Giải pháp ECM là công cụ tối ưu hóa việc thu thập, lưu trữ, quản lí, phân phối các thông tin phi cấu trúc của doanh nghiệp. Thông tin phi cấu (bao gồm các dạng văn bản, video, audio,email, report từ các ứng dụng nghiệp vụ) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức, còn lại 20% là thông tin cấu trúc, qua đó ta cũng thấy được vai trò quan trọng của ECM trong doanh nghiệp.