Là một phần của phương pháp truyền thống SDLC (Software Development Lifecycle), sự hiểu biết về phân tích thông thường chỉ ra rằng khi thực hiện phân tích môi trường cho mục đích thay đổi nó, người ta luôn bắt đầu đánh giá trạng thái "As Is” (hiện tại). Sau đó người ta sẽ thực hiện phân tích "To Be" (tương lai) của môi trường (đây là giải pháp kì vọng mà bạn muốn có tại chỗ). Cuối cùng, một phân tích chênh lệch sẽ được thực hiện giữa kịch bản "As Is" và "To Be".

1. Lộ Trình Tuần Từ As-Is Đến To-Be Tạo Nên GAP Analysis

Phân tích LỖ HỔNG (GAP Analysis) thường được thực hiện để đánh giá những gì có thể hoặc không thể được tái sử dụng từ môi trường hiện tại và do đó bạn biết những gì cần phải được tạo ra, phát triển hoặc thu được. Các lợi ích khác của việc hiểu được tình trạng hiện tại bao gồm xác định những điểm yếu và rủi ro hiện tại, thay đổi dự kiến và ngăn ngừa sự lặp lại của những sai lầm.

2. Một Số Phủ Định Với Cách Tiếp Cận Này

Thứ nhất, quy trình này mất khá nhiều thời gian. Thông thường, các tổ chức không có quy trình kinh doanh cụ thể sẽ phải ghi chép lại toàn bộ giải pháp, chỉ để hiểu được tình trạng hiện tại.

Thứ hai, bạn sẽ gặp một số sự phản đối từ các bên liên quan. Những người này có thể sợ rằng sự thay đổi sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến họ và công việc của họ. Do đó, họ không sẵn lòng chia sẻ thông tin về môi trường hiện tại. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự thật và tính chính xác của tình trạng hiện tại.

3. Khi Nào Bạn Bỏ Qua Bước Phân Tích Trạng Thái “As Is”?

Nếu bạn khá chắc chắn rằng bạn sẽ tái sử dụng các quy trình hiện có của bạn. Nhưng nếu bạn biết rằng bạn cần phải bắt đầu suy nghĩ hoàn toàn mới, tại sao không nhảy thẳng vào “To-Be/Future State”?

Lợi ích của việc nhảy thẳng vào giải pháp “To Be” là:

• Bạn không bị hạn chế bởi quy trình hiện tại, công nghệ, các ràng buộc kế thừa. Các giải pháp trong tương lai không nên bị giới hạn bởi những hạn chế hiện tại.
• Tập trung vào tương lai chứ không phải hiện tại.
• Bạn đang ngưng kết nối giữa nơi bạn đến và nơi bạn đi. Điều này có lợi khi bạn có cơ hội nhìn vào một cái gì đó từ góc nhìn mới mẻ, giống như một doanh nhân.
• "To Be" chủ yếu là một quá trình sáng tạo, trọng tâm ban đầu không phải là tìm ra những vấn đề, mà là tìm ra các giải pháp sáng tạo.

Để giúp bạn trong việc tạo ra giải pháp To Be, có rất nhiều kỹ thuật có sẵn từ quy trình phân tích nghiệp vụ như:

• Kỹ thuật động não (brainstorming) là một kỹ thuật nhằm tạo ra một sự lựa chọn rộng lớn hoặc đa dạng.
• Kịch bản phân cảnh (story boarding) thể hiện một cách trực quan chi tiết các chuỗi các hoạt động bằng cách tổng hợp các tương tác người dùng khác nhau với các giải pháp.
• Mô hình Canvas (Business Model Canvas) có thể được sử dụng như một công cụ chẩn đoán và lập kế hoạch liên quan đến chiến lược và sáng kiến. Nó bao gồm 9 nhóm nhân tố chính mô tả cách thức một tổ chức dự định đem lại giá trị.
• Lập bản đồ tư duy (mind map) là một hình thức ghi chép lại những suy nghĩ, ý tưởng và thông tin trong một sơ đồ không tuyến tính (non-linear diagram).
• Câu chuyện của người dùng (user story) dùng nắm bắt nhu cầu của một bên liên quan cụ thể và cho phép các nhóm xác định tính năng của giá trị cho một bên liên quan bằng cách sử dụng tài liệu ngắn, đơn giản.

4. Lộ Trình Ngược Từ TO-BE Quay Về AS-IS - Một Góc Nhìn Mới Của Phân Tích GAP

Các phương pháp AGILE rất phù hợp với cách tiếp cận này, trong đóbằng cách rút ngắn thời gian hoặc chu kỳ (lặp lại) phát triển, các nhóm có cơ hội thực tế hơn để cung cấp thứ gì đó đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng. Điều này cũng có nghĩa là ‘khách hàng’ tham gia nhiều hơn vào quá trình phân tích/thiết kế/phát triển. Bởi vì họ tham gia chặt chẽ hơn nên họ biết sớm hơn nếu điều gì đó không còn phù hợp nữa, các yêu cầu không còn phù hợp sẽ được giảm thiểu do nhận diện sớm những tư duy lỗi thời…

Trong nhiều dự án phần mềm, khách hàng dần cảm nhận thấy rằng thực trạng hiện tại còn rất xa so với mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt đến. Thời gian / nỗ lực bỏ ra có thể được sử dụng cho tương lai thay vì chỉ nhìn vào hiện tại. Bằng cách đưa ra quyết định táo bạo này ngay từ đầu và tập trung các nguồn lực ngay từ đầu, dự án có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc. Với thực tế công nghệ thay đổi chóng mặt như hiện nay và chuyển đổi số diễn ra khắp mọi nơi, khách hàng có thể đi nhanh hơn đến một viễn cảnh hoàn toàn mới mà không cần quay đầu lại, các ý tưởng cũ dần biến mất và thay vào đó là các ý tưởng mới (ví dụ kết nối với ChatGPT) được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu liên quan tương lai ngay trước mắt của họ.

Vì vậy, lần tới trước khi bắt tay vào thực hiện phân tích “nguyên trạng” tốn kém thời gian và tiền bạn, bạn có thể nên cân nhắc giá trị thực sự của một quyết định như vậy.

Việc con người thường ngần ngại từ bỏ cách làm việc hiện tại là điều bình thường. Hãy sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn (comfort zone) để đi đến quyết định táo bạo hơn. Nhưng đôi khi, nếu một người nhận ra rằng vùng an toàn trở thành một nơi đầy rủi ro hoặc nguy hiểm, bạn phải thu hết can đảm để thoát ra khỏi nó.

Tham khảo: BAC