(TBTCO) - Việc liên kết giữa các nhóm làm việc hay giữa các thành viên của một nhóm trong công việc trước đây đòi hỏi rất nhiều tài nguyên và công sức. Trong 10 năm gần đây, sự ra đời và phát triển của công nghệ điện toán đám mây và chia sẻ dữ liệu đã hỗ trợ rất nhiều cho đặc thù công việc này.

Đặc biệt, công nghệ này giúp công tác quản lý nhóm làm việc trong môi trường tương tác rất mở trên tài nguyên sẵn có và thêm nữa lại được hỗ trợ miễn phí trong một mức độ nhất định.

Dưới đây là 5 ứng dụng quản lý nhóm làm việc đang được đánh giá cao cả về hiệu quả, độ tiện dụng và khả năng tùy biến.

1. Bitrix24

Bitrix24 là một phiên bản thế hệ mới bao gồm các công cụ phần mềm chuyên về quản lý nhóm và làm việc theo nhóm còn được biết tới với tên gọi là "mạng xã hội thu nhỏ" hay “mạng xã hội nội bộ”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn kết hợp Facebook cùng với Google Docs, Skype, SalesForce, WhatsApp, Wunderlist, SharePoint và Basecamp - và đây chính là hình ảnh chân thực nhất để mô tả tất cả những gì về Bitrix24.

Bitrix24 đã trở thành món ăn khoái khẩu để quản lý các nhóm làm việc. Có 3 lý do chính sau đây: trước tiên đây là một phần mềm có cả phiên bản miễn phí và với người dùng thì chẳng ai có thể chê miễn phí cả. Công cụ này có gần như hầu hết thậm chí là tất cả các tính năng để phục vụ cho mục đích quản lý công việc cho một nhóm làm việc tập trung, do đó bạn không còn phải lo lắng rằng phần mềm CRM (quản lý khách hàng) của bạn không thể kết nối được với Dropbox (kho lưu trữ dữ liệu trực tuyến) hoặc các dịch vụ lưu trữ khác mà bạn đang sử dụng cho việc quản lý dữ liệu của nhóm. Đồng thời, không giống với hầu hết các công cụ quản lý nhóm làm việc khác hiện đang chuyển hướng sang phương thức điện toán đám mây, Bitrix24 lại chọn cho mình một hướng đi riêng đó là đưa ra một phiên bản tự lưu trữ đi kèm với các API và mã nguồn mở giúp người dùng có thể dễ dàng sửa đổi và tùy chỉnh theo ý mình, miễn chỉ cần một người có kỹ năng và tư duy lập trình khá vững trong nhóm làm việc của bạn .

Với đầy đủ các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý làm việc nhóm như - tính năng của một mạng xã hội nội bộ, có tính tương tác cao, khả năng chia sẻ tập tin, kết hợp thêm cả tính năng trò chuyện nhóm, quản lý dự án, quản lý luồng công việc, lịch làm việc nhóm, quản lý tài liệu, CRM (quản lý khách hàng), quản lý hóa đơn, tính năng báo cáo công việc, cổng thông tin tập trung (Dashboard), quản lý nhân sự, nhóm trợ giúp, theo dõi thời gian, wiki, điện thoại di động nội bộ, hội nghị truyền hình... Bitrix24 thực sự là một công cụ hoàn hảo phục vụ cho công tác quản lý các nhóm làm việc.

2. Asana

Asana là một phần mềm quản lý dự án chạy trên nền tảng điện toán đám mây hỗ trợ đầy đủ các tính năng ưu việt giống như Bitrix24, tuy nhiên mục tiêu chính của công cụ làm việc trực tuyến này chỉ có 1 đó là tập trung vào quản lý dự án. Asana cung cấp một phiên bản miễn phí cho nhóm làm việc không vượt quá 15 người dùng. Đây có thể coi là một trong những công cụ quản lý dự án có giao diện làm việc thân thiện, rõ ràng và trực quan nhất trong số tất cả các nhà cung cấp khác về phần mềm PM (Project Management.

3. MindMeister

Hầu hết các nhóm làm việc hiện nay đều ít khi sử dụng bản đồ tư duy (Mind Maps) vào việc quản lý công việc hay dự án, nhưng nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm về ứng dụng loại này thì MindMeister chính là thứ bạn cần, đây là công cụ cung cấp cho người dùng dịch vụ xây dựng bản đồ tư duy trực tuyến cũng như phiên bản dành cho ứng dụng di động. Tính năng tuyệt vời nhất của MindMeister chính là khả năng thiết kế ra các sơ đồ tư duy, liên kết, hành động "thời gian thực" cho phép các nhóm làm việc tạo ra và phân bổ các kế hoạch tương tác trực quan. Phiên bản miễn phí của MindMeister chỉ cho phép người dùng có thể tạo lập được 03 sơ đồ tư duy hay sơ đồ tương tác phục vụ cho mục tiêu công việc.

