BA có vai trò quan trọng với ERP như thế nào?

Các dự án ERP vô cùng phức tạp, liên quan đến phân tích quy mô lớn và thay đổi phạm vi tổ chức mà đòi hỏi cần được thực hiện và duy trì. Các doanh nghiệp rất dễ cảm thấy choáng ngợp nhất là khi phải đối mặt với quy mô của các chức năng thực hiện trong dự án.

ERP không phải là thuật ngữ xa lạ, ERP đã được rất nhiều doanh nghiệp Việt triển khai trong gần 20 năm qua. Có nhiều dự án thành công, và cũng không ít dự án gặp thách thức, nhiều khi là thất bại. Có rất nhiều biểu hiện tạo ra sự thách thức, hoặc thất bại ấy, tiêu biểu như:

• Dự án thay đổi yêu cầu liên tục dẫn thời gian dự án bị kéo dài.
• Phạm vi yêu cầu dự án mở rộng về cuối gây mất kiểm soát.
• Thành viên đội dự án (đặt biệt là BA team) bị khách hàng dẫn dắt, không phân biệt được đâu là nhu cầu thật, đâu là nhu cầu không có tính khả thi.
• Các kết quả bằng chứng kết thúc các mốc triển khai không được phía khách hàng xác nhận (confirm).
• Các stakeholder không tìm được tìm nói chung.
• Cách làm việc nặng về cảm tính, kiểu như "có qua có lại mới toại lòng nhau".
   

Vai trò của BA (chuyên gia phân tích - Business Analyst) không phải luôn rõ ràng hay được đề cao, đặc biệt là khi các nhà quản lý trong doanh nghiệp và chuyên gia tư vấn cũng nằm trong dự án đó. Bài viết này sẽ bàn về vị trí của các BA trong một dự án ERP và cách mà họ tham gia đóng góp giá trị cho dự án. Cách mà các BA tham gia có thể tạo ra một sự khác biệt rất lớn dù họ có hay không được trao quyền để đóng góp giá trị cho dự án.

Cần lưu ý rằng IT BA là chuyên gia phân tích có background về CNTT, tức là người trưởng thành từ ngành công nghệ, qua thời gian làm quản lý dự án hoặc phân tích thiết kế, sẽ trở thành chuyên gia IT BA (còn gọi là techno-functional expert). Còn BA đơn thuần là người am hiểu về business, về công nghệ ứng dụng nhưng không nhất thiết có kiến thức nền tảng về CNTT. Không có ranh giới rõ rệt giữa 2 vai trò này, trừ các doanh nghiệp lớn như tập đoàn có sự phân chia rõ ràng về Job Description thì 2 vai trò này sẽ phối hợp trơn tru để toàn bộ hệ thống được vận hành hiệu quả. Trong các trường hợp còn lại thì BA thường có hiểu biết sâu về khoa học thông tin, hoặc từng tham gia các dự án quản trị bằng công nghệ (ERP, CRM...). Trong bài viết này sẽ đề cập vai trò BA như vậy.

Có một thực tế là mức độ tham gia vào dự án của các nhà cán bộ quản lý thực sự bị hạn chế bởi lượng thời gian họ có thể rời khỏi vị trí của mình. Các BA thì ngược lại, họ có thể được giao công việc trên cơ sở dành toàn bộ thời gian cho dự án để đảm bảo rằng các yêu cầu mấu chốt không bị bỏ sót khi các nhà quản lý không dành được thời gian.

Nguyên nhân và thách thức triển khai ERP?

Có rất nhiều nguyên nhân tạo ra sự thách thức triển khai ERP, nhưng có 3 nguyên nhân chủ yếu đến từ việc BA thiếu kinh nghiệm "thực chiến":

• Các yêu cầu nghiệp vụ dự án không đạt chất lượng. Thí dụ tồn tại mâu thuẫn trong chính các yêu cầu đưa ra, không có sự nhất quán về mục tiêu của phần mềm (thí dụ khách hàng cần phần mềm CRM thì kết thúc dự án lại tập trung quá nhiều vào hệ thống Quản trị và Cấu hình).
• Quá trình gắn kết, tạo ảnh hưởng tích cực của BA với các trưởng bộ phận, người dùng cuối không tốt.
• BA thực hành các kỹ thuật để thu thập yêu cầu, phân tích, đặc tả yêu cầu, phân phối thông tin chưa thật sự tốt.

Trên đây là những điều khá trăn trở với vai trò của BA. Nếu ví đội dự án là một cỗ máy thì BA là người cung cấp nguyên liệu đầu vào cho cổ máy ấy. Nguyên liệu đó chính là “Biz/User Requirement – Yêu cầu nghiệp vụ”. Đầu vào sai thì đương nhiên đầu ra sai. Đầu vào đúng thì cũng chưa chắc đầu ra đã đúng. 

Để sắp xếp chuyên gia phân tích nghiệp vụ vào một dự án ERP có thể sẽ vô cùng phức tạp và "đau đầu" đối với các nhà quản trị nhân sự, thậm chí còn khó hơn là "build" một team kỹ thuật. Tuy vậy, nếu bạn tạo ra những mảng trách nhiệm khác nhau với những tiêu chí cụ thể, đo lường được, bạn sẽ thành công trong giao việc cho BA.

