Giải mã 10 sai lầm về quản lý thay đổi
Published on: August 05, 2024
Last updated: August 07, 2024 Xem trên toàn màn hình
Last updated: August 07, 2024 Xem trên toàn màn hình
Recommended for you
- 04 Mar 2020
Kinh nghiệm lập dự toán chi phí dự án phần mềm theo phương pháp Man-Month - 23 Dec 2021 Quy trình tự động hóa RPA là gì? RPA khác với AI như thế nào?
- 01 Feb 2022 Thách thức với doanh nghiệp chuyển đổi số trong thời đại VUCA
- 14 Aug 2022 Khác biệt giữa tiêu chí hoàn thành DOD (Definition of Done) với tiêu chí nghiệm thu (Acceptance Criteria)
- 15 Apr 2020 Phần mềm BPM là gì? So sánh với ERP và các phần mềm Workflows
Trong khi nhiều lo lắng của lãnh đạo về quản lý thay đổi là những mối quan tâm chính đáng, thì nhiều lo lắng trong số đó lại trở nên trầm trọng hơn bởi những sai lầm nối tiếp sai lầm. Bài viết sau đây sẽ làm sáng tỏ những hiểu lầm (myths) và kết quả thực tế (facts) về tác động của quản lý thay đổi đối với doanh nghiệp.
Những quan niệm sai lầm phổ biến nhất về quản lý thay đổi là gì?
Sai lầm 1: Thay đổi thật dễ dàng
Thực tế: Không phải vậy. Bất cứ ai tự cho rằng thay đổi là dễ dàng đều chưa bao giờ trải qua điều đó hoặc đang chọn cách che mắt mình. Thay đổi các giao dịch nhằm chuyển đổi các cá nhân, nhóm và tổ chức từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai – là điều chưa biết (the unknown). Những điều chưa biết khiến hầu hết mọi người có chút lo lắng. Điều này là bình thường, mặc dù không phải là một quá trình dễ dàng để mọi người trải qua. Và cuối cùng, sự thay đổi phải phù hợp với chiến lược của tổ chức.
Sai lầm 2: Mọi người sẽ làm những gì họ được bảo
Thực tế: Có thể họ sẽ làm vậy, cũng có thể họ sẽ không. Bạn không thể đối xử với các bên liên quan và nhân viên của mình như robot nếu muốn triển khai kế hoạch chuyển đổi thành công. Bạn cần phải chuẩn bị các câu hỏi “tại sao” và “như thế nào” nếu bạn muốn nhân viên làm theo hướng dẫn của lãnh đạo, từ đó ủng hộ sự thay đổi và cống hiến hết mình cho các cách tiếp cận thực tế mới. Nhân viên sẽ nhận ra hành động của họ sẽ ảnh hưởng đến công ty và bản thân họ như thế nào, cũng như sẽ góp phần xây dựng một tương lai tốt đẹp hơn như thế nào.
Sai lầm 3: Lập kế hoạch là quan trọng, NHƯNG…
Thực tế: Không cần phải nói rằng bạn cần một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc, nhưng một kế hoạch sẽ vô ích nếu không làm gì với nó. Chỉ một kế hoạch thôi thì chưa đủ. Quản trị, truyền thông, đào tạo và hỗ trợ liên tục đều là những thành phần quan trọng của kế hoạch quản lý thay đổi thành công. Chiến lược phải khả thi, có thể thực hiện và thích ứng được. Kế hoạch cũng phải được thực hiện bởi các chuyên gia quản lý thay đổi làm việc với các bên liên quan đáng tin cậy trong toàn công ty.
Do các dự án sẽ đi chệch khỏi kế hoạch, điều quan trọng là phải đảm bảo thực hiện các điều chỉnh quy hoạch và thiết lập những kỳ vọng mới với các bên liên quan trong suốt vòng đời của dự án. Đây là một thiếu sót hiếm khi được đề cập đến trong sách hoặc trong thảo luận nhóm. Các vấn đề này cần phải thảo luận cởi mở vì người quản lý dự án phải liên tục thực hiện, kiểm soát và cập nhật lại bản kế hoạch trong suốt 90% thời gian của dự án.
