[Sổ tay PM] Làm thế nào để trở thành một người Quản Lý Dự Án giỏi?
Last updated: February 24, 2026 Xem trên toàn màn hình
Recommended for you
- 11 May 2021
Khác nhau giữa Padding và Buffer trong quản lý rủi ro dự án 104/1053 - 01 Aug 2022 20 bài học kinh nghiệm rút ra từ Tam Quốc Diễn Nghĩa 78/1026
- 01 Aug 2021 Hiện tượng Gold plating (mạ vàng) là gì? Tại sao có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng dự án? 61/474
- 01 Jan 2024 Tổng hợp 25 quy luật quan trọng trong quản lý dự án 41/597
- 02 May 2025 Vì sao học giỏi mà vẫn nghèo, học dốt lại thành đạt trong cuộc sống? 38/116
- 07 Feb 2024 Vì sao Scrum Team thường bị Spillover / Carry Over? 37/47
- 16 Apr 2025 Lãnh đạo linh hoạt: Hành động (Bias for Action) hay không hành động (Non-Action)? 32/88
- 05 Sep 2025 “Lời Khuyên”: Thuận lý thì ít, nghịch lý thì nhiều. Suy nghĩ không giống nhau thì không nên khuyên nhau. 28/93
- 15 Jan 2026 Ứng dụng Ngôn ngữ học tri nhận (Cognitive Linguistics) vào Truyền thông đa bên liên quan trong các Dự án CNTT 27/38
- 01 Oct 2024 Không phải IQ hay EQ, tỷ phú Jack Ma tiết lộ một kỹ năng để thành công giữa thời đại VUCA 25/329
- 15 Aug 2025 Dự án phần mềm bị trì hoãn và vấn đề "akrasia" 24/101
- 10 Aug 2020 Bạn có biết quy tắc thất bại nhanh: Fail early, fail often, fail cheap, but always fail forward 24/183
- 11 Mar 2025 Thiên hướng Hành động (Bias for Action) và Thiên hướng Quy trình (Bias for Process) tác động tiêu cực tới "đổi mới và sáng tạo" như thế nào? 23/113
- 28 Feb 2025 “Học giỏi” hay “giỏi học”? 23/175
- 20 Dec 2022 Bài học quản lý nhân sự từ một trận chung kết bóng đá 23/348
- 12 Jul 2023 Vì sao ngày càng nhiều dự án phần mềm thất bại? 23/602
- 08 Aug 2023 Mất kiểm soát phạm vi dự án (Scope Creep) và hiệu ứng quả cầu tuyết (snowball) 23/266
- 20 Nov 2025 Chuyện nghề nghiệp: Tôi đã chuyển từ vai trò “người giải quyết” sang “người định nghĩa vấn đề” như thế nào? 23/36
- 01 Aug 2022 Bí quyết số 1 cho doanh nghiệp 4.0 với 10 chiến lược phát triển năng lực nhân sự CNTT 22/187
- 27 Nov 2025 AI Đang “Giết Chết” Giá Trị Của Tấm Bằng Đại Học Như Thế Nào? 22/52
- 14 Aug 2023 Công bằng phân phối (distributive justice) giúp "virtual team" làm việc hiệu quả hơn như thế nào? 21/60
- 18 Mar 2025 Câu hỏi phỏng vấn nghề Data Annotator 20/426
- 26 Sep 2024 Đội quân dán nhãn AI của tỷ phú 27 tuổi 20/253
- 12 Jul 2021 Để chuyển đổi số, cần “bẻ gãy” (disrupt) trong tư duy 19/222
- 22 May 2025 "Một nghề cho chín còn hơn chín nghề" còn đúng trong thời đại ngày nay không? 19/71
- 06 Dec 2023 Nghề "Data Annotation" là gì? 19/1931
- 14 Aug 2025 Áp lực của Project Manager (PM) trên 40 tuổi khi nộp đơn vào các công ty IT chỉ toàn nhân sự trẻ và năng động 18/36
