thống Groupware, các nhân viên có thể làm việc từ xa, trao đổi thông tin, giao việc, theo dõi tiến độ công việc hay tiến trình thực hiện dự án với nhau thông qua trình duyệt của máy tính cá nhân hay các ứng dụng trên điện thoại di dộng mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý.

Các chức năng chính của Groupware:

- Thư điện tử với chính tên miền của công ty; khả năng chặn virus, chống thư rác đến 99% nhờ bộ lọc email thông minh.

- Quản lý lịch, cấp quyền đối với lịch làm viêc của cấp dưới. Lấy và chia sẻ thông tin lịch chính thức từ cấp trên.

- Danh bạ để quản lý danh sách khách hàng và đối tác.

- Kiểm soát, tham khảo, báo cáo nhật ký công việc hàng ngày, những nhiêm vụ đã hoàn thành giữa các cá nhân, phòng ban.

- Giúp người quản lý phân công việc cho nhân viên trong công ty.

- Giúp quản lý các dự án, hỗ trợ làm việc theo nhóm, phân công công việc và quản lý thời gian, tiến độ hoàn thành dự án một cách hiệu quả.

- Tiến hành phác thảo các dự án để có được sự cho phép của người giám sát liên quan đến chương trình khuyến mãi kinh doanh, mua bán, việc ra quyết định, ý kiến, báo cáo, thỏa thuận, đàm phán.

- Thông báo các sự kiện, tin tức mới của công ty, phòng ban, cá nhân hay bản tin được chia sẻ từ thành viên khác.

- Trưng cầu ý kiến, biểu quyết, đồng thuận của các thành viên đối với một vấn đề mới trong công ty.

- Tài liệu quan trọng của công ty được mã hóa và lưu lại, nhân viên có thể tìm kiếm nhanh chóng và tải về theo nhu cầu sử dụng.

- Phân hệ để tổ chức, quản lý, cấp quyền sử dụng những thiết bị, cơ sở vật chất chung trong công ty.

- Chấm công, quản lý nhân sự có thể theo dõi tình trạng ra, về hay hoạt động khác của từng nhân viên. Thống kê kết quả theo dõi dưới hình thức báo cáo tổng hợp chi tiết. Yêu cầu và cấp phép cho nhân viên nghỉ phép.

- Tuyển dụng: Nộp đơn -> Sàng lọc hồ sơ -> Phỏng vấn -> Tuyển dụng.

- Ghi chép hàng ngày những nội dung hội họp, điện đàm, e-mail, ý tưởng...

- Ứng dụng trò chuyện trực tuyến: Gửi và nhận tập tin, bản thu âm, các note được viết bằng tay, chụp ảnh màn hình giúp mô tả công việc rõ ràng hơn, họp trực tuyến và điều khiển màn hình máy tính từ xa.

Qua các chức năng trên, có thể thấy những lợi ích mà Groupware mang đến cho các doanh nghiệp:

- Điều hành và quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi, rõ ràng, minh bạch.

- Tiết kiệm thời gian và nhân lực.

- Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai...

- Dễ dàng quản lý, nhanh chóng tra cứu, trao đổi, chia sẻ thông tin, tài liệu khi cần.

- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...

- Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận.

Việc cài đặt Groupware tương đối đơn giản đối với kỹ thuật viên IT. Bạn có thể tải mã nguồn mở có tên Tiki (không phải trang TMĐT Tiki của Việt Nam đâu nhé) để thử vọc các chức năng của chúng xem có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể yêu cầu các nhà cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp như cài đặt, cải tiến chức năng, hướng dẫn sử dụng, sao lưu dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật, hosting...

Video hướng dẫn cài đặt Tiki CMS Groupware: 

Demo: https://www.opensourcecms.com/tiki-wiki-cms-groupware/

Screenshots: