[Tư vấn CNTT] Quản lý ngân sách CNTT cho doanh nghiệp
Published on: May 01, 2023
Last updated: June 20, 2024 Xem trên toàn màn hình
Last updated: June 20, 2024 Xem trên toàn màn hình
Recommended for you
- 04 Mar 2020
Kinh nghiệm lập dự toán chi phí dự án phần mềm theo phương pháp Man-Month - 03 Dec 2023 [Học tiếng Anh] Thành ngữ thú vị trong tiếng Anh (phần 2)
- 31 Jul 2024 [Học tiếng Anh] "Virtuous circle" và "Vicious cycle" là gì?
- 07 Mar 2024 [Học tiếng Anh] "Not even close" là gì?
- 01 Feb 2022 Thách thức với doanh nghiệp chuyển đổi số trong thời đại VUCA
Navigate IT budgeting complexities for business success. Learn what IT budgeting is, best practices, and helpful tools in this comprehensive guide. (Điều chỉnh sự phức tạp về ngân sách CNTT để đạt được thành công trong kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu phương pháp lập ngân sách CNTT là gì, các mẹo thực hành hay nhất và các công cụ hữu ích trong bài viết hướng dẫn toàn diện này.)
| Trong bối cảnh kinh doanh chủ yếu dựa trên công nghệ ngày nay, CNTT đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Và khi các công ty ngày càng dựa vào các giải pháp kỹ thuật số để nâng cao năng suất, tối ưu hóa hoạt động và duy trì tính cạnh tranh, việc lập ngân sách CNTT đã nổi lên như một khía cạnh cơ bản của kế hoạch tài chính. | In today's technology-driven business landscape, IT has become more important than ever. And as companies increasingly rely on digital solutions to enhance productivity, optimize operations, and remain competitive, IT budgeting has emerged as a fundamental aspect of financial planning. |
| Ngân sách CNTT chiến lược và có cấu trúc tốt đảm bảo doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả, điều chỉnh đầu tư công nghệ phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đưa ra quyết định sáng suốt để tăng trưởng bền vững. | A well-structured and strategic IT budget ensures businesses allocate resources efficiently, align technology investments with business goals, and make informed decisions for sustainable growth. |
| Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn tất cả các thứ bạn nên biết về lập ngân sách CNTT, khám phá các phương pháp hay nhất, những lỗi phổ biến cần tránh và các công cụ hữu ích giúp hỗ trợ tổ chức của bạn tạo ra ngân sách dồi dào. | In this guide, we’ll walk you through everything you should know about IT budgeting, exploring best practices, common mistakes to avoid, and helpful tools that empower your organization to create a flourishing budget. |
What is IT budgeting?
|
|
| Lập ngân sách CNTT là quá trình lập kế hoạch, phân bổ và quản lý nguồn tài chính cho chi phí CNTT trong một tổ chức. | IT budgeting is the process of planning, allocating, and managing financial resources for IT expenses within an organization. |
| Liên quan đến việc tạo ra một kế hoạch tài chính nêu rõ cách tổ chức sẽ chi tiền cho các sáng kiến, dự án, phần cứng, phần mềm, nhân sự và các chi phí khác liên quan đến CNTT trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một năm tài chính. | It involves creating a financial plan that outlines how the organization will spend its funds on IT-related initiatives, projects, hardware, software, personnel, and other expenses over a specific period, typically a fiscal year. |
| Ngân sách CNTT có thể khác nhau rất nhiều tùy thuộc vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp, ngành và nhu cầu công nghệ của bạn. Hãy coi ngân sách CNTT của bạn như một khoản đầu tư vào chiến lược CNTT, giúp thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận lâu dài đồng thời cải thiện năng suất kinh doanh. | An IT budget can vary greatly depending on the size and nature of your business, industry, and technological needs. Think of your IT budget as an investment in your IT strategy, which helps promote long-term growth and profitability while improving business productivity. |
| Nhìn chung, lập ngân sách CNTT giúp đảm bảo rằng trong quá trình quản lý chi phí doanh nghiệp, các nguồn lực CNTT được sử dụng hiệu quả để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh, thúc đẩy đổi mới và tăng trưởng. | Overall, IT budgeting helps ensure that IT resources are used efficiently to support business goals, driving innovation and growth while managing costs. |
Key components of an IT budget |
|