Và chắc chắn khi bạn đọc đến đây thì các câu hỏi khác lại nổi lên:

• Vậy vai trò của BA trong dự án ERP thật sự là gì?
• Đâu là các yếu tố thúc đẩy BA góp phần tạo ra sự thành công cho dự án?
• Đâu là hướng tiếp cận tốt để BA góp phần tạo ra sự thành công và tìm kiếm hạnh phúc trong công việc của mình?

Công việc BA bao gồm các nhiệm vụ gì?

Sau đây là các mảng công việc rõ ràng nhất mà BA có thể hỗ trợ bạn:

1. Thiết kế các quy trình vận hành cho phần mềm 

Các BA có thể hỗ trợ người dùng bằng việc xác định rõ ràng cách mà các quy trình vận hành hay cần phải vận hành thế nào. Đây là lượng thông tin vô giá mà các chuyên gia tư vấn ERP cần có để đưa ra yêu cầu trong từng trường hợp. Các BA cũng có thể hỗ trợ người sử dụng trong việc làm sáng tỏ các vấn đề hiện tại trong doanh nghiệp cần được giải quyết, hay còn gọi là thực trạng (AS-IS). Sau một thời gian làm việc cùng khách hàng, BA sẽ hiểu được nhu cầu thực sự (NEED) của khách hàng thay vì các mong muốn không thể đánh giá tính khả thi (validate).
 

2. Kiểm soát các thay đổi (Requirement Changes)

Chúng ta luôn trông đợi những sự thay đổi rõ rệt khi thực hiện các dự án ERP. Các quy trình sẽ được thiết kế lại và kết quả là chúng sẽ được thay đổi đôi chút hay khác hoàn toàn với những gì các nhà quản lý sử dụng trước đó. Sự thay đổi này cùng với kỳ vọng từ các cán bộ quản lý cần được quản lý ngay từ đầu.
 
Các BA có thể trợ giúp sự thay đổi quy trình bằng cách thông báo những yêu cầu cần thay đổi, tham gia vào các cuộc họp của dự án và chuẩn bị cho người sử dụng về những thay đổi phía trước. Ví dụ, các BA có thể tham gia các cuộc họp kick-off dự án để mọi người nhận thức về các vấn đề hay tổ chức các khóa đào tạo.

3. Xác định và khoanh vùng các yêu cầu

Là một phần của giai đoạn phân tích trong dự án ERP, các yêu cầu về báo cáo, các chức năng của các phân hệ nghiệp vụ, phạm vi phân quyền truy cập, các nghiệp vụ đặc thù, bất thường cùng các yêu cầu phi chức năng cũng cần được thiết lập. Việc này bao gồm việc xác định những yêu cầu chỉnh sửa cần thiết để ứng dụng, đảm bảo rằng hệ thống cuối cùng có thể chấp nhận được.
 
Các BA có thể hỗ trợ chuyên gia tư vấn trong việc xây dựng những yêu cầu này và tạo ra sự hiểu biết chung về những yêu cầu nằm trong hay ngoài phạm vi dự án.

4. Mô hình hóa giao diện hệ thống

Trong trường hợp các hệ thống bên ngoài/giao diện cần được kết nối với hệ thống ERP và ngược lại, các yêu cầu về dữ liệu cho cả 2 hệ thống và ERP cần được hiểu và cụ thể hóa bằng mô hình (prototyping). Các BA có thể trợ vẽ wireframe, prototype hoặc data modeling.

5. Kiểm thử nghiệm thu người dùng cuối (UAT)

Các BA có thể hỗ trợ người dùng cuối qua việc xác định các trường hợp cần kiểm tra (test cases) để xác nhận các yêu cầu đã được đáp ứng.

Lưu ý: Đa số BA không tham gia sâu vào kiểm thử kỹ thuật (công việc vốn dành cho Tester/QA chuyên nghiệp). Đó cũng là câu trả lời cho phần lớn thành viên dự án khi đặt ra câu hỏi tại sao BA không tham gia test cùng QA team. Điều này nằm ở bản chất công việc giữa BA và QA là hoàn toàn khác nhau. BA sẽ đóng vai là người dùng cuối hơn là người tham gia "tìm lỗi kỹ thuật". BA sẽ kiểm tra tổng thể sản phẩm hoàn chỉnh, đưa ra phản hồi về giá trị sử dụng của từng chức năng, nhờ đó team kỹ thuật sẽ có thêm thông tin để điều chỉnh và hoàn thiện cho phù hợp với thực tế sử dụng.
 
Sự tham gia của các BA trong các dự án ERP (hay bất kỳ dự án nào) nên bắt đầu từ ngày đầu tiên để có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống để doanh nghiệp có thế có được lợi ích từ việc có họ trong công ty mình.

Kết Luận

Không những dự án ERP, bất cứ dự án IT nào cũng đều cần đến vai trò của BA. Các BA phải là người có nhiều năm kinh nghiệm thực tế thay vì chỉ thi chứng chỉ hoặc mới chỉ tham gia một khóa học. Theo dự đoán xu hướng nghề nghiệp trong những năm tiếp theo, số lượng công việc BA ngày càng tăng phù hợp với xu hướng nhu cầu gia tăng của thị trường ERP, đặc biệt khi có sự xuất hiện của giải pháp Odoo đang có xu hướng phủ toàn cầu về mảng ERP cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nguyễn Thị Kiều (TIGO Solutions)