Set it and forget it! The greatest infomercial tagline?

Lập kế hoạch dự án là "đặt rồi quên" hay "đặt rồi kiểm tra"?

Published on: July 01, 2024
Last updated: June 24, 2025 Xem trên toàn màn hình

Featured

Recommended for you

11 May 2021 Khác nhau giữa Padding và Buffer trong quản lý rủi ro dự án 82/910
01 Aug 2022 20 bài học kinh nghiệm rút ra từ Tam Quốc Diễn Nghĩa 43/909
04 Mar 2020 Kinh nghiệm lập dự toán chi phí dự án phần mềm theo phương pháp Man-Month 37/2582
01 Jul 2023 Phương pháp Shuhari - Làm sao học ít hiểu nhiều? 25/979
01 Aug 2023 Phân tích yêu cầu phần mềm sẽ nhìn vào thực trạng (AS-IS) hay tương lai (TO-BE)? 16/411
20 Jul 2021 Quản lý và đánh giá công việc theo quy trình TIGO SmartWork 15/379
15 Apr 2020 Phần mềm BPM là gì? So sánh với ERP và các phần mềm Workflows 14/569
04 Jan 2023 Phát triển phần mềm linh hoạt theo mô hình Big Bang 12/694
04 Mar 2019 Quản trị Team là gì? Team và Group khác nhau như thế nào? 11/590
01 Jan 2024 Tổng hợp 25 quy luật quan trọng trong quản lý dự án 11/510
19 Sep 2025 Agile vs. Ego: Làm Gì Khi Một Thành Viên Trong Nhóm Nổi Loạn 11/45
14 Aug 2022 Khác biệt giữa tiêu chí hoàn thành DOD (Definition of Done) với tiêu chí nghiệm thu (Acceptance Criteria) 10/497
18 May 2021 Cây cầu hiện đại vô dụng nhất thế giới và câu chuyện cái kết của thay đổi yêu cầu 9/654
14 Apr 2019 Product Backlog là gì? Các đặc điểm cơ bản của một Product Backlog 9/414
12 May 2021 Các yêu cầu thay đổi (Change Requests) - nỗi ám ảnh của team dự án phần mềm 9/374
28 Jun 2024 Tại sao các kỹ sư IT giỏi nhất lại là những người theo thuyết bất khả tri về công nghệ (technology agnostics)? 8/322
02 Aug 2023 Tổng hợp một số project tham khảo khi xây dựng các ứng dụng theo mô hình Microservices 8/429
02 Aug 2021 Product Owner làm gì trước khi bắt đầu sprint đầu tiên của dự án (Sprint Zero)? 7/332
10 May 2021 Phát triển Phần mềm Tinh gọn (Lean Software Development) 7/219
04 Jan 2023 Đánh giá nhân sự theo chuẩn người Nhật 7/393
03 Mar 2020 Giả định (Assumption ) là gì? Tại sao giả định rất quan trọng với dự án? 7/506
01 Aug 2022 "Sponsored Content" là gì? Khác nhau giữa Sponsored Content và Native Advertising? 7/809
12 Jul 2023 Vì sao ngày càng nhiều dự án phần mềm thất bại? 7/527
03 Dec 2024 Lãnh đạo 4.0: Nhân Trị, Pháp Trị hay Kỹ Trị ? 6/15
13 Aug 2025 OODA và PDCA: Mô hình nào tốt hơn? 6/38
24 Apr 2025 Chính sách sở hữu đất đai của Trung Quốc: Động lực thúc đẩy người dân làm việc chăm chỉ và hiệu quả 6/219
08 Mar 2021 PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản trị doanh nghiệp? 6/357
01 Apr 2022 Chi phí nhà thầu phụ chiếm bao nhiêu phần trăm gói thầu? 6/159
03 May 2022 Mô hình Hybrid Agile là gì? 6/470
01 Sep 2020 Co-founder là gì? Vai trò của các Co-Founder khi lập nghiệp. 6/225
08 Jan 2022 Yêu cầu thay đổi (Change Request) là gì? Làm thế nào để kiểm soát Change Request? 5/245
20 Dec 2022 Bài học quản lý nhân sự từ một trận chung kết bóng đá 5/281
08 Mar 2022 Mô hình nguồn mở hoạt động ra sao? 5/203
04 Jul 2022 Steve Jobs đến với Đạo phật như thế nào? 4/540
01 Aug 2022 Bí quyết số 1 cho doanh nghiệp 4.0 với 10 chiến lược phát triển năng lực nhân sự CNTT 4/148
08 Aug 2023 Mất kiểm soát phạm vi dự án (Scope Creep) và hiệu ứng quả cầu tuyết (snowball) 4/226
01 Aug 2021 Hiện tượng Gold plating (mạ vàng) là gì? Tại sao có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng dự án? 4/354
12 Jan 2024 Tư duy hệ thống trong Quản Lý Dự Án diễn ra như thế nào? 4/224
01 Feb 2022 Thách thức với doanh nghiệp chuyển đổi số trong thời đại VUCA 4/700
19 Aug 2020 Lift & Shift - Phương pháp tối ưu dịch chuyển hệ thống phần mềm qua đám mây 4/152
18 Mar 2021 Kỹ thuật ước lượng dự án phần mềm linh hoạt dựa vào Story Point - phương pháp T-Shirt Sizing 4/484
03 Feb 2020 Sản phẩm OEM và ODM là gì? 3/465
03 Oct 2021 Khác biệt giữa thiết kế phần mềm và thiết kế công trình xây dựng 3/506
14 Dec 2022 Phương pháp kiểm tra Fagan Inspection là gì? 3/166
12 Jul 2021 Để chuyển đổi số, cần “bẻ gãy” (disrupt) trong tư duy 3/186
01 May 2023 [Tư vấn CNTT] Quản lý ngân sách CNTT cho doanh nghiệp 3/175
08 Mar 2020 Vì sao doanh nghiệp cần phải tạo Web bán hàng? 3/164
14 May 2024 Chiến lược răng lược là gì? Làm thế nào để tận dụng chiến lược răng lược trong kinh doanh? 2/213
31 Jul 2025 Quản lý sản phẩm và đội ngữ kỹ thuật: Liệu có thực sự HÒA HỢP? 2/24
15 Feb 2021 Ứng dụng thuyết ngũ hành trong quản lý 2/623
24 Mar 2019 Scrum giống như bà mẹ chồng, giúp bạn nhìn ra các lỗi sai 2/279
09 Feb 2021 Tầm nhìn là gì? Tí dụ minh họa cụ thể về tầm nhìn 2/127
08 Feb 2021 Quy trình nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp TIGO ERP 2/194
17 Aug 2020 Mục tiêu dự án là gì? Làm thế nào để xác định mục tiêu? 1/226
18 Mar 2018 Dịch vụ Hosting cho Website là gì? Các lời khuyên chọn Hosting tốt nhất 1/236
25 Apr 2018 Bảo hộ bản quyền phần mềm dưới khía cạnh sở hữu trí tuệ như thế nào? 1/142
21 Apr 2020 Bảo trì phần mềm là gì? Phân biệt các loại bảo trì 1/256
22 Jul 2020 Quản lý dự án phần mềm trong thực tế và câu chuyện thành công của InfoSys 1/95
17 Feb 2018 Hệ luỵ khi sử dụng Web Hosting từ nhà cung cấp kém chất lượng /142
13 Apr 2021 Ví sao thuê nhân sự bên ngoài (staffing outsourcing) là xu hướng mới trong thời đại 4.0? /218

