Chi phí là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình triển khai Odoo. Chi phí triển khai Odoo không phải là một khoản chi phí cố định, nó thay đổi dựa trên yếu tố như: phiên bản, quy mô dự án/công ty, thời gian, mức độ tùy chỉnh, cũng như số lượng người dùng và loại người dùng,…Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chi phí triển khai Odoo và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này. Nếu bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch cài đặt, triển khai Odoo ERP, bài viết này có thể giúp bạn rất nhiều.

Chi phí phần mềm

Odoo Pricing và Enterprise pricing, cả hai đều là những khía cạnh quan trọng cần xem xét nếu bạn chuẩn bị lên kế hoạch triển khai phiên bản cộng đồng hoặc phiên bản doanh nghiệp của phần mềm Odoo.

Như chúng ta đã biết, chi phí phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) sẽ tăng dựa trên tiến trình của dự án và sự phức tạp của các mô-đun mà người dùng cần phát triển. Dựa vào đó, chi phí phân bổ nguồn lực được tính toán bởi nhà cung cấp, sau đó họ sẽ gửi cho bạn bảng báo giá hoặc các đề xuất. 

Với tư cách là đối tác của Odoo hoặc công ty của nhà cung cấp, doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí khác nhau khi thực hiện bất kỳ dự án quy mô nhỏ hay lớn nào. Chúng bao gồm chi phí tài nguyên, nghiên cứu và phát triển, tài sản, chi phí hợp tác và các loại chi phí khác. Dựa trên tất cả các tính toán này, chi phí dự án Odoo được xác định bởi nhà cung cấp.

Chi phí triển khai phần mềm Odoo (Phiên bản cộng đồng)

Triển khai Odoo bao gồm nhiều phần khác nhau như cài đặt Odoo, quản lý máy chủ, quản lý mô-đun, cấu hình, tùy chỉnh quy trình quy trình công việc, thiết lập hệ thống phân cấp, đào tạo, hỗ trợ, v.v. Mặc dù phần mềm Odoo ERP bao gồm hơn 1000 ứng dụng hỗ trợ tối đa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,chi phí triển khai Odoo có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành bạn tham gia và quy mô triển khai.

Chi phí cài đặt Odoo

Nhiều người vẫn đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm: chi phí triển khai và chi phí cài đặt. Họ cho  rằng cài đặt và triển khai là một và giống nhau, nhưng trên thực tế cài đặt Odoo là một phần của triển khai Odoo. Triển khai Odoo là một khái niệm rộng hơn. Cài đặt Odoo được thực hiện trong vài cú nhấp chuột và không mất nhiều thời gian so với triển khai Odoo. Quá trình cài đặt Odoo diễn ra sau khi máy chủ được thiết lập và không có gì khác ngoài việc cài đặt các gói Odoo, Postgres, Odoo, mô-đun trên máy chủ của riêng bạn – Công việc cài đặt chỉ mất vài giờ mà bạn chỉ cần có ít kiến ​​thức về phần mềm Odoo ERP – Đôi khi, bạn có thể gặp phải sự cố cài đặt, nơi bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các công ty CNTT và các đội ngũ chuyên gia. 

Cài đặt Odoo được thực hiện khi bạn muốn hiển thị và hiểu chức năng của Odoo ERP cơ bản cho công ty của mình hoặc chỉ cho mục đích học tập. Trong khi đó, triển khai Odoo là thuật ngữ rộng hơn vì nó liên quan đến nhiều tài nguyên và nhiều nhiệm vụ khác nhau từ thu thập yêu cầu cho đến triển khai và hỗ trợ Odoo.

Các chi phí khác trong việc triển khai Odoo

Chi phí triển khai Odoo có thể được tăng hoặc giảm tùy vào các tùy chọn mà bạn muốn cài đặt. 

Chi phí ứng dụng Odoo

Odoo ERP bao gồm nhiều ứng dụng khác nhau, mặc dù phiên bản cộng đồng đã được cung cấp miễn phí với nhiều mô-đun. Có nhiều ứng dụng khác nhau do nhà cung cấp và đối tác phát triển được bán trên cửa hàng ứng dụng Odoo. Nếu phiên bản Community thiếu bất kỳ chức năng nào, bạn có thể mua các ứng dụng này để đáp ứng các yêu cầu của mình. Đây là một trong những lĩnh vực định giá Odoo mà người ta luôn phải chú ý khi tính chi phí triển khai Odoo.

