Outsource (Thuê ngoài) hay còn được gọi là hình thức thuê nhân lực từ bên ngoài công ty. Công ty bạn đã có sẵn kế hoạch, chiến lược để thực hiện và phát triển. Thế nhưng nguồn nhân lực của công ty bạn có hạn, họ không thể làm quá nhiều công việc cùng một lúc. Khi ấy, người quản lý sẽ tìm cách chuyển giao một phần công việc cho những người có chuyên môn vững ngoài công ty để họ thực hiện. Hiểu một cách đơn giản về marketing, thì bạn sẽ thuê những người ngoài công ty để làm một vài đầu việc như viết nội dung, thiết kế, chạy quảng cáo, làm website, landing page (trang Web đặc biệt chuyên dành cho tiếp thị trọng điểm)… 

Một định nghĩa đối lập hoàn toàn với Outsource chính là Product. Product để chỉ chính những thành viên trong công ty của chúng ta, đang ngày đêm hoạt động để cho ra những thành phẩm làm phát triển công ty. Các doanh nghiệp chuyên về Outsource sẽ không quảng bá, sở hữu và nắm quyền đối với những sản phẩm họ làm ra. Họ chỉ là những người lao động được trả tiền theo giờ, theo dự án mà phía bên doanh nghiệp, công ty đề xuất. Còn đối với doanh nghiệp Product, họ trực tiếp quảng bá, có thể có quyền dưới hình thức pháp luật với sản phẩm của họ làm nên. Chỉ khi nào người dùng mua sản phẩm của họ và dành chi phí cho công ty thì họ mới có thể nhận lương.

Nói tóm lại, “Sếp” của các nhân viên Outsource là các doanh nghiệp, nhãn hàng. Còn “sếp” của các Product là khách hàng, người sử dụng sản phẩm. Team Outsource sẽ phối hợp cùng team Product để cùng nhau tạo ra lợi nhuận, doanh thu và độ lan tỏa cho mỗi doanh nghiệp.

Một số Doanh nghiệp lớn hơn thì sẽ "build" một team chuyên về IT để lập trình ra sản phẩm "của nhà trồng được", gọi là mô hình sản phẩm "in-house". Cách này phát huy tốt nếu là sản phẩm nhỏ, hoặc một tiện ích nhỏ tách rời hệ thống chính, thí dụ xây dựng một Web riêng chỉ chuyên phân tích dữ liệu và hiển thị ra Dashboard.

Những điểm khác nhau cơ bản giữa Product và Outsource là gì? Outsourcing ở Việt Nam(Nguồn: Fifteen Design)

Ưu và nhược điểm:

Ưu điểm:

Đầu tiên phải kể đến đó là sự chuyên môn hóa cao trong công việc. Bởi mỗi doanh nghiệp thường sẽ tập trung phát triển vào những gì là điểm mạnh, có thể cạnh tranh với đối thủ khác. Khi sử dụng Outsource thì công việc sẽ được giao cho bên thứ ba, giúp cho doanh nghiệp chỉ cần tập trung phát triển chuyên môn của mình, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc nhưng vẫn giúp doanh nghiệp phát triển tốt. 

Tiếp cận được các công nghệ tiên tiến

Ngày nay hầu hết các công ty đều phải tiếp xúc nhiều với công nghệ hiện đại, nếu không sẽ rất dễ lạc hậu và bị bỏ xa bởi đối thủ. Nhưng khi đầu tư vào công nghệ cần phải có một số vốn lớn. trong khi công nghệ luôn biến đổi không ngừng, và để tiếp thu công nghệ mới là điều thật sự khó khăn. Khi đó, các công ty chấp nhận bỏ ra một khoản chi phí để thuê ngoài. Outsource lúc này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề trên đây và bạn vẫn có thể yên tâm về tình trạng tiếp cận những thứ mới mẻ, hiện đại.