Lập kế hoạch dự án là "đặt rồi quên" (set it and forget it) hay "đặt rồi kiểm tra" (set it and check it)?

Trước đây, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian để vạch ra những kế hoạch dài hạn chi tiết, sau đó “đặt rồi thì có thể quên đi (tự vận hành)” (set it and forget it). Cách tiếp cận này hoạt động hiệu quả trong môi trường có độ chắc chắn cao, rủi ro thấp cho đến cuối thế kỷ 20, khi thị trường năng động đòi hỏi những thay đổi thường xuyên hơn và cách tiếp cận "đặt và kiểm tra" (set it and check it) đã trở thành lựa chọn tốt hơn cho các doanh nghiệp.

"Failing to plan is planning to fail." (Không lập kế hoạch chính là thất bại trong lập kế hoạch)

"Không lập kế hoạch chính là thất bại trong lập kế hoạch.": Tuyên bố của chuyên gia quản lý thời gian Alan Lakein đã nắm bắt được một cách hiệu quả tầm quan trọng của việc lập kế hoạch trong quản lý dự án. Ngay cả khi những người thực hành Agile ghét đặt ra thời hạn và phạm vi, nó vẫn là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động hàng ngày của nhiều tổ chức, do đó chúng ta không thể bỏ qua tầm quan trọng của nó.

Chúng ta liên tục nghe về việc lập kế hoạch dự án của mình kém đến mức nào. Nhiều người đều đổ trách nhiệm cho người quản lý dự án thiếu kỹ năng lập kế hoạch, đó là lý do tại sao họ đánh giá mọi việc theo cách này. Các chuyên gia sẽ khuyên chúng ta nên lập kế hoạch tỉ mỉ hơn. Do đó, loạt các biểu mẫu và văn bản mẫu được tăng cường thêm để tạo ấn tượng về sức mạnh của việc lập kế hoạch nhưng thực tế không tạo ra bất kỳ giá trị hữu hình nào.

