List of delivery manager interview questions and answers

How do you prioritize your work as a delivery manager?

Bạn ưu tiên công việc của mình như thế nào trong vai trò Delivery Manager?

Câu trả lời mẫu:
Với vai trò là một Delivery Manager, tôi ưu tiên các công việc dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đến tiến độ và kết quả bàn giao dự án. Tôi trao đổi với đội ngũ và các bên liên quan để hiểu rõ tầm quan trọng cũng như mức độ khẩn cấp của từng nhiệm vụ, từ đó cân bằng giữa các nhu cầu trước mắt và mục tiêu dài hạn của dự án.

How do you handle stress and pressure?

Bạn xử lý căng thẳng và áp lực như thế nào?

Câu trả lời mẫu:
Căng thẳng là điều thường gặp, đặc biệt với vai trò Delivery Manager. Điều quan trọng là cách chúng ta đối mặt và xử lý nó. Tôi luôn hướng tới sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, chủ động nghỉ ngơi khi cảm thấy quá tải, đồng thời sử dụng các công cụ quản lý dự án và công việc để làm việc hiệu quả hơn.

How would you handle disagreements within your team?

Bạn sẽ xử lý những bất đồng trong đội nhóm như thế nào?

Câu trả lời mẫu:
Tôi giải quyết xung đột bằng cách lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người và thấu hiểu những mối quan tâm của họ. Sau đó, tôi hỗ trợ các thành viên tìm ra điểm chung thông qua thảo luận. Giao tiếp cởi mở là yếu tố quan trọng để giải quyết các bất đồng một cách tôn trọng và xây dựng.

How would you deal with a team member who consistently underperforms?

Bạn sẽ xử lý thế nào với một thành viên trong nhóm liên tục làm việc kém hiệu quả?

Câu trả lời mẫu:
Trong trường hợp này, tôi sẽ trao đổi trực tiếp (one-on-one) để xác định những vấn đề đang ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ. Tôi sẽ đề xuất đào tạo bổ sung hoặc cung cấp các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ cải thiện. Nếu tình hình không có tiến triển, tôi có thể chuyển vấn đề lên bộ phận Nhân sự (HR) để xử lý theo quy trình.

How have you dealt with tight deadlines in the past?

Bạn đã từng xử lý các deadline gấp như thế nào trong quá khứ?

Câu trả lời mẫu:
Trong công việc trước đây, nhóm của tôi có thời gian thực hiện dự án ít hơn kế hoạch ban đầu một tháng. Tôi đã sắp xếp lại thứ tự ưu tiên các công việc, trao đổi và thương lượng với các bên liên quan, đồng thời chuyển những hạng mục không mang tính then chốt sang giai đoạn tiếp theo của dự án. Tôi luôn cập nhật thông tin cho đội ngũ, duy trì nhịp độ làm việc ổn định và cuối cùng chúng tôi đã bàn giao dự án đúng hạn, nhận được phản hồi rất tích cực.

Can you give an example of a time you had to make a difficult decision?

Bạn có thể đưa ra ví dụ về một lần bạn phải đưa ra quyết định khó khăn không?

Câu trả lời mẫu:
Trong một công việc trước đây, chúng tôi rơi vào tình huống một thành viên chủ chốt của dự án rời đi giữa chừng. Dù đây là một cú sốc về mặt tinh thần cho cả nhóm, tôi vẫn phải nhanh chóng tìm người thay thế và phân công lại công việc. Đây là một quyết định khó khăn nhưng cần thiết để đảm bảo dự án đạt được mục tiêu và hoàn thành đúng thời hạn.

How do you stay updated on project management methodologies and industry trends?

Bạn làm thế nào để luôn cập nhật các phương pháp quản lý dự án và xu hướng của ngành?

Câu trả lời mẫu:
Tôi tham gia các hội thảo trực tuyến (webinar), đọc các blog và tạp chí chuyên ngành, đồng thời xây dựng mạng lưới kết nối với các chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Ngoài ra, tôi cũng theo học các khóa học trực tuyến để liên tục cập nhật và nâng cao kiến thức về các phương pháp quản lý dự án.

How would you go about motivating a disengaged team member?

Bạn sẽ làm gì để tạo động lực cho một thành viên trong nhóm đang thiếu gắn kết?

Câu trả lời mẫu:
Tôi sẽ trao đổi trực tiếp với thành viên đó để tìm hiểu cảm xúc cũng như những điều đang khiến họ lo lắng. Sau đó, tôi sẽ cùng họ xây dựng một kế hoạch cụ thể nhằm giúp họ tham gia tích cực hơn và cảm thấy được gắn kết, được đóng góp nhiều hơn vào dự án.

How do you handle risks and issues that arise during a project?