Nhược điểm:

Kể cả khi bạn thuê ngoài, bạn vẫn phải đối mặt với rủi ro "bị qua mặt". Nếu nhà thầu không trung thực, họ sẽ đánh lừa bạn.  Lời khuyên ở đây là: bạn nên trang bị kiến thức tối thiểu để có thể giám sát hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Thí dụ bạn muốn thuê Agency chạy quảng cáo, ít ra bạn cũng nắm sơ sơ kiến thức cơ bản về quảng cáo trực tuyến, phân tích số liệu, chiến dịch... 

Nếu công ty outsource mà bạn đang thuê lại rơi vào trạng thái bị động như bị phá sản đột ngột hay không còn khả năng chi trả cho nhân viên. Cuối cùng, công ty lại phải vất vả kiếm một công ty khác và làm lại từ đầu. Điều đó rất tốn thời gian.

Sự bảo mật: Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp lo ngại nhất. khi thuê nhân viên outsource nhiều doanh nghiệp lo lắng nhân viên sẽ tiết lộ thông tin cho đối thủ, ra ngoài gây bất lợi trầm trọng cho công ty.

Phân biệt Offshoring và Outsourcing

Offshoring là khái niệm nằm trong Outsourcing. Onsite (hoặc onshoring) là khái niệm ngược với offshoring mặc dù cũng là một phần của Outsourcing.

Theo định nghĩa thì outsourcing là khái niệm để chỉ một đơn vị sản suất/cung ứng sản phẩm đưa ra một phần sản phẩm của mình để thuê các đơn vị khác cùng làm, theo đó thì đơn vị làm thuê sẽ được gọi là Outsource..  Khái niệm này dễ bị nhầm lẫn với mối quan hệ B2B theo đó thì một đơn vị mua lại một sản phẩm của đơn vị khác để hoàn thiện sản phẩm của đơn vị mình, đây là mô hình tích hợp dọc (Horizontal Integration). Thí dụ: Phần mềm CRM của TIGO sử dụng chức năng voice dựa trên công nghệ phone-to-app calls của một đơn vị chuyên nghiệp khác chỉ phát triển sản phẩm dịch vụ gọi điện.

Offshoring là hoạt động Outsource được thực hiện tại chính đơn vị Outsource. Onsite là hoạt động Outsource được thực hiện tại phía khách hàng. Lưu ý là offshoring có thể được tiến hành ở nhiều chi nhánh thuộc nhiều quốc gia khác nhau, thậm chí là ở các công ty thành viên. Đôi khi có một cách hiểu khác ở mức độ rộng hơn, đó là: Outsourcing là hoạt động thuê ngoài nhưng trong cùng quốc gia. Còn Offshoring cũng là hoạt động thuê ngoài nhưng là thuê đơn vị đặt ở nước ngoài gia công cho mình.

Các lý do Doanh nghiệp nên cân nhắc Outsource

Phải nói ở thời điểm hiện tại, ngày càng có nhiều hơn các công ty, các Agency thuê nhân sự ngoài. Tất nhiên họ làm việc đó đều là có lý do riêng của mình. Thế nhưng Outsource chắc chắn sẽ mang đến những lợi ích mà bất cứ một bên nào cũng nên cân nhắc trong trường hợp nhân sự của mình đang gặp quá tải hay bất ổn định.

Lý do 1: Outsource sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự

Có một thực tế là chi phí cho hoạt động Outsource thường sẽ rẻ hơn là chi phí cho một nhân viên của công ty. Với cùng một mức độ công việc như vậy, thậm chí 2 nhân sự đều có chung trình độ chuyên môn thì bạn vẫn phải bỏ ra nhiều hơn cho một nhân viên. Có thể kể đến các khoản như lương cứng, khoản lương thưởng tháng thứ 13, khoản ăn trưa, gửi xe, đóng bảo hiểm… Tính riêng các chi phí này ra có khi phải lên đến 2 – 4 triệu đồng/người. Còn đối với thuê nhân sự bên ngoài, giữa công ty và nhân sự thuê ngoài sẽ có một bản ký kết hợp đồng. Trong hợp đồng sẽ ghi rõ nội dung công việc và số tiền trả theo giờ hay theo dự án. Nhân sự thuê ngoài cứ theo vậy mà thực hiện, đến khi hoàn thành sẽ nhận được số tiền bằng với mức độ công việc mà họ đã làm.

