Mùa hè năm 2008 là một trong những thời điểm tồi tệ của Toyota khi hãng xe này nhận được thông tin từ Cơ quan An toàn giao thông đường bộ quốc gia Mỹ (NHTSA) điều tra về lỗi kẹt thảm sàn xe, gây ra tăng tốc không theo chủ ý ở xe minivan Toyota Siena. Toyota đã phải ra quyết định thu hồi hơn 26,500 xe, và chấp nhận số tiền phạt lên tới 16,4 triệu USD.

Giữa cuộc khủng hoảng, chủ tịch toàn cầu tập đoàn Toyota, Akio Toyoda đã trực tiếp tới một đại lý xe ở bang Michigan, Mỹ để điều tra cụ thể về vụ thu hồi xe. Ông cúi xuống mặt đường, trực tiếp kiểm tra phần thảm của một trong các xe bị kẹt. Điều này khiến cho tất cả các nhân viên sở tại sửng sốt. Tuy nhiên, với việc thực hiện chủ nghĩa tam hiện (Genba, Genbutsu, Genjitsu) của Toyota thì điều này không có gì là lạ.

Cụm từ (Genba, Genbutsu, Genjitsu) từng được tổng giám đốc Toyota Fujio Cho dịch sang tiếng Anh là “Have you seen it yourself?” Bạn đã tận mắt thấy nó chứ? Với ý nghĩa rằng nếu bạn không tận mắt chứng kiến một vấn đề gì đó thì mọi hiểu biết của bạn về nó đều không đáng tin cậy.

Chủ nghĩa tam hiện là gì?

Chủ nghĩa tam hiện được hiểu là nhìn thấy chân tướng sự việc bằng cách quan sát “Hiện trường-Hiện thực- Hiện vật”. Khi nắm bắt hiện trạng trong quá trình giải quyết vấn đề, Toyota luôn áp dụng triệt để chủ nghĩa tam hiện.

Hệ thống 3 GEN tương tự như khái niệm MBWA (Management By Walking Around) đã được Tom Peters và Nancy Austin đưa ra trong một cuốn sách xuất bản năm 1985. Không nhưng giám đốc mà các chức vụ thấp hơn, bao gồm cả nhân viên, được khuyến khích xuống hiện trường, đi dạo quanh tòa nhà văn phòng và tích cực tham gia họp với các bộ phận khác để nắm bắt tình hình.

Genba — Hiện trường

Genba là vị trí mà vấn đề thực sự xảy ra, tuy nhiên cũng có thể không phải là nơi xảy ra phần lớn thiệt hại, đó có thể là xưởng sản xuất, dây chuyền nơi công nhân làm ra lỗi…Không gì có thể thay thế cho việc quan sát trực tiếp hiện trường trong quá trình nắm bắt hiện trạng của vấn đề.

Trong nhiều Tổ chức, nhân viên cố gắng giải quyết các vấn đề bằng cách suy nghĩ về vấn đề và đưa ra các giả thuyết chưa được kiểm tra trên thực địa. Điều này khiến cho vấn đề không được đánh giá đúng, từ đó đưa ra các nguyên nhân sai lầm, đối sách không hiệu quả.

Chúng ta hãy cùng xem xét ví dụ dưới đây:

Vấn đề xảy ra: công nhân xuất nhầm hàng.

Sau khi nghiên cứu số liệu, giờ nhập hàng và xuất hàng, nhân viên phát hiện ra giờ nhập hàng vào kho chỉ cách giờ xuất hàng 5 phút. Từ đó, anh ta kết luận rằng do thời gian chuẩn bị hàng quá gấp nên công nhân dưới xưởng vội vã đã lấy nhầm hàng. Từ đó đưa ra đối sách là giới hạn thời gian nhập hàng từ bộ phận sản xuất vào kho thành phẩm tối thiểu là 30 phút.

