Ủa, em tưởng

Trong công việc, mỗi khi có lỗi xảy ra, bạn có thể được nghe thấy câu bao biện kinh điển "Em tưởng". Tuy nhiên với người Nhật, dường như cụm từ đó không bao giờ xuất hiện trong từ điển. Vậy điều gì khiến họ có thể tránh được lỗi này?

Mùa hè năm 2008, Toyota gặp phải một cuộc khủng hoảng tồi tệ, khi Cơ quan An toàn giao thông đường bộ quốc gia Mỹ (NHTSA) điều tra về lỗi kẹt thảm sàn xe, gây ra tăng tốc không theo chủ ý ở xe minivan Toyota Siena. Kết quả là hãng đã phải thu hồi 26.501 chiếc xe này để thay thảm sàn xe.

Giữa cuộc khủng hoảng, chủ tịch toàn cầu tập đoàn Toyota, Aiko Toyoda tới một đại lý ở Ann Arbor, bang Michigan, Mỹ để điều tra cụ thể về vụ thu hồi xe. Chuyến đi bí mật đến mức bộ phận PR hoàn toàn không biết.

Mặc nguyên bộ vét đắt tiền, ông cúi xuống mặt đường, kiểm tra phần thảm của một trong các xe, gây cho các nhân viên sở tại một phen bất ngờ vì vị lãnh đạo cao cấp của mình. Quả là bất ngờ, vì với cương vị của chủ tịch tập đoàn ô tô lớn nhất thế giới, ông có thể ngồi ở văn phòng của mình tại Mikawa (ngoại ô Nagoya, trụ sở của Toyota), đợi các báo cáo hàng chục trang được chuẩn bị chi tiết từ đại diện kinh doanh của Toyota tại Mỹ.

Tuy nhiên với triết lý Genchi Genbutsu Genjitsu của Toyota, điều này hoàn toàn không bất ngờ. Trong một hội nghị, tổng giám đốc Toyota - Fujio Cho đã dịch cụm từ này sang tiếng Anh là “Have you seen it yourself?” (Bạn đã tận mắt thấy nó chứ?), với ý nghĩa rằng, nếu bạn không thấy tận mắt một vấn đề gì đó, thì những hiểu biết của bạn về nó đều đáng nghi ngờ.

Chủ nghĩa tam hiện (3 Gen) là gì?

Chủ nghĩa tam hiện được hiểu là nhìn thấy chân tướng sự việc bằng cách quan sát “Genba - Hiện trường, Genbutsu - Hiện vật và Genjitsu - Hiện thực”. Khi nắm bắt hiện trạng trong quá trình giải quyết vấn đề, Toyota luôn áp dụng triệt để chủ nghĩa tam hiện.

Hệ thống 3 GEN tương tự như khái niệm MBWA (Management By Walking Around) đã được Tom Peters và Nancy Austin đưa ra trong một cuốn sách xuất bản năm 1985. Không nhưng giám đốc mà các chức vụ thấp hơn, bao gồm cả nhân viên, được khuyến khích xuống hiện trường, đi dạo quanh tòa nhà văn phòng và tích cực tham gia họp với các bộ phận khác để nắm bắt tình hình.

Genba - Hiện trường

Genba là vị trí mà vấn đề thực sự xảy ra, tuy nhiên cũng có thể không phải là nơi xảy ra phần lớn thiệt hại, đó có thể là xưởng sản xuất, dây chuyền nơi công nhân làm ra lỗi… Không gì có thể thay thế cho việc quan sát trực tiếp hiện trường trong quá trình nắm bắt hiện trạng của vấn đề.

Trong nhiều tổ chức, nhân viên cố gắng giải quyết các vấn đề bằng cách suy nghĩ về vấn đề và đưa ra các giả thuyết chưa được kiểm tra trên thực địa. Điều này khiến cho vấn đề không được đánh giá đúng, từ đó đưa ra các nguyên nhân sai lầm, đối sách không hiệu quả.

Trong kinh doanh, genba được xem là nơi giá trị được tạo ra có thể là công xưởng, hoặc nơi trực tiếp kinh doanh bán hàng. 

Genchi mang ý nghĩa "go to the genba". Genba trong tiếng Nhật có nghĩa là “hiện trường”. Các thám tử gọi hiện trường nơi xảy ra vụ án là genba. Các phóng viên tường thuật trực tiếp từ hiện trường gọi nó là genba.

“Quan sát hiện trường một cách khách quan, không phỏng đoán. Đặt câu hỏi “tại sao” 5 lần với mọi vấn đề” - Taiichi Ohno, tác giả của Hệ thống Sản xuất Toyota (trích từ tài liệu Toyota Way)

Genbutsu - Hiện vật

Khi nghiên cứu hiện trường, người nhân viên điều tra hiện trạng vấn đề cần phải kiểm tra các bộ phận thiết bị và vật liệu có liên quan tới sự cố. Hầu hết các trường hợp, sản phẩm lỗi có thể đã bị loại bỏ và thay thế trước khi chúng ta điều tra vấn đề.