Nếu bạn có những nhiệm vụ một lần diễn ra theo một chu kỳ không thường xuyên, chẳng có ý nghĩa gì trong chuyện thuê một nhân viên full-time để họ ngồi chờ việc cả. Tương tự, nếu bạn không có một kỹ năng cụ thể, có thể đó là quyết định thông minh khi tìm một ai đó có kỹ năng đó, còn hơn tốn thời gian cố gắng tự làm mọi việc.

Thuê ngoài cho phép bạn làm việc mình làm tốt nhất – điều hành doanh nghiệp của bạn và đảm nhiệm các công việc bạn được huấn luyện để làm, còn hơn là trễ deadline, hoặc không hoàn thành nổi dự án vì lý do thiếu thốn kỹ năng và thời gian.

Mặt khác, khi thuê ngoài, bạn chẳng cần phải quá lo lắng việc nhân sự ấy sẽ nghỉ việc. Bởi vì giấy trắng mực đen họ đã ký, nếu họ phá vỡ quy tắc hợp đồng, họ sẽ phải đền bù thiệt hại. Còn đối với chính nhân viên của công ty, khi họ nghỉ, sẽ kéo theo nhiều thủ tục lằng nhằng, cộng thêm việc doanh nghiệp sẽ lại mất thời gian, công sức để đi tuyển thêm nhân sự mới, rồi đào tạo lại… Hơn nữa, có một số đầu công việc yêu cầu tính chuyên môn hóa, nhưng nó lại không có tính liên tục. Ví dụ như kế toán, cố vấn chiến lược. Họ sẽ chỉ làm việc vào một khoảng thời gian của tháng vì khi ấy mới cần, hoặc chỉ khi có chiến dịch mới thì chúng ta mới cần đến họ. Thuê nhân sự ngoài sẽ làm giảm những khoản rườm rà và không còn gây lãng phí cho công ty.

Lý do 2: Outsource giúp công ty sở hữu nguồn nhân lực chất lượng

Có thực sự rất nhiều chuyên gia IT giỏi và làm việc hiệu quả nhưng họ không muốn làm việc dưới hình thức “công sở” nhàm chán. Họ còn được biết đến với cái danh “Freelancer”. Họ muốn môi trường làm việc của mình thật thoải mái, có thể là tại nhà, có thể là quán cà phê… Họ còn là những người giàu kinh nghiệm khi đã qua hợp tác với nhiều tập đoàn lớn. Chúng ta vẫn thấy nhiều doanh nghiệp dù họ đã lớn mạnh nhưng đôi khi họ vẫn tham khảo những nhân sự cấp cao từ bên ngoài.

Sẽ thật là khập khiễng nếu đặt lên bàn cân so sánh nhân sự thuê ngoài và nhân sự trong công ty. Nhân sự trong công ty họ còn bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố (môi trường, mức lương, đồng nghiệp, địa điểm…) còn nhân sự thuê ngoài thì họ bớt đi nhiều nỗi lo lắng hơn, do đó họ cũng có thể toàn tâm cho công việc hơn. Vả lại, vì ràng buộc trong hợp đồng, nếu phá vỡ sẽ phải bồi thường rất lớn, còn nếu làm việc không cẩn thận sẽ ảnh hưởng đến uy tín cá nhân. Do đó, bạn không cần quá lo lắng về chất lượng nhân sự thuê ngoài và hãy chi ra một khoản xứng đáng để mang về những nhân sự thật giỏi và giàu kinh nghiệm.

Lý do 3: Outsource giúp công ty linh hoạt hơn, chỉ trả tiền cho những tính năng thực sự cần.