| Ngân sách CNTT thường bao gồm nhiều loại chi phí liên quan đến phần cứng, phần mềm, dịch vụ, nhân sự và các chi phí khác liên quan đến công nghệ. Dưới đây là một số thành phần phổ biến có thể được bao gồm trong ngân sách CNTT: | The IT budget typically covers a wide range of expenses related to hardware, software, services, personnel, and other technology-related costs. Here are some common components that may be included in an IT budget: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
How to create an IT budget
|
|
| Có một số cách thức tạo ra một kế hoạch tài chính có cấu trúc và chiến lược tốt. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về quy trình lập ngân sách CNTT. | There are several steps involved in creating a well-structured and strategic financial plan. Here's a step-by-step walkthrough of the IT budgeting process. |
|
Thiết lập mục tiêu lập ngân sách
Bắt đầu bằng cách hiểu rõ các mục tiêu và chiến lược kinh doanh tổng thể để xác định cách CNTT có thể hỗ trợ các mục tiêu này. Xác định một số ưu tiên chính cho năm tiếp theoi để xác định các lĩnh vực cần tiết kiệm chi phí và phân bổ các khoản đầu tư quan trọng vào đâu. |
Establish budgeting goalsBegin by understanding overall business goals and strategies so you can identify how IT can support these objectives. Identify a few key priorities for the upcoming year to guide you in determining areas for cost savings and where to allocate significant investments. |
|
Thu thập dữ liệu và đánh giá cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại
Tiếp theo, kiểm kê tất cả tài sản CNTT của doanh nghiệp, bao gồm phần cứng, giấy phép phần mềm, các thuê bao đăng ký và hợp đồng bảo trì. Đánh giá tình trạng và hiệu suất của cơ sở hạ tầng CNTT hiện có để xác định nhu cầu nâng cấp hoặc thay thế. |
Gather data and assess current IT infrastructureNext, take stock of all your IT assets, including hardware, software licenses, subscriptions, and maintenance contracts. Assess the condition and performance of existing IT infrastructure to determine upgrade or replacement needs. |
|
Gây chú ý tới các bên có lợi ích liên quan (stakeholders)
Tạo ngân sách CNTT liên quan đến sự hợp tác giữa các bộ phận quản lý CNTT, bộ phận tài chính, trưởng bộ phận, giám đốc điều hành doanh nghiệp và các bên liên quan quan trọng khác. Bạn sẽ cần hiểu các ưu tiên của các bên liên quan khác nhau để điều chỉnh ngân sách cho phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. |
Involve key stakeholdersCreating an IT budget involves collaboration between IT managers, finance teams, department heads, business executives, and other key stakeholders. You’ll need to understand different stakeholders’ priorities to align the budget with the overall organizational strategy. |
|
Phân tích lịch sử chi phí hoạt động và dự báo nhu cầu trong tương lai
Đánh giá lại các mô hình và ngân sách chi tiêu CNTT trong quá khứ là một cách tốt để phân tích những thành công và thiếu sót về ngân sách trước đó. Điều này sẽ giúp bạn dự báo các yêu cầu CNTT trong tương lai dựa trên mức tăng trưởng kinh doanh dự kiến, xu hướng công nghệ và các dự án sắp tới. |
Analyze past expenditures and forecast future requirementsReviewing past IT spending patterns and budgets is a great way to analyze previous budget success and shortcomings. This will help you forecast future IT requirements based on anticipated business growth, technology trends, and upcoming projects. |
| Bạn cũng phải tìm hiểu nguồn lực kỹ thuật của bạn được sử dụng ở đâu. Với công cụ như chế độ xem báo cáo tuần dành cho nhà phát triển của Flow, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan chi tiết về việc phân bổ thời gian của các kỹ sư của mình. Điều này cho phép bạn xác định nhanh chóng và chính xác mức độ chi phí của một tính năng hoặc loại công việc (ví dụ: bảo trì, sai sót, v.v.) đối với tổ chức về mặt thời gian và tiền bạc trong một khoảng thời gian nhất định. | You must also understand where your engineering resources are spent. With a tool like Flow's dev week view, you’ll get a detailed overview of your engineers' time allocation. This allows you to quickly and accurately determine how much a feature or type of work (e.g. maintenance, defect, etc.) costs the organization in terms of time and money during a given period of time. |
| Bằng cách lấy dữ liệu lịch sử chính xác, bạn sẽ có thể lập kế hoạch chính xác hơn cho các nguồn lực kỹ thuật hàng quý hoặc hàng năm. | By getting accurate historical data, you’ll be able to more precisely plan engineering resources on a quarterly or annual basis. |
|
Phân loại chi phí của bạn