Chúng ta phải tính đến hai ảo tưởng (quan niệm sai lầm) khi đánh giá tính hiệu quả của việc lập kế hoạch.

Sự hiểu lầm bao trùm đầu tiên là các dự án phải được hoàn thành đúng như kế hoạch.
Sự hiểu lầm thứ hai là các cá nhân không lập kế hoạch vì họ không chắc chắn về cách thực hiện nó hoặc không muốn tuân theo một quy trình nghiêm ngặt. Hầu hết mọi người thực sự biết cách lập kế hoạch nhưng lại thích thiết kế và xây dựng (sản xuất) hơn là lập kế hoạch và phân tích (chuẩn bị). Ban quản lý khuyến khích hành vi này vì họ muốn thấy kết quả sớm hơn. Rất ít người thực sự thích lập kế hoạch. Những người đó thà lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ hơn là đi nghỉ. Những người này rất hiếm.

Một kế hoạch được xây dựng tốt sẽ chuẩn hóa phạm vi yêu cầu (scope) của dự án bằng cách tính đến những gì mà tất cả các bên liên quan của dự án (các bên lợi ích) đã biết rõ và cả những kỳ vọng mới của họ. Mặc dù phạm vi yêu cầu không bao giờ là lý tưởng nhưng cũng cần phải lập kế hoạch tuân thủ các tiêu chuẩn của quy trình làm dự án. Điều này cho phép dự báo các nguồn lực và xây dựng lịch trình. Tất cả các bên liên quan sẽ có căn cứ để đồng ý về toàn bộ yêu cầu đã khoanh vùng (baseline), đây là giới hạn cơ sở tốt nhất được tạo ra với lượng kiến thức sẵn có vào thời điểm triển khai dự án. Quá trình lập kế hoạch ban đầu này sẽ không bao giờ vượt quá 10% thời gian tổng thể của dự án.

Cách duy nhất để đảm bảo việc lập kế hoạch phù hợp với tổ chức là có một quy trình chuẩn tắc về đánh giá dự án, quy trình này sẽ ngăn phép dự án tiếp tục trừ khi người quản lý dự án đưa ra một kế hoạch phù hợp. Người phụ trách quy trình - thường là Trưởng phòng PMO - phải là người có tư duy hệ thống và tính cách tỉ mỉ, được sự hỗ trợ về mặt thẩm quyền của ban lãnh đạo cấp cao. Theo cách tiếp cận này, sẽ không có cơ hội cho những người quản lý dự án vốn không ưa các công việc lập kế hoạch có thể lách chính sách quản lý chặt chẽ của doanh nghiệp.

Khi dự án tiến triển và các vấn đề nảy sinh khiến dự án đi chệch khỏi kế hoạch, hãy đảm bảo tiến hành phân tích kỹ lưỡng khi tìm kiếm mối quan hệ nhân quả. Quá dễ dàng để kết luận rằng đó là kết quả của việc lập kế hoạch kém, thường mặc định là nguyên nhân chính trong các tổ chức. Điều này chỉ có thể thực hiện được nếu tất cả những người tham gia vào quá trình lập kế hoạch đều có thể dự đoán được vấn đề này, đồng thời tất cả thông tin và sự nhận thức có thể thu thập được sau khi lập kế hoạch và trước khi vấn đề phát sinh.

Các dự án thỉnh thoảng sẽ đi chệch hướng, do đó điều quan trọng là phải đảm bảo rằng trong suốt thời gian triển khai, các sửa đổi, điều chỉnh theo kế hoạch được phép thực hiện và sẵn sàng bổ sung những kỳ vọng mới với các bên liên quan. Đây là một điểm thiếu sót ít được đề cập trong quy trình làm dự án. Vấn đề đó nên được nêu ra thường xuyên vì người quản lý dự án có trách nhiệm chính là liên tục thực hiện, kiểm soát và lập kế hoạch lại trong 90% thời gian của dự án.

Chúng ta đang sống trong một thế giới bị thống trị bởi cơ hội dẫn đến thiếu tầm nhìn xa. Những kỳ vọng và quy trình của chúng ta có nên phù hợp với thực tế này không? Hiểu điều này sẽ giúp chúng ta không lao đầu vào ngõ cụt mà thay vào đó hướng nỗ lực và nguồn lực của chúng ta vào những lĩnh vực có thể tạo ra sự khác biệt.

Phạm Đình Trường, Giám đốc kỹ thuật, TIGO Solutions

Bài gốc: Is planning "set it and forget it" or "set it and check it"?

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"2\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Nguồn

{content}