Bạn xử lý các rủi ro và vấn đề phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án như thế nào?

Câu trả lời mẫu:
Tôi xử lý rủi ro và các vấn đề bằng cách lập sổ theo dõi rủi ro (risk log), phân loại và xếp hạng chúng theo mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra. Tôi theo dõi các rủi ro/vấn đề này cho đến khi được giải quyết, phối hợp chặt chẽ với đội ngũ và các bên liên quan để đưa ra biện pháp giảm thiểu phù hợp. Đồng thời, tôi luôn duy trì sự minh bạch trong giao tiếp xuyên suốt quá trình.

Why are you the best person for this delivery manager position?

Vì sao bạn là người phù hợp nhất cho vị trí Delivery Manager này?

Câu trả lời mẫu:
Tôi luôn bàn giao dự án với chất lượng cao và đúng kỳ vọng. Tôi có kinh nghiệm quản lý ngân sách cũng như kỳ vọng của các bên liên quan. Tôi biết cách duy trì tinh thần và động lực của đội ngũ ngay cả trong những tình huống áp lực cao. Bên cạnh đó, tôi có khả năng thích nghi tốt với sự thay đổi, điều này giúp tôi phù hợp với một môi trường làm việc năng động và biến chuyển liên tục.

How would you go about dealing with a client who isn't satisfied with a project?

Sample answer: First, I make sure to listen carefully and understand the root cause of the dissatisfaction - whether it’s related to scope, quality, timeline, or expectations. I acknowledge the client’s concerns and avoid being defensive. Then I review the original requirements, success criteria, and any changes that occurred during the project.
I propose practical corrective actions with clear trade-offs, communicate transparently about impacts on time, cost, or scope, and align with the client on the best next steps. My goal is always to rebuild trust and move the project forward in a way that delivers real value.

Bạn sẽ xử lý như thế nào với một khách hàng không hài lòng về dự án?

Câu trả lời mẫu:
Trước hết, tôi lắng nghe thật kỹ để hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của sự không hài lòng - có thể liên quan đến phạm vi công việc, chất lượng, tiến độ hoặc kỳ vọng. Tôi ghi nhận những mối quan tâm của khách hàng và tránh phản ứng mang tính phòng thủ. Sau đó, tôi rà soát lại các yêu cầu ban đầu, tiêu chí thành công và những thay đổi đã phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Tiếp theo, tôi đề xuất các hành động khắc phục thực tế kèm theo những đánh đổi rõ ràng, giao tiếp minh bạch về tác động đến thời gian, chi phí hoặc phạm vi công việc, đồng thời thống nhất với khách hàng về các bước tiếp theo phù hợp nhất. Mục tiêu của tôi luôn là xây dựng lại niềm tin và đưa dự án tiếp tục tiến lên theo cách mang lại giá trị thực sự cho khách hàng.

What metrics do you commonly use to track the success of a project?

Sample answer: I typically track a combination of delivery, quality, and business metrics, such as:

• Schedule variance and milestone completion rate
• Budget burn rate and cost variance
• Scope stability and change request frequency
• Defect rate and post-release issues
• Client satisfaction and stakeholder feedback

I believe no single metric tells the full story, so I focus on trends and context rather than isolated numbers.

Bạn thường sử dụng những chỉ số nào để theo dõi mức độ thành công của một dự án?

Câu trả lời mẫu:
Tôi thường theo dõi sự kết hợp giữa các nhóm chỉ số về bàn giao, chất lượng và giá trị kinh doanh, bao gồm:

• Độ lệch tiến độ (schedule variance) và tỷ lệ hoàn thành các mốc quan trọng
• Tốc độ tiêu ngân sách (budget burn rate) và độ lệch chi phí (cost variance)
• Mức độ ổn định của phạm vi dự án và tần suất yêu cầu thay đổi
• Tỷ lệ lỗi (defect rate) và các vấn đề phát sinh sau khi phát hành
• Mức độ hài lòng của khách hàng và phản hồi từ các bên liên quan

Tôi cho rằng không có một chỉ số đơn lẻ nào phản ánh đầy đủ bức tranh tổng thể, vì vậy tôi tập trung phân tích xu hướng và bối cảnh thay vì chỉ nhìn vào các con số riêng lẻ.

How would you allocate resources for a project?

Sample answer: I start by understanding the project goals, scope, risks, and timeline. Then I break the work into deliverables and identify the skills required for each phase.
I allocate resources based on skill fit, availability, and risk level, prioritizing critical paths and high-risk components. I also build in buffer capacity and continuously reassess allocation as the project evolves, rather than treating it as a one-time decision.

Bạn sẽ phân bổ nguồn lực cho một dự án như thế nào?