Phân loại chi phí là rất quan trọng để hiểu rõ ràng về dòng tiền sẽ đi như thế nào trong ngân sách. Cách tiếp cận này chứng tỏ là một trong những phương pháp hiệu quả nhất trong việc theo dõi và quản lý chi tiêu của bạn. |
Categorize your costsCategorizing your expenses is vital to gain a clear understanding of where your money is going in the budget. This approach proves to be one of the most efficient methods in tracking and managing your expenditures. |
Bạn có thể phân loại chi phí của mình thông qua các thành phần chính của ngân sách CNTT:
|
You can categorize your costs through the key components of an IT budget:
|
| Và với công cụ theo dõi báo cáo theo tuần của Flow, bạn có thể nhanh chóng phân loại chúng theo dự án hoặc chi phí vận hành và chi phí vốn mà không cần phải phối hợp với nhóm nhà phát triển để thu thập một cách thủ công. | And with Flow’s dev weeks, you can quickly categorize them by project, or operational vs. capital expenditures without needing to coordinate with developer teams to collect manual estimations. |
|
Phân bổ kinh phí cho các sáng kiến và dự án CNTT khác nhau
Sau khi phân loại chi phí, hãy phân bổ vốn cho từng sáng kiến và dự án, có tính đến tiến trình, nhu cầu nguồn lực và kết quả dự kiến. Trong quá trình này, hãy xem xét các sáng kiến phù hợp nhất với mục tiêu của bạn và ưu tiên cho phù hợp. |
Allocate funds for various IT initiatives and projectsAfter categorizing your costs, allocate funds to each initiative and project, taking into account their timelines, resource needs, and anticipated outcomes. During this process, consider the initiatives that align most closely with your goals and prioritize accordingly. |
|
Có kế hoạch dự phòng và ngân sách
Mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, vì vậy, điều khôn ngoan là xác định những rủi ro tiềm ẩn và những điều không chắc chắn có thể ảnh hưởng đến ngân sách CNTT. Bạn có thể phân bổ quỹ dự phòng để giải quyết các chi phí bất ngờ hoặc những thay đổi trong phạm vi dự án. |
Have a contingency plan and budgetThings don’t always go according to plan, so it’s wise to identify potential risks and uncertainties that may impact the IT budget. You can allocate contingency funds to address unexpected expenses or changes in project scope. |
|
Lập danh sách kiểm tra ngân sách CNTT Danh sách kiểm tra ngân sách CNTT có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của quy trình lập kế hoạch tài chính của bạn. Sử dụng danh sách kiểm tra này làm hướng dẫn để đảm bảo ngân sách CNTT của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và giảm thiểu những sai lầm tốn kém. |
IT budgeting checklistAn IT budget checklist can significantly enhance the efficiency and effectiveness of your financial planning process. Use this IT budgeting checklist as a guide to ensure your IT budget aligns with business objectives, optimizes resource allocation, and minimizes costly mistakes. |
IT budgeting best practices
|
|
| Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tối ưu hóa chi phí vận hành và tăng doanh thu là những lợi ích chính của việc lập ngân sách CNTT hiệu quả. Hãy khám phá một số phương pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả của quy trình lập ngân sách CNTT. | Improving business efficiency, optimizing operational costs, and increasing revenue are key benefits of effective IT budgeting. Let's explore some best practices to enhance the efficiency of your IT budgeting process. |
|
Ưu tiên các dự án và sáng kiến CNTT
Khi phân bổ vốn cho các dự án CNTT, bạn nên ưu tiên các dự án dựa trên tác động tiềm tàng của chúng đối với sứ mệnh doanh nghiệp, khả năng sinh lời (ROI) và tầm quan trọng chiến lược của tổ chức. Tập trung vào các dự án mang lại giá trị cao nhất và phù hợp với mục tiêu trước mắt và lâu dài của bạn. |
Prioritize IT projects and initiativesWhen allocating funds for your IT projects, it’s best to prioritize projects based on their potential impact on the organization's mission, ROI, and strategic importance. Focus on projects that deliver the most value and align with your immediate and long-term goals. |
|
Nhấn mạnh sự liên kết CNTT với mục tiêu kinh doanh
Như đã đề cập, ngân sách CNTT phải phù hợp chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh tổng thể. Các sáng kiến CNTT nằm trong ngân sách sẽ đóng góp trực tiếp vào sự tăng trưởng, khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của tổ chức. Bạn cũng có thể giải thích tại sao một khoản chi phí cụ thể lại đáng đầu tư.