Các tùy chỉnh (Customization)

Tùy chỉnh Odoo là một yếu tố quan trọng khác khiến chi phí dự án có thể tăng lên, nếu ứng dụng trả phí bên ngoài phiên bản cộng đồng Odoo không có sẵn để đáp ứng các quy trình hoặc nhu cầu kinh doanh, thì ta cần phải tùy chỉnh phần mềm Odoo ERP ở mức độ phù hợp với doanh nghiệp các quy trình. Chi phí tùy chỉnh Odoo dựa trên sự phức tạp và nguồn lực liên quan. Dữ liệu càng lớn; giá càng tăng và ngược lại. Do đó, để giảm thiểu chi phí sử dụng Odoo, người ta có thể giảm thiểu các tùy chỉnh và thực hiện các quy trình Odoo tiêu chuẩn.

Nhà cung cấp & Tài nguyên

Chi phí triển khai Odoo cũng có thể khác nhau dựa trên nhà cung cấp và tài nguyên của nó, nếu tài nguyên đó có khả năng đáp ứng thấp hơn thì chắc chắn giá do nhà cung cấp báo giá sẽ thấp hơn. Do đó, điều quan trọng là bạn phải chọn được một đội ngũ với Odoo Experience thay vì giao dự án cho các freelancer hoặc nhà cung cấp có ít kinh nghiệm hơn.

Phát triển mô-đun mới

Có một số trường hợp mô-đun mới cần được phát triển từ đầu vì không có mô-đun hiện có sẵn để bạn có thể thực hiện tùy chỉnh. Hãy nhớ rằng, chi phí sử dụng Odoo có thể khác so với loại mô-đun mới mà bạn muốn phát triển cho doanh nghiệp của mình.

Hỗ trợ & Bảo trì

Chi phí hỗ trợ Odoo thường không bao gồm các hợp đồng dự án. Ví dụ dựa trên tỷ lệ phần trăm cố định hàng năm hoặc hỗ trợ hàng quý, v.v. Nếu bạn cảm thấy không cần hỗ trợ thì có thể cắt giảm được chi phí này.  

Phát triển

Doanh nghiệp có thể sẽ cần đến Odoo Development thông qua mô hình ở nước ngoài hoặc tại chỗ, chi phí tại chỗ có thể làm tăng chi phí sử dụng Odoo của bạn trong khi phát triển offshore có thể giảm chi phí. Bạn nên bắt đầu với việc phát triển offshore đối với các quy trình ít phức tạp hơn và đối với mô-đun phức tạp, bạn có thể liên hệ với đội ngũ nhà cung cấp Odoo gần vị trí của bạn để thực hiện giải pháp. Người ta cũng có thể giảm chi phí sử dụng Odoo bằng cách thực hiện phân tích yêu cầu kinh doanh thích hợp hoặc phân tích GAP tại chỗ trong giai đoạn đầu thay vì chi tiêu nhiều hơn về lâu dài cho tài nguyên tại chỗ.

Chi phí máy chủ Odoo

Chi phí máy chủ là một chi phí khác liên quan đến việc triển khai Odoo, do đó, người ta cần lưu ý loại máy chủ mà tổ chức đang chọn bao gồm cơ sở hạ tầng .. máy chủ có thể thay đổi dựa trên các mô-đun hoặc người dùng sẽ sử dụng phần mềm như các tổ chức lớn đang triển khai phần mềm Odoo, chi phí có thể cao hơn và đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi việc sử dụng phần mềm Odoo ít hơn, chi phí có thể thấp hơn.

Chi phí cho giấy phép sử dụng
 

Lý do đặt phần này xuống cuối cùng là để cho bạn thấy rằng tất cả chi phí ở trên sẽ không đổi nếu bạn đang sử dụng phiên bản cộng đồng hoặc phiên bản Enterprise. Mặc dù trên hết nếu bạn đang sử dụng Odoo Enterprise Edition thì chi phí bổ sung liên quan là chi phí cấp phép và chi phí Ứng dụng mà bạn mua từ Odoo. Có nhiều phiên bản khác nhau của phiên bản Odoo Enterprise như Odoo tại cơ sở, trực tuyến và Odoo.sh dựa trên phiên bản bạn chọn, giá cấp phép có thể khác nhau. Ngoài ra, tùy vào các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau, giá của phiên bản Odoo Enterprise cũng có thể khác nhau.