Nếu mua sản phẩm được thiết kế sẵn, sẽ có những tính năng bạn không dùng đến. Nguyên nhân là nhà sản xuất chia sản phẩm ra một số phân khúc từ hạng xoàng cho đến hạng bình dân, cao cấp... Bạn chỉ có thể lựa chọn theo phân khúc chứ không thể "nhặt nhạnh" từng chức năng. Nếu chọn Outsourcing một phần hay toàn phần, bạn sẽ tham gia đồng hành cùng họ từ lúc gieo mầm cho đến lúc gặt hái thành quả, qua đó sẽ loại bỏ những "bệnh tật" của sản phẩm (lỗi, rủi ro, hiểu sai...). Điều này không có nghĩa là bạn vẫn phải dành quá nhiều thời gian cho những việc tưởng như giao hết 100% cho Agency thực hiện. Điều này cũng giống như xây nhà vậy, bạn không thể tin tưởng thợ 100%. Bạn phải tự mình kiểm tra chất lượng gỗ, nguyên vật liệu... và tự tay thẩm định chất lượng.

Lý do 4: Nhân sự thuê ngoài sẽ có một cái nhìn khách quan hơn

Nhân sự bên ngoài, họ sẽ không biết gì về công ty cả, họ có thể được coi như chính khách hàng và tự đánh giá sản phẩm một cách khách quan nhất. Chính từ sự đánh giá khách quan này mà hiệu quả công việc mới được tăng lên đáng kể. Còn đối với những nhân sự thuộc doanh nghiệp, đôi khi họ quá bị ảnh hưởng bởi đồng nghiệp, sếp và một vài lý do cá nhân nên họ chưa thể tìm ra được hướng đi đúng đắn cho công ty. Thậm chí, trong công ty còn có thể xảy ra tình trạng ghen ghét, đố kị và những hành vi “chơi xấu” lẫn nhau. Nhân sự thuê ngoài họ cũng sẽ tư duy rất khác và không đi vào lối mòn mà doanh nghiệp đã mắc phải. Chính từ chất liệu sáng tạo này đã tạo nên những đột phá thành công cho sản phẩm của doanh nghiệp.

Công việc nào có thể được thuê ngoài hiệu quả?

Ý tưởng chính đằng sau việc thuê ngoài là để tiết kiệm chi phí bất kỳ khi nào có thể, và tiết kiệm cho bạn thời gian nhiều hơn về lâu về dài. Dựa trên nguyên tắc đó, các nhiệm vụ bạn có thể thuê ngoài thường thuộc về các thể loại sau:

• Sổ sách và kế toán
• Bán hàng và marketing
• Viết nội dung
• Thiết kế và sản xuất
• Hành chính và các hỗ trợ hậu cần văn phòng
• Chăm sóc khách hàng
• Thiết kế Web
• Phát triển các phần mềm tiện ích
• Bảo trì hoặc nâng cấp phần mềm
• Tư vấn hoặc lập dự toán dự án phần mềm
• Thiết kế đồ họa
• Và nhiều thứ khác

Dịch vụ Outsourcing của TIGO

Lời Kết

Hi vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu Outsource là gì, điểm khác nhau cơ bản giữa Product và Outsource là gì cũng như những lý do mà các doanh nghiệp nên cân nhắc hoạt động thuê nhân sự bên ngoài. Tất nhiên không phải lúc nào cũng nên thuê nhân sự ngoài. Thậm chí điều đó còn tiềm tàng rủi ro về rò rỉ thông tin nội bộ. Và nếu thuê ngoài thì bạn xác định sẽ dành bao nhiêu % thời gian để đồng hành cùng họ. Đừng trở thành "gà mờ" trong mắt các đơn vị Outsourcing nếu bạn không muốn mình bị lừa. Các nhà quản lý hãy thực sự cân nhắc tình hình công việc và nhân sự hiện tại để đưa ra quyết định thuê nhân sự ngoài một cách đúng đắn và hợp lý.

Nguồn: Tổng hợp