Sự khác biệt giữa Effective (Hiệu quả) và Efficient (Hiệu suất) có thể được tóm gọn:

• Trở nên Effective là CHỌN ĐÚNG VIỆC.
• Trở nên Efficient là làm việc ĐÚNG CÁCH.

Tìm hiểu thêm: 

• PHÂN BIỆT: Doing things right vs doing the right things (Chọn đúng việc để làm và làm đúng việc cần)
• Cải thiện chất lượng hàng hóa nhờ giải quyết bài toán lưu thông (bái toàn con trâu của Huwei)

So sánh Effective (Hiệu quả) và Efficient (Hiệu suất) trong Quản lý dự án

Trong quản lý dự án, các khái niệm về Effective và Efficient được sử dụng để đánh giá các quy trình khác nhau. Ngày nay, các tổ chức dựa trên dự án đang vật lộn để cân bằng giữa thời gian, chi phí và phạm vi (cộng với chất lượng), và do đó đang tập trung vào việc thực hiện nó Effective và Efficient. Tuy nhiên, có rất nhiều quan điểm về Effective và Efficient giữa các nhà quản lý dự án và các thành viên dự án cao cấp, điều này gây khó khăn cho việc áp dụng các khái niệm này trong các thiết lập dựa trên dự án.

Theo nhà lãnh đạo tư tưởng Drucker, nếu Effective là CHỌN ĐÚNG VIỆC, thì Efficient là làm việc ĐÚNG CÁCH. Căn cứ vào sự khác biệt này, điều quan trọng là cả hai thực hành Effective và Efficient phải được quản lý theo tỷ lệ chính xác của mỗi và mọi cá nhân.

Trong trường hợp thiếu Effective hoặc Efficient

Như được trích dẫn bởi một học giả tư duy vĩ đại Tim Williams - Effective - chứ không phải Efficient - tạo ra giá trị. Rốt cuộc, một người có thể cực kỳ Efficient khi làm những điều sai trái. Điều này dẫn đến một lượng lớn thời gian làm việc vô ích. Bản chất của con người là đi theo người khác và tuân theo một công thức đang hoạt động trơn tru và dường như đang hiệu quả. Do đó, mọi người nên thay đổi một hệ thống hiệu quả (efficient system) khi sự sống còn bị đe dọa.

Đảm bảo rằng bất kỳ giải pháp nào đều đáp ứng yêu cầu người dùng ngay từ đầu là trách nhiệm chính của một nhà phân tích kinh doanh (busineess analyst). Điều này có thể được thực hiện bằng cách kiểm tra các yêu cầu ban đầu và so sánh những gì họ đã đạt được với những gì đã được đặt ra. Và hơn nữa bằng cách kiểm tra với người dùng / các bên liên quan rằng nhóm phát triển đang làm đúng việc (Effective).

Định nghĩa về Efficient liên quan đến việc giảm thiểu bất kỳ sai lệch nào trong sản phẩm hoặc bất kỳ thay đổi kinh doanh nào so với mục đích thực tế của các dự án. Và nó là một lựa chọn tốt hơn so với việc tạo ra một dự án thất bại. Luôn luôn nên hủy bỏ sớm một dự án thất bại. Tuy nhiên, nhiều Giám đốc dự án và nhà tài trợ của họ sợ làm điều đó.

Một dự án không effective, cũng không efficient thì là một dự án thất bại. Điều  này giống như chúng ta thả con ngựa ra ngoài đồng nhưng không có người chỉ hướng cho nó phải đi như nào, không có mục tiêu cụ thể (luyện tập cưỡi ngựa đua hay chỉ nuôi lấy thịt?). Nếu có mục tiêu cho thú vui đua ngựa thì lộ trình thế nào, ngựa có được luyện tập và đảm bảo dinh dưỡng như lộ trình đặt ra hay không.

Cải thiện năng suất nhờ cải tiền quy trình gia tăng chất lượng

Chất lượng thúc đẩy cả Effective và Efficient. Sự khác biệt là chất lượng quá trình, kiểm tra đầu vào và các đo lường khiếm khuyết nằm trong hạng mục Efficient. Trong khi đó đầu ra/kết quả phù hợp với mục đích, đáp ứng sự hài lòng của các bên liên quan và nhu cầu kinh doanh sẽ nằm trong hạng mục Effective. Để đạt được hiệu quả (Effective) trong kết quả cuối cùng của bạn, cần có hiệu suất (Efficient) trong các quy trình của bạn.

Cải tiến chất lượng là kết quả của kiểm toán chất lượng (quality audit). Trong quá trình kiểm toán, nhóm phát hiện ra các cách cải thiện Effective và/hoặc Efficient của dự án, từ đó tăng giá trị của dự án và đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Trong Quản lý chất lượng, QA - Quality Assurance (Đảm bảo chất lượng) thực hiện các hoạt động chất lượng có hệ thống và sử dụng kiểm toán chất lượng để xác định quy trình nào sẽ được sử dụng để đạt được các yêu cầu của dự án và đảm bảo rằng chúng được thực hiện Effective và Efficient.

Quản lý dự án, quản lý chương trình và quản lý danh mục từ góc độ tổ chức

• Quản lý danh mục (Portfolio) tập trung vào việc CHỌN ĐÚNG các chương trình và dự án cần thực hiện. Đây là thể hiện đặc điểm Effective.
• Quản lý chương trình và quản lý dự án (Program & Project) tập trung vào việc thực hiện các chương trình và dự án theo ĐÚNG CÁCH. Đây là thể hiện đặc điểm Efficient.

Chúng ta có thể hiểu Efficient là chiến lược cao cấp, ban hành các quyết sách, thì Effective là các chiến thuật, thủ thuật, nhằm triển khai đúng đắn các đường lối của lãnh đạo đã đưa ra.

Productive - phiên bản cao hơn của Efficient

Trong khi efficient là tìm ra con đường đi đúng của bản thân, thì productive có thể tạo hiệu ứng rộng hơn, năng suất hơn. 

Thí dụ 1: Bạn A mở một cửa hàng may đo với 5 nhân viên, hàng tháng tạo ra thu nhập tốt cho gia đình và 5 người nhân viên. Bạn A là một người hiệu quả vì bạn A "cầm tay chỉ việc" 5 người khác, cho năng suất tốt hơn là 1 mình A thực hiện. Bạn B, một doanh nhân có xưởng may lớn với 1000 nhân viên, không những thực hiện tốt đào tạo nhân viên mà còn biết ứng dụng công nghệ máy móc hiện đại, ứng dụng phần mềm vào quản lý nên cho năng suất cao gấp 100 lần A. Đương nhiên, B sẽ là 1 triệu phú, trong khi A chỉ là một "người giàu" như bao người giàu khác mà thôi.

Thí dụ 2: Bạn A phát hiện ra máy tính xách tay là công cụ hiệu quả để quản lý công việc của mình, thì bạn B đã ở một level cao hơn "Xung quanh có 2-3 màn hình nối với máy tính để chia các công việc theo từng nhóm, năng suất cao gấp 2 lần bạn A". 

Kết Luận

Hiệu quả, hiệu suất hay năng suất là 3 khái niệm quan trọng cho bất cứ tổ chức nào. Không phải lúc nào cũng cần đưa ra chiến lược "năng suất" (productive) khi mà chúng ta chưa sẵn sàng cho điều đó. Chúng ta chưa có nguồn vốn lớn, chưa có nguồn lực được đào tạo chất lượng để vận hành một cách năng suất.

Ngoài 3 khái niệm trên là khái niệm lãng phí, không năng suất, không hiệu quả và cũng không đem lại giá trị của cải cho xã hội.