Quản lý theo nguyên tắc ngoại lệ (Management By Exception) là gì?

Định nghĩa : Quản lý theo Ngoại lệ, được gọi ngắn gọn là MBE là một phong cách hoặc triết lý quản lý cho phép người quản lý tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng hoặc quan trọng và đưa ra những quyết định quan trọng đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành các hoạt động hàng ngày mà không cần đưa lên cấp quản lý.

Nó nhằm mục đích duy trì sự tập trung của ban lãnh đạo vào các nhiệm vụ và vấn đề cực kỳ quan trọng hoặc các công việc chính cần giải quyết.

Các thành phần của quản lý theo ngoại lệ

Sáu thành phần cơ bản của Quản lý theo Ngoại lệ là: 

1. Đo lường : Chỉ định các giá trị cho các màn trình diễn trong quá khứ và hiện tại để dễ dàng nhận ra một ngoại lệ.
2. Dự báo : Dự báo rằng phép đo có liên quan đến các mục tiêu của tổ chức và mở rộng tương tự, cho các kỳ vọng trong tương lai.
3. Lựa chọn : Xác định các thông số được quản lý sử dụng để theo đuổi các mục tiêu của tổ chức.
4. Quan sát : Đo lường kết quả hoạt động hiện tại để các nhà quản lý có kiến thức về tình trạng hoạt động hiện có của tổ chức.
5. So sánh : So sánh hiệu suất thực tế và hiệu suất theo kế hoạch và chỉ ra ngoại lệ cần hành động của người quản lý và báo cáo sự khác biệt.
6. Ra quyết định : Quy định về quá trình hành động cần được thực hiện để đảm bảo rằng việc thực hiện trở lại trong tầm kiểm soát hoặc để điều chỉnh các kỳ vọng, thể hiện các điều kiện đang thay đổi.

Nguyên tắc này đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc ủy quyền, tức là phải có một mức độ ủy quyền đáng kể trong tổ chức. Theo nguyên tắc này, bất kỳ vấn đề nào có tính chất bất thường hoặc không tái diễn cần phải được chuyển lên trên để được quyết định bởi các nhà điều hành và quản lý cấp cao nhất.

Quy trình quản lý theo ngoại lệ

Các bước liên quan đến quy trình Quản lý theo Ngoại lệ (MBE), được liệt kê dưới đây:

• Xác định và mô tả các Khu vực Kết quả Chính (KRA).
• Thiết lập các tiêu chuẩn và xác định mức độ sai lệch có thể chấp nhận được.
• So sánh kết quả thực tế với kết quả mong đợi hoặc kết quả tiêu chuẩn.
• Phương sai xác định.
• Phân tích nguyên nhân của phương sai (sai lệch) đó.
• Lập chiến lược và thực hiện các hành động cần thiết khi cần thiết và có thể.
   

Một thực tế nổi tiếng là nếu một tổ chức tìm cách kiểm soát mọi thứ, thì kết quả là nó không kiểm soát được gì. Do đó, chỉ những sai lệch trọng yếu vượt quá giới hạn cụ thể mới được thông báo cho Ban Giám đốc. Có nghĩa là bất kỳ thông tin nào phản ánh một sự khác biệt đáng kể so với kết quả được lập ngân sách hoặc kế hoạch đều được đưa đến thông báo của quản lý cấp cao nhất.

Do đó, nếu các chính sách của công ty quy định mức tăng chi phí chung là 3% ở mức có thể chấp nhận được, thì bất kỳ điều gì vượt và cao hơn sẽ được thông báo cho các giám đốc điều hành cao nhất.

Khi Ban Giám đốc nhận thức được sự sai lệch đó, cần phân tích để biết nguyên nhân của sự sai lệch đó, có thể là quy trình bị lỗi, sự thiếu hụt về nguồn lực, các tiêu chuẩn không thực tế, v.v. , ở mức thích hợp.

Quản lý chủ động theo ngoại lệ so với Quản lý bị động theo ngoại lệ

Khi xem xét việc quản lý theo trường hợp ngoại lệ và cố gắng xác định vị trí của một bộ kỹ năng hoặc phong cách mà họ tuân theo, điều quan trọng cần lưu ý là phương pháp lãnh đạo này bao gồm hai con đường riêng biệt.

Một, quản lý tích cực theo ngoại lệ, trong đó người lãnh đạo chủ động hỗ trợ các vấn đề và tích cực tham gia và theo dõi cấp dưới để ngăn ngừa sai lầm. Hai, quản lý thụ động theo ngoại lệ. Trong phương pháp này, người quản lý chỉ can thiệp khi các tiêu chuẩn không được đáp ứng và hành động phải được thực hiện, thường là sau khi sự việc đã xảy ra hơn là trên đường đi.

Việc thực hiện một trong hai cách tiếp cận đều có giá trị, nhưng không thể xác định được cho đến khi bạn có thể hiểu được môi trường của mình. Trong một môi trường thoải mái kiểu Laissez-công bằng, nơi các cá nhân hiểu rõ vai trò của họ và tương ứng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì việc làm theo cách tiếp cận thụ động hơn có thể khuyến khích tinh thần nhóm và ý thức độc lập. Trong một môi trường nghiêm ngặt hơn, ít đơn giản hơn với những người chỉ mới bắt đầu đảm nhiệm vai trò hoặc không hiểu đầy đủ các nhiệm vụ, đảm nhận một vị trí tích cực hơn rất có thể sẽ là con đường có lợi hơn, vì hướng dẫn từng bước có thể cải thiện năng lực , cũng như sự tự tin.

Tầm quan trọng của quản lý theo trường hợp ngoại lệ

Những điểm được đưa ra dưới đây sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc quản lý theo ngoại lệ:

• Sử dụng hiệu quả thời gian của người quản lý, bằng cách hướng sự chú ý của họ đến những lĩnh vực cần kinh nghiệm và hành động của người quản lý.
• Xác định kịp thời sự khác biệt và nguyên nhân của nó
• Ra quyết định nhanh chóng và một luồng hành động phù hợp.
• Hỗ trợ công ty phát triển và nâng cao sản lượng của mình.
• Sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.
• Ủy quyền tốt hơn
• Xác định các cuộc khủng hoảng
• Tăng cường mức độ giao tiếp
   

Tóm lại, trong quản lý ngoại lệ, người quản lý chỉ bước vào khi nhân viên không đáp ứng được các tiêu chuẩn thực hiện của họ.

Hiểu rõ bản chất giúp chúng ta khác biệt và thực hiện tốt hơn.

Nguồn: Dịch từ Business Jargons.