|
Emphasize IT alignment with business goalsAs we’ve mentioned, your IT budget should be closely aligned with overall business goals. The IT initiatives included in your budget should directly contribute to the organization's growth, competitiveness, and operational efficiency. Be able to justify why a particular expense is worth the investme |
|
Tạo sự linh hoạt trong quản lý ngân sách
Xây dựng một khoản bổ sung vào ngân sách của bạn cho những chi phí không lường trước được luôn là một ý tưởng tốt. Việc có thêm khoảng xê dịch đủ thông thoáng sẽ giúp bạn có không gian để chuyển hướng khi cần mà không vượt quá ngân sách. |
Build flexibility into the budgetBuilding an extra component into your budget for unforeseen expenses is always a good idea. Having that extra wiggle room will give you space to pivot if needed without going over budget. |
|
Tận dụng kỹ thuật chuẩn đối sánh và tiêu chuẩn ngành
Khi tạo ngân sách CNTT, bạn có thể tận dụng tiêu chuẩn ngành và kỹ thuật đo lường chuẩn đối sánh để so sánh chi phí CNTT với các tổ chức tương tự. Điều này sẽ giúp xác định các lĩnh vực mà bạn có thể tối ưu hóa hoặc điều chỉnh chi phí. |
Leverage benchmarking and industry standardsWhen creating an IT budget, you can leverage benchmarking and industry standards to compare IT expenses with similar organizations. This will help identify areas where you can optimize or adjust costs. |
|
Dự đoán các công nghệ và xu hướng mới nổi
Một phương pháp quan trọng khác đối với việc lập ngân sách CNTT là dự đoán các công nghệ mới nổi và xu hướng của ngành. Có thể cần phải phân bổ nguồn lực để khám phá những cơ hội mới để bạn có thể dẫn đầu đối thủ. |
Anticipate emerging technologies and trendsAnother important best practice for IT budgeting is anticipating emerging technologies and industry trends. It may be necessary to allocate resources for exploring new opportunities so you can stay ahead of the competition. |
|
Xem lại ngân sách của bạn thường xuyên
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên thường xuyên xem xét ngân sách CNTT để đảm bảo ngân sách đó luôn phù hợp và hiệu quả. Nếu cần, hãy điều chỉnh dựa trên những thay đổi trong ưu tiên kinh doanh hoặc điều kiện thị trường. |
Revisit your budget routinelyLast but not least, you should regularly review the IT budget to ensure it remains relevant and effective. If necessary, make adjustments based on changes in business priorities or market conditions. |
Common IT budgeting mistakes to avoid
|
|
| Việc tránh các lỗi phổ biến khi lập ngân sách CNTT là rất quan trọng để đảm bảo chi tiêu CNTT được tối ưu hóa, phù hợp với mục tiêu kinh doanh và góp phần vào thành công chung của tổ chức. Dưới đây là một số lỗi lập ngân sách CNTT phổ biến cần chú ý: | Avoiding common IT budgeting mistakes is crucial for ensuring IT spending is optimized, aligned with business goals, and contributes to overall organizational success. Here are some common IT budgeting mistakes to watch out for: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tools for effective IT budgeting
|
|
| Khi nói đến lập ngân sách CNTT, nhiều công cụ khác nhau có thể giúp đơn giản hóa quy trình, cải thiện độ chính xác và tăng cường quản lý tài chính tổng thể. Các công cụ lập ngân sách CNTT tốt nhất thường cung cấp các tính năng theo dõi, dự báo, báo cáo và cộng tác chi phí. Hãy xem một số công cụ hiệu quả mà bạn có thể sử dụng để lập ngân sách CNTT. | When it comes to IT budgeting, various tools can simplify the process, improve accuracy, and enhance overall financial management. The best IT budgeting tools often offer expense tracking, forecasting, reporting, and collaboration features. Check out some effective tools you can use for IT budgeting. |
|
Phần mềm quản lý tài chính
|
Financial management softwareFinancial management software often includes budgeting modules that allow businesses to create, track, and manage IT budgets alongside other financial activities. Tools like Intuit and Xero are great for financial management. |
|
Phần mềm lập ngân sách CNTT
Phần mềm lập ngân sách CNTT chuyên dụng phục vụ riêng cho nhu cầu của bộ phận CNTT. Những công cụ này thường cung cấp các mẫu dựng sẵn, khả năng dự báo, lập kế hoạch kịch bản và tích hợp với các hệ thống tài chính khác. Một số ví dụ về phần mềm lập ngân sách CNTT bao gồm lập kế hoạch ngày làm việc theo phương pháp thích ứng (adaptive planning). |
IT budgeting softwareSpecialized IT budgeting software caters specifically to the needs of IT departments. These tools often provide pre-built templates, forecasting capabilities, scenario planning, and integration with other financial systems. Some examples of IT budgeting software include Workday Adaptive Planning and Planful.