Sai lầm 4: Lãnh đạo không cần phải tham gia vào toàn bộ quá trình
Thực tế: Chúng ta có thể tròn mắt khi nhận ra điều này ! Đúng làphải có sự tham gia của lãnh đạo. Lãnh đạo dễ tiếp cận, tôn trọng, đáng tin cậy và có thời gian. Lãnh đạo luôn sẵn sàng trao đổi sớm và thường xuyên. Lãnh đạo có chiến lược rõ ràng, định hướng rõ ràng và tầm nhìn rõ ràng, hầu hết những sứ mệnh này được chuyển giao cho cấp dưới thực hiện. Tuy nhiên khi các cá nhân nhận thấy sự thiếu cam kết để đạt được thành công và khả năng lãnh đạo trong sự thay đổi, họ có thể coi đó là một xu hướng nhất thời hoặc lới nói "rỗng tuếch". Nhân viên sẽ tự hỏi tại sao phải bận tâm đến việc cam kết thay đổi bản thân khi lãnh đạo thiếu cam kết?
Sai lầm 5: Chỉ một số ít sẽ chống cự và thiểu số đó không thể làm hỏng tất cả mọi việc
Thực tế: Đừng bao giờ đánh giá thấp một nhóm nhỏ những người có chung tầm nhìn. Đặc biệt nếu tầm nhìn chung đó là để ngăn chặn những thay đổi. Nếu 'liên minh kháng chiến' đang hình thành, thì tầm nhìn chung đó có lẽ là để duy trì hiện trạng. Điều này không thể bỏ qua. Tiếng nói phải được lắng nghe. Mối quan tâm của những người này hoặc các nhóm nhỏ phải được giải quyết.
Sai lầm 6: Chúng tôi loại bỏ họ hoặc giảm bớt vai trò của họ nếu họ từ chối tuân thủ
Thực tế: Nếu muốn tiến hành thay đổi thành công, chúng ta phải tìm cách thu hút những người phản đối và khai thác năng lượng của họ theo cách tích cực. Mọi người có thể quyết định từ bỏ và bắt đầu phá hoại quy mô nhỏ nếu họ nhận thấy rằng những người phản đối sự thay đổi đang bị coi thường hoặc sẽ bị sa thải. Hoặc tệ hơn, họ có thể cùng nhau bỏ việc.
Sai lầm 7: Chúng ta có thể thực hiện thay đổi nhanh hơn
Thực tế: Một số thay đổi có thể xảy ra nhanh hơn những thay đổi khác. Tuy nhiên, không có gì có thể xảy ra ngay lập tức. Đây là một trong những lầm tưởng phổ biến nhất mà tôi gặp phải. Nếu bạn tìm thấy chiếc đũa thần giúp thay đổi diễn ra nhanh chóng và thành công, hay còn gọi là “quick wins”, hãy chia sẻ những phương pháp hay nhất của bạn với độc giả của TIGO. Tuy nhiên, thay đổi tổng thể, đặc biệt là thay đổi sâu sắc về văn hóa hoặc thay đổi mang tính chuyển đổi, không thể xảy ra chỉ sau một đêm. Điều cần thiết là phải thiết lập những kỳ vọng thực tế liên quan đến tiến độ hoàn thành cũng như các mục tiêu có thể đạt được đối với các cột mốc quan trọng và thước đo thành công. Và dù bạn làm gì - đừng bỏ cuộc giữa chừng!