- 11 Feb 2025 Tại sao nhiều mối quan hệ vẫn không giúp bạn thành công? 18/186
- 02 May 2024 Giữ khoảng cách trong các mối quan hệ: Bí quyết để tránh ràng buộc cảm xúc 16/252
- 12 Jan 2024 Tư duy hệ thống trong Quản Lý Dự Án diễn ra như thế nào? 16/266
- 13 Aug 2025 Kinh nghiệm phát triển dự án phần mềm cho khối Chính phủ/nhà nước 16/26
- 18 Sep 2025 Bị sa thải sau 25 năm làm việc trong lĩnh vực công nghệ: Nỗi lo lắng, sự hy sinh và thực tế mà không ai dám nhắc đến 15/43
- 06 Feb 2025 Data Annotation - nghề mới mẻ của dân du mục số (digital nomad) 15/265
- 06 Feb 2026 Lời nguyền của tri thức (Curse of Knowledge) ảnh hướng đến phân tích yêu cầu dự án ra sao? 15/23
- 09 Feb 2025 Làm gì nếu người quản lý luôn thúc ép: "Đừng làm forwarder, hãy là solver"? 14/21
- 17 Feb 2026 Giá trị con người nằm ở đâu trong thời đại AI và Robot? 14/17
- 24 Feb 2026 [Sổ tay PM] Cách Tiếp Quản Một Dự Án Đang Triển Khai 14/18
- 19 Jul 2023 3 cấp độ của thất bại và bí quyết "cái khó ló cái khôn" 14/112
- 16 Aug 2025 Hoài nghi khoa học với 20 thuật ngữ bi quan về hiệu quả của Scrum 14/64
- 12 May 2024 Groan Zone là gì? Khi mọi quan điểm va chạm, đâu là cách biến Groan Zone thành động lực đổi mới? 14/55
- 30 Jan 2026 Vượt qua cơn bão sa thải nhân viên công nghệ: Những đêm thức trắng, phần mềm bị lỗi và hội chứng kẻ giả mạo (Impostor Syndrome) 14/29
- 03 Feb 2026 25 năm trong ngành công nghệ và bài học sống sót giữa những đợt sa thải hàng loạt 14/23
- 06 Dec 2025 Sức mạnh của phương pháp 30-for-30: Bạn đã bao giờ cam kết 30 ngày liên tục cho một mục tiêu? 14/63
- 19 Feb 2026 Trí tuệ nhân tạo (AI) không tạo ra tương lai… mà đang tái thiết thời Trung cổ 12/15
- 07 Feb 2024 Thất bại của nhóm Scrum - Phân loại các mô hình phản tác dụng trong Scrum (Scrum Anti-Patterns) 11/20
- 09 Dec 2024 10 nghịch lý quản trị khiến tổ chức mãi loay hoay 10/151
- 15 Apr 2025 YouTube đang ủng hộ "Đạo luật No Fakes" nhắm vào các bản sao AI trái phép. 10/202
- 15 May 2023 ICT Project Manager là gì? Phân biệt ICT Project Manager với Software Project Manager 2/5
Sự khác biệt giữa một dự án thất bại và một dự án thành công thường chỉ nằm ở một người: quản lý dự án.
Sau hơn 12 năm làm quản lý dự án tại một công ty thuộc nhóm S&P 500, tham gia hàng trăm dự án, tôi đã nhận ra điều gì thực sự tạo nên một quản lý dự án giỏi và điều gì khiến một người trở nên kém hiệu quả. Thành thật mà nói, trong video này tôi sẽ chia sẻ:
- Sai lầm số một mà các quản lý dự án mới thường mắc phải và nó ngay lập tức làm suy yếu uy tín của họ,
- Kỹ năng “ẩn” còn giá trị hơn bất kỳ chứng chỉ hay kiến thức kỹ thuật nào bạn có thể học,
- Và cách tiếp cận ngược đời giúp tôi tiết kiệm ít nhất 10 giờ làm việc mỗi tuần.