4. FreshDesk

FreshDesk là một bản sao của Zendesk - phần mềm dạng dịch vụ chuyên dùng để quản lý các công việc phụ trợ cho nhóm làm việc. Câu hỏi cần được giải đáp là tại sao lại lựa chọn dịch vụ mở này mà không phải là ứng dụng nguyên bản truyền thống Zendesk? Có lẽ lý do duy nhất đủ để có thể lý giải cho câu hỏi này đó chính là Zendesk không cung cấp bất kỳ phiên bản miễn phí nào, trong khi FreshDesk lại hỗ trợ 01 phiên bản miễn phí đối với nhóm làm việc với tối đa không quá 3 thành viên kết nối. Còn một ưu điểm nổi bật nữa của FreshDesk chính là phần mềm này không chỉ cung cấp một giải pháp quản lý các công việc phụ trợ mà ứng dụng này còn tích hợp sẵn các kỹ năng hỗ trợ về chuyên môn, diễn đàn hỗ trợ hỏi đáp thắc mắc của người dùng cũng như và một số tính năng trợ giúp khác nhằm cung cấp dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tình nhất.

5. GroupMe

GroupMe, là một ứng dụng nhắn tin nhóm khá phổ biến. Tuy đây không phải là phần mềm chuyên dụng trong công việc kinh doanh hay quản lý dự án và cũng không có nhiều tùy chọn trò chuyện và giao tiếp như Bitrix24. Thế mạnh của ứng dụng này là có các phiên bản hỗ trợ cả cho các dòng điện thoại chạy hệ điều hành Windows Phone và RIM của Blackberry vốn đang thất thế với các dòng điện thoại thông minh tân tiến chạy trên nền tảng Andoid hay iOS, tuy nhiên hiện các dòng điện thoại chạy Window Phone hay Blackberry vẫn còn duy trì một vị trí nhất định trong giới kinh doanh toàn cầu do tính ứng dụng và bảo mật khá cao. Việc lựa chọn GroupMe cũng còn là do bởi Bitrix24 không có phiên bản hỗ trợ cho Window Phone hay Blackberry.

6. Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc hiệu quả, chỉ cần nhìn vào có thể nhận biết tiến trình của dự án đã chạy tới đâu, nhiệm vụ của các thành viên, thời hạn hoàn thành công việc. Trello không hề phức tạp và nó giúp quản lý công việc thông qua hàng loạt những tính năng và ứng dụng bên dưới. Trello rất linh hoạt có thể hỗ trợ cho bạn quản lý theo cách bạn muốn và dùng cho nhiều thứ khác nhau như là quản lý các công việc cá nhân hay quản lý một dự án lớn. 

Không giống như các phần mềm quản lý khác có giao diện trải nghiệm khô khan do bị "nhét đầy" các con số và bảng biểu. Trái lại, Trello được thiết kế theo mô hình mạng xã hội thu nhỏ hết sức sống động, tận dụng hiệu ứng tập trung cao độ từ các màu sắc sặc sỡ tạo điểm nhấn cho nội dung. Trello thường phù hợp với các dự án quy mô nhỏ (chiếm phần lớn) và các dự án startup. Thiết kế độc đáo của Trello ở chỗ giao diện bao gồm các board (bảng thông tin), list (danh sách), checklist (danh sách kiểm tra) và card (tương tự tấm bìa) nằm trong một gói được tổ chức hoàn chỉnh. Ngoài ra các thông tin được gán nhãn (label hoặc tag) và có thể được chuyển qua lại giữa các nhóm rất dễ dàng.

7. Slack

Slack là công cụ chat nhóm tuyệt vời vì nó có thể tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ như google driver, trello, dropbox, notify… để làm việc nhóm một cách hiệu quả hơn. Slack giúp đồng bộ giao tiếp của người dùng trên các nền tảng khác nhau  như Windows, Mac, Linux, Android, iOS Với khả năng thông báo cực kì tốt, bạn có thể yêu cầu Slack thông báo mọi tin nhắn tới, nhưng cũng có thể yêu cầu  Slack chỉ thông báo khi có ai đó nhắn trực tiếp cho bạn hoặc khi người khác đề cập đến tên bạn (bằng cách dùng dấu @, giống như tag trên Facebook vậy), đồng thời nó còn hỗ trợ rất nhiều hệ điều hành phổ biến, linh hoạt. Gửi các tệp tin cũng được thực hiện một cách dễ dàng, nhưng tính năng tuyệt vời của Slack có lẽ là nó có thể giúp lưu lại các đoạn tin nhắn và tạo ra một cơ sở dữ liệu về các chủ đề mà đã thảo luận. Do đó, bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc mất dữ liệu.

Ngoài những ưu điểm trên thì slack phát triển nhanh chóng nhờ vào việc tiết kiệm email. Hàng ngày, người dùng phải liên tục nhận vô số thông báo từ các ứng dụng, email nội bộ và email từ khách hàng, đối tác. Slack giải quyết vấn đề trên bằng cách tạo ra một cho phép các thành viên giao tiếp trên các kênh (channel) khác nhau và giảm bớt phần lớn những email không cần thiết. Việc tạo ra nhiều kênh ( channel ) với các tính chất công việc khác nhau và chỉ có một số người tham gia kênh sẽ giúp giải quyết công việc một cách chính xác. Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn mà nhóm đã trao đổi với nhau, 5GB dung lượng lưu trữ.

Tổng hợp