Tuy nhiên, khi được yêu cầu trực tiếp xuống kho để phỏng vấn công nhân xuất nhầm hàng, anh ta mới phát hiện ra thời gian để chuẩn bị 1 thùng hàng xuất chỉ mất có 30 giây, thời gian 5 phút là thừa đủ cho công nhân chuẩn bị. Trên thực tế, do ánh sáng dưới kho không đủ, mác hiển thị hàng quá nhỏ và giống nhau giữa các mã hàng nên dẫn tới nhầm lẫn. Nguyên nhân này khác hẳn so với khi anh ta điều tra bằng cách chỉ nghiên cứu số liệu.

Nếu chỉ tin vào số liệu mà không tự mình đi xuống thực địa để kiểm chứng thì sẽ rất dễ đưa ra các kết luận sai lầm.

Genbutsu — Hiện vật

Khi nghiên cứu hiện trường, người nhân viên điều tra hiện trạng vấn đề cần phải kiểm tra các bộ phận thiết bị và vật liệu có liên quan tới sự cố. Hầu hết các trường hợp, sản phẩm lỗi có thể đã bị loại bỏ và thay thế trước khi chúng ta điều tra vấn đề. Trong ví dụ ở trên, thùng hàng xuất nhầm có thể đã được xuất sang công ty khách hàng và không còn tình trạng nguyên bản để điều tra. Đối với tình trạng này, ta nên dùng một hiện vật có cùng tính chất để nghiên cứu.

Một số vấn đề sau khi đã tìm ra đối sách, mẫu sản phẩm lỗi thường được lưu lại để giúp công nhân có thể đối chiếu và nhận dạng lỗi có thể gặp trong thao tác.

Điều này khiến cho việc nhận diện hiện vật được trực quan hóa và mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với việc chỉ đào tạo về những lỗi phát sinh trong quá khứ bằng văn bản.

Genjitsu — Hiện thực

Đây là lúc mà các chúng ta cần phân tích về những gì nhìn thấy trên quy trình sản xuất. Một trong những điều bạn cần biết về Genjitsu là nó không có nghĩa là chỉ tay hoặc đổ lỗi cho ai đó về bất cứ điều gì. Đây chỉ đơn giản là bước cần thiết để có thêm thông tin có thể giúp các nhà quản lý và lãnh đạo thực hiện những thay đổi cần thiết để loại bỏ lãng phí khi có thể cũng như tránh các vấn đề phát sinh.

Một ví dụ nữa về sự khác biệt một trời một vực giữa hiện thực và dữ liệu từ hiện thực:

Tại một công xưởng sản xuất thép xảy ra sự cố trong công đoạn tôi thép. Nếu như lưu lượng nước được điều khiển đúng trong quá trình làm nguội thì sẽ không xảy ra vấn đề. Ngày hôm đó, dữ liệu của thiết bị đo lưu lượng điện tử tại phòng quản lý cho thấy không có gì bất thường, nhưng thực tế lại xảy ra lỗi. Mọi người mở một cuộc họp điều tra nguyên nhân nhưng không tìm ra được gì.

Sau khi xuống hiện trường, mọi người phát hiện ra chân đồng hồ lưu lượng bị tắc do rêu bám. Điều này khiến phao đo vẫn nổi bình thường ngay cả khi lưu lượng nước không đủ. Nếu chỉ phán đoán dựa vào dữ liệu, không quan sát hiện trường, hiện thực, hiện vật, sẽ khó xác định được đúng nguyên nhân là lưu lượng nước thực tế không đủ.

Nắm bắt hiện trạng là bước thứ hai trong 8 bước giải quyết vấn đề. Đây cũng là một trong hai bước quan trọng nhất quyết định sự thành công của cả quá trình. Việc nắm bắt hiện trạng không thể thiếu số liệu phân tích, nhưng nếu chỉ dựa vào số liệu mà không tận mắt xuống hiện trường, chứng kiến hiện thực, hiện vật thì rất có thể chúng ta sẽ mắc sai lầm chủ quan, phán đoán, ảo tưởng…

Đến tận nơi xảy ra vấn đề, xác nhận vấn đề bằng mắt thấy tai nghe, chúng ta có thể nhìn ra vấn đề nằm ở đâu một cách chân thực nhất. Từ đó mới có thể ra được đối sách hiệu quả và triệt để.

Nguồn: Nomuda (medium)

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Khám phá thêm các chủ đề sau