|
|
Nền tảng phân tích
Cuối cùng, việc tích hợp nền tảng phân tích như Pluralsight Flow vào danh sách công nghệ của bạn có thể là một sự bổ sung có giá trị cho việc lập ngân sách CNTT. Bằng cách sử dụng tính năng chiến lược đầu tư, bạn có thể hiểu rõ hơn về cách các kỹ sư phân bổ thời gian của họ, đảm bảo sự tập trung của họ được hướng vào các nhiệm vụ thiết yếu. |
Analytics platformsFinally, integrating an analytics platform such as Pluralsight Flow into your tech stack can be a valuable addition to IT budgeting. By using the investment strategy feature, you can gain insights into how your engineers allocate their time, ensuring their concentration is directed toward essential tasks.
|
|
Flow cũng có hiệu quả cao trong việc xác định các điểm nghẽn, cho dù có thể xuất phát từ sự kém hiệu quả của quy trình doanh nghiệp, đào tạo không đầy đủ hay nguyên nhân nào khác.
Việc kết hợp nền tảng phân tích với phần mềm quản lý tài chính, công cụ quản lý dự án và các giải pháp lập ngân sách CNTT khác có thể tạo ra cách tiếp cận toàn diện và chính xác cho việc lập ngân sách và phân bổ nguồn lực CNTT. |
Flow is also highly effective for pinpointing bottlenecks, whether they stem from process inefficiencies, inadequate training, or something else. Combining an analytics platform with financial management software, project management tools, and other IT budgeting solutions can create a holistic and accurate approach to IT budgeting and resource allocation. |
Enhance your IT budgeting process with Pluralsight Flow
|
|
| Trong bối cảnh kinh doanh và công nghệ ngày càng phát triển, việc lập ngân sách CNTT hiệu quả là nền tảng của sự thành công. Tuy nhiên, việc điều hướng sự phức tạp của việc lập ngân sách CNTT đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ hiểu biết về các nguyên tắc tài chính; nó đòi hỏi các công cụ và nguồn lực phù hợp. | In the ever-evolving technology and business landscape, effective IT budgeting stands as a cornerstone of success. However, navigating the intricacies of IT budgeting requires more than just an understanding of financial principles; it demands the right tools and resources. |
| Bằng cách sử dụng Pluralsight Flow, bạn có thể nâng cao quy trình lập ngân sách CNTT của mình, thu được những hiểu biết có giá trị về năng suất và hiệu suất của nhóm phát triển phần mềm. Khoản đầu tư này nuôi dưỡng sự hợp tác của nhóm, tạo điều kiện đạt được các mục tiêu của nhiệm vụ và dự án, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quy trình làm việc. | By utilizing Pluralsight Flow, you can elevate your IT budgeting process, gaining valuable insights into your software development team's productivity and performance. This investment nurtures team collaboration, facilitates attaining task and project objectives, and optimizes workflow efficiency. |
Phạm Tuệ Linh
Business Analyst, TIGO Solutions
Business Analyst, TIGO Solutions
[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"pluralsight\",\"sourceValue\":\"https://www.pluralsight.com/resources/blog/it-ops/it-budgeting\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"}]
Nguồn
{content}
Khám phá thêm các chủ đề sau
Guest Blogging: The Definitive Guide
