TOP 5 phần mềm quản lý dự án: 1. Basecamp, 2. Teamwork Projects, 3. Jira, 4. Bitrix24, 5. Monday.com

Với nhiều người, khái niệm dự án là một  điều gì đó quan trọng, tốn tiền… Các bạn quá quen với các dự án xây dựng, dự án cấp chính phủ, dự án cải tạo… được nói nhan nhản trên truyền thông.

Thực ra dự án chỉ là một kế hoạch làm một việc gì đó. Từ nhỏ bạn đã có cả tỷ dự án của riêng mình rồi. Ví như: hôm nay đọc hết bài viết này. Đó là một dự án nhỏ.

QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ?

Và quản lý dự án là sắp xếp thời gian, nguồn lực (sức người, sức của) phù hợp với các yếu tố khách quan để đạt tới mục tiêu.

Ví dụ như : để đọc hết bài này, bạn cần phải có một điện thoại hoặc một máy tính, thiết bị của bạn phải đầy đủ pin, bạn phải đang rảnh rỗi. Thế là bạn lẩm nhẩm trong đầu : Tầm 10h, khi vợ bạn đi vắng, bạn sẽ sử dụng máy tính của cô ta, vì lúc đó bạn chưa có phải quét nhà. Máy tính của cô ta đã sạc đầy pin lúc 9h sáng. Bạn vừa thực hiện hành vi QUẢN LÝ DỰ ÁN một cách vô thức.

Tóm lại, chỉ đơn thuần trả lời câu hỏi :

• Ai làm gì?
• Vào thời điểm nào?
• Bằng cách nào?
• Ở đâu?
• Với phương tiện gì?

Khi các ứng dụng được phát triển, người ta cũng chỉ hướng tới các câu hỏi trên, vì thế các ứng dụng quản lý dự án được tin dùng đều có các tính năng cơ bản : tasklist (việc cần làm), schedules (thời gian cần làm việc đó), file sharing (chia sẻ tài liệu – đúng rồi, bạn đâu cần phần mềm để làm dự án một mình), Communication (thông tin trao đổi – thời đại này không phải tới tận nơi gặp nhau để bàn nữa rồi), reporting (báo cáo)

Chúng tôi, trong khuôn khổ bài viết xin giới thiệu với các bạn một vài ứng dụng hỗ trợ bạn quản lý dự án

1. Quản lý với Basecamp (doanh trại quản lý)

Ứng dụng này khá được ưa chuộng nhờ các tính năng độc đáo như tạo dựng trao đổi như Facebook

Có lẽ vì sự “giống nhau” (các post trên timeline facebook)mà Basecamp dễ dàng tiếp cận các đối tượng khách hàng không hoàn toàn “chuyên” về tin học nhưng vẫn phải làm dự án với nhiều người để kiếm sống.

Người dùng không phải mất quá nhiều thời gian tìm hiểu, đơn giản, bạn thêm người dùng, viết các tasks như thể kết bạn, viết bài và comment trên facebook.

Đương nhiên ứng dụng vẫn có các tính năng  như trao đổi, chat, nhúng tệp tin, gửi email…

Phần mềm là một cái nhìn tổng quan về làm việc nhóm, nhưng lại thiếu cột mốc để đánh dấu tiến độ hoàn thành.

Tuy nhiên, do tính thân thiện, nên basecamp cũng không ngần ngại đưa một giá khá cao cho bản business : $99/ tháng.

2. Ứng dụng Teamwork Projects

Ứng dụng này cũng là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn làm nhiều dự án với nhiều người. Giao diện chuyên nghiệp hơn cho việc quản lý.

Nếu bạn là một người không quen sử dụng “nhiều” chức năng, có thể bạn sẽ “lạc” trong khối các menu.

Teamwork projects thể hiện tốt vai trò của một “trợ lý” với các tính quản lý dự án như bao phần mềm khác.

Ứng dụng cho phép chốt tiến độ (milestone) cho từng công việc.

Sự khôn ngoan của nhà cung cấp dịch vụ là cho phép bạn liên kết các dịch vụ chia sẻ tài liệu (google drive, dropbox…).

Đánh giá độ thân thiện, vừa giảm chi phí thuê không gian chia sẻ.

Giá thành linh động, bạn có thể dùng miễn phí với nhóm 5 người. Đương nhiên là mang tính trải nghiệm vì nhiều tính năng sẽ không có. Đây được coi là phiên bản Phần mềm quản lý dự án free hoặc miễn phí đa năng nhất.

Để có thêm hỗ trợ, bản trả phí Pro là $9/tháng cho 1 người dùng, tối thiểu 5 người tức là $45/ tháng tối thiểu…

3. Ứng dụng Jira

Được cung cấp bởi Atlassian đây là ứng dụng có thể coi là linh hoạt nhất, đặc thù dành cho các dự án phát triển phần mềm.

Đây là phần mềm quản lý dự án Project – ngành phần mềm

Do đặc thù, Jira cho phép thiết lập các bảng tình trạng công việc (kanban boards, scrum boards) hay thậm chí tạo các báo cáo thời gian thực về tiến độ.

Cho phép các tính nhưng track bugs (theo dõi lỗi), xem các vấn đề tồn đọng và thời gian cho từng công việc. Jira cũng không quên cho phép người dùng liên kết các ứng dụng khác.

4. Phần mềm quản lý dự án Bitrix24

Ứng dụng Bitrix24 sẽ giống một mạng nội bộ nhiều hơn.

Sử dụng ứng dụng này cho phép người làm công tác quản trị:

• Phân công công việc
• Sắp xếp lịch
• Kế hoạch làm việc cho các thành viên trong nhóm, trong phòng, trong công ty.

Điểm độc đáo của Bitrix24 là với người dùng (collaborator) hay với người quản trị (manager hay Administrator) được tương tác như một Mạng xã hội. Nút “Like” cho phép tạo sự thân thiện trong quan hệ giữa các thành viên.

Mặc dù có vẻ thiên hướng phục vụ nhu cầu “giao tiếp”, nhưng Bitrix24 vẫn thể hiện là một PM với các tính năng nổi trội như CRM.

Người dùng hoàn toàn có thể tạo một CRM với các trường thuộc tính theo ý muốn.

Bitrix24 là một phần mềm quản lý dự án miễn phí khi dùng nhu cầu cơ bản. Dùng nhiều hơn bạn cần trả phí, mức phí linh hoạt

5. Quản lý dự án Monday.com

Ứng ụng này đơn giản, gần gũi với người dùng và mang tính cá nhân nhiều hơn. Người dùng tự mình tạo ra một workflow cá nhân rồi từ đó chia sẻ với những người dùng khác.

Về tương quan sẽ khá giống với google agenda. Tuy nhiên ngoài việc đơn thuần ghi chép về lịch làm việc, Monday cho phép thiết lập tình trạng của các task để dễ dàng theo dõi.

Do mang tính cá nhân nhiều hơn nên mức giá cho người dùng cá nhân (basic) khá mềm, ở mức $39/ năm.

Tóm lại :

Chúng tôi vừa điểm qua một vài ứng dụng, còn rất nhiều như : Trello, Zoho, Asana, Podio, Wrike, Workfront… Mỗi bạn sẽ tìm được bản phù hợp theo nhu cầu quản lý của chính bạn.

Một vài nhu cầu như:

• Phần mềm quản lý dự án xây dựng
• Quản lý dự án đầu tư
• Phần mềm quản lý dự án project