Câu trả lời mẫu:
Tôi bắt đầu bằng việc hiểu rõ mục tiêu, phạm vi, rủi ro và mốc thời gian của dự án. Sau đó, tôi chia nhỏ công việc thành các hạng mục bàn giao (deliverables) và xác định những kỹ năng cần thiết cho từng giai đoạn.

Tôi phân bổ nguồn lực dựa trên sự phù hợp về kỹ năng, mức độ sẵn sàng và mức độ rủi ro, đồng thời ưu tiên các hạng mục nằm trên đường găng (critical path) và những thành phần có rủi ro cao. Bên cạnh đó, tôi luôn dành ra một phần năng lực dự phòng (buffer capacity) và liên tục rà soát, điều chỉnh việc phân bổ nguồn lực khi dự án phát triển, thay vì coi đây là quyết định chỉ thực hiện một lần.

Can you tell me about a time you had to manage a project with a tight budget?

Sample answer: In one project, we had a fixed and limited budget while the client’s expectations were relatively high. I worked with the client to prioritize features based on business value and impact.
We focused on delivering a strong MVP first, reduced non-essential scope, reused existing components, and optimized team allocation. Through transparent communication and strict scope control, we delivered a solution that met the core business goals without exceeding the budget.

Bạn có thể chia sẻ về một lần bạn phải quản lý dự án với ngân sách hạn chế không?

Câu trả lời mẫu:
Trong một dự án, chúng tôi phải làm việc với ngân sách cố định và khá hạn hẹp, trong khi kỳ vọng của khách hàng lại tương đối cao. Tôi đã phối hợp chặt chẽ với khách hàng để ưu tiên các tính năng dựa trên giá trị kinh doanh và mức độ tác động.

Chúng tôi tập trung bàn giao một phiên bản MVP vững chắc trước, cắt giảm những hạng mục không thật sự cần thiết, tái sử dụng các thành phần sẵn có và tối ưu việc phân bổ nhân sự. Thông qua giao tiếp minh bạch và kiểm soát phạm vi nghiêm ngặt, chúng tôi đã bàn giao được giải pháp đáp ứng các mục tiêu kinh doanh cốt lõi mà vẫn không vượt quá ngân sách.

What tools do you use to manage your team's workload and deadlines?

Sample answer: I commonly use tools like Jira or Azure DevOps for task tracking and sprint planning, and Confluence or similar platforms for documentation.
For communication and alignment, I rely on Slack, Microsoft Teams, and regular stand-ups or checkpoint meetings. Tools are important, but I believe consistent communication and clear priorities are even more critical to keeping deadlines on track.

Bạn sử dụng những công cụ nào để quản lý khối lượng công việc và deadline của đội ngũ?

Câu trả lời mẫu:
Tôi thường sử dụng các công cụ như Jira hoặc Azure DevOps để theo dõi công việc và lập kế hoạch sprint, cùng với Confluence hoặc các nền tảng tương tự để quản lý tài liệu.

Về giao tiếp và phối hợp, tôi sử dụng Slack, Microsoft Teams và duy trì các buổi họp stand-up định kỳ hoặc các cuộc họp kiểm tra tiến độ. Công cụ là quan trọng, nhưng tôi tin rằng giao tiếp nhất quán và việc xác định ưu tiên rõ ràng còn quan trọng hơn trong việc đảm bảo dự án luôn bám sát deadline.

How do you balance client satisfaction with project constraints such as time and budget?

Sample answer: I focus on setting clear expectations early and maintaining transparency throughout the project. When constraints arise, I communicate trade-offs clearly - what we can deliver now versus later, and at what cost.
By prioritizing features based on business value and involving the client in decision-making, I ensure they feel informed and in control. In my experience, clients are more satisfied when they understand the constraints and trust the process, even if not everything can be delivered at once.

Bạn cân bằng giữa sự hài lòng của khách hàng và các ràng buộc của dự án như thời gian và ngân sách như thế nào?

Câu trả lời mẫu:
Tôi tập trung vào việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu và duy trì sự minh bạch trong suốt quá trình thực hiện dự án. Khi xuất hiện các ràng buộc, tôi truyền đạt rõ ràng những đánh đổi - những gì có thể bàn giao ngay so với những gì cần để lại cho giai đoạn sau, cùng với chi phí tương ứng.

Bằng cách ưu tiên các tính năng dựa trên giá trị kinh doanh và cho khách hàng tham gia vào quá trình ra quyết định, tôi giúp họ cảm thấy được cập nhật đầy đủ và có quyền kiểm soát. Theo kinh nghiệm của tôi, khách hàng sẽ hài lòng hơn khi họ hiểu rõ các ràng buộc và tin tưởng vào quy trình, ngay cả khi không thể bàn giao mọi thứ cùng một lúc.