Những gì tôi sắp chia sẻ không phải là lý thuyết. Đây là các chiến lược đã được kiểm chứng qua thực chiến trong suốt 12 năm. Tất cả đều đến từ kinh nghiệm thực tế, và thật lòng mà nói, tôi ước gì mình biết những điều này ngay từ khi mới bắt đầu vai trò này.
Tin vào năng lực bản thân (Trust in your ability)
Sai lầm đầu tiên tôi thường thấy ở các quản lý dự án mới là cảm giác tự titrước những người có nhiều kinh nghiệm hơn. Họ không dám lên tiếng hoặc quá lo sợ làm “xáo trộn” tình hình. Nhưng sự thật là: chỉ vì ai đó đã quản lý dự án nhiều năm hay làm ở tổ chức lâu năm không có nghĩa là họ luôn đúng. Thực tế, nhiều người khá bảo thủ và quen làm theo lối mòn.
Khi mới vào công ty, tôi nhớ mình từng rất e dè trước các quản lý dự án có hàng chục năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng góc nhìn mới mẻ của mình lại giúp xác định những giải pháp mà họ chưa từng nghĩ tới hay cân nhắc.
Dẫu vậy, sai lầm ngược lại cũng nguy hiểm không kém: trở thành kẻ “biết tuốt”. Không ai thích làm việc với quản lý dự án nghĩ rằng mình có mọi câu trả lời. Những quản lý dự án được tôn trọng nhất mà tôi từng làm việc cùng luôn cân bằng giữa sự tự tin và tinh thần học hỏi liên tục.
Hãy đặt mục tiêu học được điều gì đó mới trong mỗi dự án. Tôi vẫn làm vậy dù đã 12 năm trong nghề.
Khi một thành viên đề xuất một cách tiếp cận, quy trình hay khái niệm mà tôi chưa từng cân nhắc hoặc chưa biết, tôi lắng nghe thay vì bác bỏ ngay.
Hãy nhớ: quản lý dự án giỏi có sự tự tin vào năng lực của mình; quản lý dự án xuất sắc kết hợp sự tự tin đó với sự khiêm tốn để tiếp tục học hỏi và phát triển.
Hiệu ứng nụ cười (The Smile Effect)
Kỹ năng quản lý dự án bị đánh giá thấp nhất không phải là kỹ thuật, mà là sự thân thiện và xây dựng các mối quan hệ chân thành. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng tôi đã thấy vô số thành viên, quản lý dự án và cả dự án gặp khó khăn chỉ vì mọi người quá tập trung vào công việc mà quên đi kết nối và quan hệ.
Cá nhân tôi luôn chủ động mỉm cười và giao tiếp gắn kết (engage) với mọi người trong văn phòng - không chỉ những người đang làm cùng dự án, mà với bất kỳ ai xung quanh. Tôi luôn cố gắng dễ gần, thân thiện, ngôn ngữ cơ thể cởi mở và nụ cười trên môi. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần làm việc với ai đó, và những mối quan hệ được xây dựng từ trước sẽ vô cùng quý giá khi điều đó xảy ra. Hơn nữa, khi bắt đầu làm việc cùng nhau, mọi thứ cũng sẽ bớt gượng gạo hơn.
Những hành động đơn giản như chào hỏi, nhớ tên, hay chỉ hỏi “Cuối tuần của bạn thế nào?” sẽ tạo ra thiện chí - thứ mà bạn không biết khi nào mình sẽ cần đến.
Sự cứng rắn có tôn trọng (Respectful Firmness)
Một trong những cân bằng tinh tế nhất trong quản lý dự án là tôn trọng thời gian của người khác nhưng vẫn đạt được điều bạn cần. Tôi đã thấy nhiều quản lý dự án thất bại ở cả hai cực: hoặc quá hung hăng (aggressive) đến mức “đốt cầu quan hệ” (burn bridges), hoặc quá thụ động (passive) khiến dự án không thể tiến lên.
Tôi gọi cách tiếp cận hiệu quả của mình là “cứng rắn có tôn trọng”. Điều này có nghĩa là hiểu rằng mọi người đều có những ưu tiên cạnh tranh, đồng thời vẫn rõ ràng về nhu cầu của bạn và của dự án.