Thí dụ triển khai dự án Odoo Bất Động Sản

Nếu bạn là giám đốc dự án (PM Project Manager), để triển khai giải pháp CNTT vào áp dụng trong vận hành của doanh nghiệp bạn thì bạn nên tìm hiểu và thực hiện:

Tỉm hiểu về doanh nghiệp sẽ triển khai ERP

1. Hiểu rõ về doanh nghiệp của bạn (tổ chức công ty, nhân sự chủ chốt của các bộ phận,…)
2. Hiểu rõ về mặt thương mại của doanh nghiệp bạn (sản phẩm, khách hàng, đối tác, thị trường,..cùng với các qui trình quản lý)
3. Các ứng dụng phần mềm hiện tại đang dùng, các tính năng của nó và nên có phân tích việc khai thác của doanh nghiệp bạn hiện tại như thế nào
4. Bạn nên tài liệu hóa lại các:
   1. Qui trình
   2. Biểu mẫu
   3. Báo cáo quản trị và báo cáo vận hành
   4. Các vấn đề xảy ra trong vận hành

Bạn thật sự hiểu doanh nghiệp của bạn bao nhiêu thì khả năng thành công và thời gian triển khai của dự án sẽ theo các tỷ lệ này. Các giám đốc dự án là người mới tuyển về công ty, cho dù là kinh nghiệm thế nào đi chăng nữa, nếu không am hiểu chính doanh nghiệp của mình thì độ rủi ro của dự án vẫn là rất cao.

Chuẩn bị triển khai

Đưa một ứng dụng mới vào vận hành quản lý, dù là sản phẩm có tốt đến chừng nào đi chăng nữa thì chắc chắn cũng có các vấn đề với chính doanh nghiệp của bạn – chuẩn bị càng tốt, giảm thiểu các vấn đề phát sinh càng tốt.

1. Mục tiêu của dự án triển khai ứng dụng mới: điều này thường là ban giám đốc, các bộ phận nghiệp vụ cần phải nói lên cho được mục tiêu của bạn cần triển khai là gì? phần lớn các bạn sẽ bỏ qua điều này và nếu có làm việc với các bộ phận, bạn sẽ rất ít nhận được câu trả lời xác đáng cho việc này.
2. Nhu cầu quản lý của các bộ phận là gì? dự án ERP thì liên quan bộ phận kế toán, mua hàng, kho, sản xuất, bán hàng… các bộ phận này nên cung cấp cho bạn các yêu cầu quản lý của họ, họ mong muốn điều gì ở dự án phần mềm mới nhằm giúp họ trong công việc hiện tại.
3. Tổ chức team triển khai dự án nhằm giúp bạn, nhân sự tham gia dự án và ban giám đốc xác định được các nhân sự sẽ tham gia vào dự án, vai trò của các nhân sự này và công việc mà họ đóng góp cho dự án nhằm mang đến sự thành công của dự án.
4. Tài liệu các vấn đề hiện tại liên quan tới dự án
5. Tài liệu yêu cầu người dùng là tài liệu mà bạn cần liệt kê các tính năng của phần mềm cần đáp ứng cho hoạt động của doanh nghiệp bạn bao gồm nghiệp vụ và kỹ thuật của giải pháp.
6. Ngân sách cho dự án

Bạn nên chuẩn bị thật kỹ trước khi bắt đầu triển khai – điều này mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích nhất là lợi ích về độ thành công của dự án luôn được nâng lên rất cao.

Các lợi ích khi chuẩn bị triển khai:

1. Tạo nên môi trường làm việc cho các nhân sự tham gia dự án
2. Tiết kiệm rất nhiều thời gian khi đối tác triển khai tham gia, điều này chắc chắn giúp bạn giảm chi phí triển khai rất nhiều.
3. Giảm đi rất nhiều rủi ro của dự án, nâng cao độ thành công của dự án

Nguồn: Tổng hợp