Sai lầm 8: Công nghệ sẽ giải quyết vấn đề
Thực tế: Ở nhiều khía cạnh, công nghệ có thể mang lại lợi ích nhưng cũng có thể gây bất lợi. Khi công nghệ phát triển, người ta thường tập trung quá mức vào quy trình và các khía cạnh kỹ thuật của những thay đổi mà bỏ qua khía cạnh con người trong vấn đề. Công nghệ và mô hình (SaaS, PaaS, ERP, Bespoke, MicroServices, v.v.) là động lực hoặc chất xúc tác chính tạo ra sự thay đổi trong nhiều sáng kiến thay đổi, nhưng đó là tất cả những gì công nghệ có thể làm được. Ngay cả khi công nghệ có thể giúp giải quyết một số vấn đề về quy trình và cung cấp dịch vụ của bạn, người dùng cuối vẫn sẽ cần phải điều chỉnh theo cách thực hiện mới.
Sai lầm 9: Chúng ta không tham khảo ý kiến khách hàng
Thực tế: Bạn có thu thập thông tin từ họ? Bạn có hỏi họ rằng sự thay đổi này sẽ tác động như thế nào đến cách họ hợp tác với bạn không? Mối quan tâm của khách hàng là gì? Trong hầu hết các trường hợp, các doanh nghiệp đang thay đổi để phục vụ khách hàng cũng như nhân viên của họ tốt hơn. Nếu khách hàng có thể sắp xếp được thời gian để tham gia vào quá trình thay đổi thì tại sao họ lại không? Theo tư vấn của chúng tôi, khách hàng nên tham gia. Hoặc ít nhất, những mối quan tâm và ý kiến của họ cũng cần được ghi nhận và phân tích.
Sai lầm 10: Chúng tôi sẽ sử dụng mô hình từ cuốn sách được viết bởi một chuyên gia đã từng làm việc và áp dụng thành công ở nơi khác.
Thực tế: Có rất nhiều giải pháp và mô hình sẵn có để quản lý sự thay đổi. Tuy nhiên, bạn đang tự đặt mình vào thất bại nếu áp dụng chiến lược chung cho tất cả để thay đổi và chuyển đổi. Với kinh nghiệm về giải pháp tinh gọn của đội ngũ kỹ sư tại TIGO, chúng tôi luôn kết hợp, pha trộn và tùy chỉnh các cách tiếp cận hiện có dựa trên văn hóa của khách hàng và từng tình huống cụ thể. Một mô hình hoạt động tốt ở nơi khác không có nghĩa là nó sẽ hoạt động tốt ở tổ chức của bạn. Mọi tổ chức đều khác nhau, mọi nền văn hóa đều khác nhau và các mô hình quản lý thay đổi cần được linh hoạt và điều chỉnh để phù hợp với tổ chức và cân bằng lợi ích với từng loại hình thay đổi.
Vậy bạn gặp phải những sai lầm nào về quản lý thay đổi nữa không? Hãy chia sẻ với chúng tôi.
Kết luận
Trong thế giới VUCA, chúng ta cần xem những thay đổi từ góc độ phức tạp. Những người ra quyết định không thể chỉ dựa vào những gì đã mang lại hiệu quả cho họ trong quá khứ. Điều cần làm là, họ cần nhìn sâu hơn để nắm bắt động lực của tình huống trước khi thực hiện hành động thích hợp. Vì vậy, người lãnh đạo cần phải phản ứng với những sự kiện xảy ra hàng ngày. Họ cũng phải tính đến những tác động lâu dài mà những thay đổi đang diễn ra này có thể sẽ gây ra cho công ty.
Để đạt được nhiệm vụ đầy thách thức này, các nhà lãnh đạo cần trở thành người hỗ trợ, tập trung vào nội bộ và nâng cao nguồn lực của công ty để công ty có khả năng vượt qua các kịch bản của thế giới VUCA tốt hơn. Bằng cách duy trì lợi thế cạnh tranh, quản lý thay đổi dựa trên nguồn lực có chức năng như "động cơ tăng trưởng bên trong" của tổ chức và cuối cùng thúc đẩy doanh nghiệp đi đến thành công.
[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"}]
Nguồn
{content}
Khám phá thêm các chủ đề sau
Guest Posting - Write For Us