Ví dụ, khi tôi cần thông tin từ các bên liên quan rất bận rộn, tôi không bao giờ “đánh úp” họ với hạn chót trong ngày. Thay vào đó, tôi cho họ thời gian cần thiết và tiếp cận với kỳ vọng công bằng nhưng hợp lý, như: “Tôi cần ý kiến của anh/chị về X trước thứ Năm. Mốc thời gian đó có phù hợp không?”
Cách này trao cho họ quyền chủ động nhưng vẫn thiết lập một hạn chót rõ ràng. Nếu ai đó trễ hạn, tôi không leo thang hay thúc ép ngay; tôi theo dõi một lần bằng lời nhắc thân thiện, và chỉ khi không hiệu quả tôi mới hành động trực diện hơn.
Hệ thống cá nhân (Systems)
Sau 12 năm quản lý các dự án toàn cầu phức tạp, tôi học được rằng quản lý thời gian cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án. Rất nhiều quản lý dự án chỉ tập trung vào hiệu suất của đội nhóm mà bỏ quên chính mình. Khoản đầu tư tốt nhất tôi từng làm tại nơi làm việc là xây dựng các hệ thống và quy trình vững chắc cho bản thân.
Trong 3 năm qua, tôi đã thử nghiệm hơn 25 công cụ AI khác nhau cho các nhiệm vụ quản lý dự án. Giờ đây tôi biết chính xác công cụ nào phù hợp cho từng tình huống và cách sử dụng chúng hiệu quả nhất. Kết quả là, bất cứ khi nào cần, tôi chỉ việc tìm đến AI để lấy thứ mình cần, tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công mỗi ngày. Vì vậy, đừng rơi vào cái bẫy “quá bận để sắp xếp”.
Giao tiếp quá mức vẫn chưa đủ (Communicate excessively)
Hãy nhớ: bạn không thể giao tiếp quá nhiều trong một dự án. Thất bại trong giao tiếp (communication failures) gây ra nhiều thảm họa dự án hơn bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào (technical issues). Tôi tuân theo “quy tắc số bảy”: con người cần nghe thông tin quan trọng ít nhất bảy lần, dưới các hình thức khác nhau, thì nó mới thực sự được ghi nhớ. Điều này không phải vì đội của bạn không lắng nghe, mà đơn giản là bản chất con người.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ trong đội, mà còn với các bên liên quan (stakeholders), nhà tài trợ và bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án. Với các sáng kiến lớn, hãy xây dựng một kế hoạch truyền thông chính thức, nêu rõ ai cần thông tin gì và vào thời điểm nào - điều này giúp bạn luôn kiểm soát được tình hình. Hãy nhớ: trong các buổi tổng kết dự án (project postmortem), câu “chúng ta đã không giao tiếp đủ” xuất hiện thường xuyên hơn rất nhiều so với “chúng ta giao tiếp quá nhiều”.
Những nguyên tắc này sẽ giúp bạn khác biệt ngay lập tức so với 90% quản lý dự án ngoài kia. Nhưng vấn đề là: đó chỉ là nền tảng. Câu hỏi thực sự là làm thế nào để bạn nâng tầm những kỹ năng này và thực sự chuyển hóa sự nghiệp của mình? Bởi vì, thành thật mà nói, chỉ là một quản lý dự án “tốt” ngày nay là chưa đủ. Sự khác biệt giữa việc quản lý các dự án chỉ vừa đạt mục tiêu và những dự án khiến bạn được chú ý nằm ở việc làm chủ các kỹ thuật nâng cao mà hầu hết quản lý dự án thậm chí chưa từng cân nhắc.
Khám phá thêm các chủ đề sau
Đọc thêm: Hướng dẫn hợp tác viết bài (guest blogging)
Các chủ đề được quan tâm nhiều nhất
CHIA SẺ BÀI VIẾT
Link copied!
Mới cập nhật