Genbutsu là tình trạng của hiện vật, hay rộng hơn là bằng chứng khách quan. Bằng chứng này có thể là máy móc bị hỏng, hay là một khiếu nại của khách hàng. Còn Gen-jitsu là tư duy hiện thực, khả năng nắm được hiện trạng của sự việc.

Genjitsu - Hiện thực

Đây là lúc mà các chúng ta cần phân tích về những gì nhìn thấy trên quy trình sản xuất. Một trong những điều bạn cần biết về Genjitsu là nó không có nghĩa là chỉ tay hoặc đổ lỗi cho ai đó về bất cứ điều gì. Đây chỉ đơn giản là bước cần thiết để có thêm thông tin có thể giúp các nhà quản lý và lãnh đạo thực hiện những thay đổi cần thiết để loại bỏ lãng phí khi có thể cũng như tránh các vấn đề phát sinh.

Chủ nghĩa ba hiện có thể "chữa lành" căn bệnh "em tưởng"?

Trong công việc, mỗi khi có lỗi xảy ra, bạn có thể được nghe thấy câu bao biện kinh điển "Em tưởng". Thường thì bệnh “em tưởng” hay xuất hiện ở các bạn mới đi làm. Có thể một phần nguyên nhân là các trường đại học tại Việt Nam giảng dạy theo thiên hướng đại cương, chung chung, nên nếu bạn nào bằng lòng với kiến thức được cung cấp sẵn, thì sẽ không đào sâu đến tận cùng vấn đề, để tận mắt thấy mọi thứ vận hành ra sao.

Genchi Genbutsu Genjitsu nghĩa là đến tận nơi, xem tận mắt thay vì tiếp nhận thông tin qua một người trung gian

Tuy nhiên, nếu đã từng làm việc trong một công ty của người Nhật, bạn chắc chắn sẽ không bao giờ nghe thấy câu này, kể cả từ nhân viên tập sự cấp thấp nhất. Lí do chính là người Nhật có hẳn một quy trình dựa trên triết lý Genchi Genbutsu Genjitsu để tránh lỗi này:

• Khi một vấn đề xảy ra, hãy đến hiện trường trước, đừng cố đưa ra các phỏng đoán dựa trên việc gọi điện hay các báo cáo trên bàn giấy. Lí do là sẽ có một khoảng cách rất lớn giữa những gì mình “tưởng” và những gì thực sự xảy ra ở hiện trường. Thêm nữa là sự việc qua cách nhìn một người khác, và được báo cáo lại, sẽ bao gồm cả cách nhìn riêng của người đó.
• Kiểm tra kỹ càng hiện vật (gen-butsu) - bởi vì chỉ có nhìn tận mắt mới có thể tin được (seeing is believing). Mọi báo cáo đều mang tính tương đối và chủ quan.
• Đưa ra đối sách (counter-measures) tạm thời để giải quyết vấn đề ngay lập tức
• Sau đó, dựa trên những dữ liệu thực tế, đi tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• Cuối cùng, tiêu chuẩn hóa quy trình để tránh lỗi lặp lại

Việc nằm lòng và thực hành quy tắc Genchi Genbutsu Genjitsu “Đi đến hiện trường, nắm bắt hiện trạng, tư duy hiện thực”, người Nhật luôn nắm bắt được cốt lõi, đi đến tận cùng vấn đề, xác nhận sự thật, từ đó tránh được nhận định những nhận định chủ quan và câu bao biện “em tưởng”.

3GEN - Giải quyết tận gốc vấn đề

Một nửa bánh mỳ vẫn là bánh mỳ. Một nửa sự thật vẫn không thể là sự thật

3GEN không đơn giản là một hành động mang tính “thể chất” như nghĩa đen là đi tới hiện trường và nhìn bằng mắt; mà có nghĩa là người quản lý phải có nhận thức đầy đủ về các tác động của quyết định lên môi trường xung quanh vấn đề nói chung (theo tạp chí The Economist). Hiểu biết cá nhân giúp người quản lý có thể tự xác nhận chính xác vấn đề là gì, quan sát và kiểm tra với tinh thần làm chủ (như thể mình là founder thay vì nhân viên). Việc tiếp theo là phối hợp với cá nhân và bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề trong tinh thần đồng thuận và đạt mục tiêu nhanh nhất, đồng thời tiêu chuẩn hóa công việc, khái quát hóa thành lý luận và cải thiện quy trình để tránh sai lỗi lặp lại.

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Khám phá thêm các chủ đề sau