Trong bối cảnh hội nhập kinh tế với sự diễn biến phức tạp của nền kinh tế thế giới, thêm vào đó là sự bùng nổ và phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, đặc biệt là cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang thay đổi thế giới hàng ngày. Do đó, việc nắm bắt và quản trị được các nguồn lực của doanh nghiệp là bài toán được quan tâm hơn bao giờ hết. Còn hoạt động quản lý doanh nghiệp sẽ hiệu quả hơn nếu nắm bắt được rõ các quy trình nghiệp vụ.

Hiện nay việc sử dụng các hệ thống thông tin tích hợp ERP (Enterprise Resource Planning) trong các doanh nghiệp để hiện đại hóa, tự động hóa các hoạt động quản trị tại doanh nghiệp đã trở nên rất phổ biến. ERP luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp, luôn được các doanh nghiệp quan tâm và là đích hướng đến của các doanh nghiệp nhằm quản lý và kiểm soát tốt các nguồn lực tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi ứng dụng ERP, nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ việc khi triển khai ERP chỉ quan tâm đến các chức năng của hệ thống mà quên đi quản lý quy trình nghiệp vụ BPM (Business Process Management). Điều này dẫn đến nhiều quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bị thay đổi, gây khó khăn trong cho người thực hiện công việc. Vì vậy, nhà quản trị cần hoạch định chiến lược nghiên cứu và bổ sung BPM kết hợp với ERP là rất cần thiết với doanh nghiệp.

Nếu tiếp cận dưới góc độ người sử dụng thì gần như không thấy sự khác biệt giữa BPM và ERP. Tuy nhiên, với góc nhìn của nhà quản trị thì giữa BPM và ERP có rất nhiều sự khác nhau, từ cách tiếp cận với công nghệ quản trị cũng như tiếp cận doanh nghiệp của chính mình.

ERP là giải pháp quản trị tổng thể các nguồn lực doanh nghiệp. Kho dữ liệu của ERP chứa toàn bộ các dữ liệu của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu phát sinh thực tế, dữ liệu lên kế hoạch, dự báo hoạt động của doanh nghiệp… Trong khi đó, BPM là giải pháp quản trị quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dữ liệu trong hệ thống BPM không chỉ chứa dữ liệu phản ảnh thực tế của tổ chức mà nó bao gồm dữ liệu về các bộ quy tắc hoạt động, cách xử lý và phân luồng hoạt động của toàn doanh nghiệp.

ERP bao gồm các dữ liệu phản ảnh thực tế phát sinh, các modul xử lý nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng, nhân sự, kho, kế toán… và là nơi để tổng hợp dữ liệu các modul. Mỗi modul chứa các chức năng trọn vẹn và không thể mở rộng quy trình sang modul khác. Nhưng BPM tiếp cận theo quy trình nên không có sự phân biệt giữa các modul và một quy trình có thể điều phối hoạt động của nhiều phòng ban khác nhau.

ERP có những quy trình đã được thiết kế sẵn và doanh nghiệp có thể lựa chọn những quy trình phù hợp với mình. BPM cung cấp những công cụ để thiết kế quy trình, mô hình hóa hoạt động của quy trình… và tạo dữ liệu để vận hành theo đúng quy trình được thiết kế.

ERP là một hệ thống hoạch định tổng thể doanh nghiệp nên khi triển khai có thể chi phí quá lớn mà doanh nghiệp chưa đủ sức chi trả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một vài modul. Điều này đang là phổ biến. Nhưng như vậy, doanh nghiệp lại không chú trọng vào những khâu quan trọng mà lại chú trọng vào một bộ phận quan trọng. Ví dụ như khi modul bán hàng, kho hàng được triển khai mà modul mua hàng lại chưa áp dụng. Điều này sẽ gây sự bất cân bằng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. BPM tiếp cận theo quy trình nên có thể lựa chọn những quy trình quan trọng để triển khai trước mà không cần phải dàn trải cho những tính năng lặt vặt, công việc không thường xuyên phát sinh. Chúng có thể được bỏ qua hay triển khai sau khi chuẩn bị đủ kinh phí. Điều này giúp doanh nghiệp chú trọng hơn vào những khâu quan trọng quyết định trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

ERP được thiết kế với những quy trình có sẵn nên nếu là doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh một vài ngành hàng nhất định ít biến động thì ERP là lựa chọn sáng suốt. Tuy nhiên, nếu là một doanh nghiệp mới, liên tục đổi mới và phát triển liên tục, thì BPM sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình theo yêu cầu của doanh nghiệp nhanh chóng hơn vì

BPM cung cấp các công cụ cho chúng ta làm việc đó rất dễ dàng.

Những cải tiến về hiệu suất và sự kết hợp mạnh mẽ giữa các hai công nghệ để đảm bảo chúng hoạt động kết hợp. Điều này có thể cho phép một kho duy nhất cho hiệu quả của quá trình đổi mới sản phẩm và quy trình. ERP và BPM là một cặp tự nhiên, khi kết hợp, có thể hỗ trợ một tổ chức từ đầu đến cuối góp phần cho nhà quản trị quản lý và kiểm soát tốt các nguồn lực tại doanh nghiệp.

Sự kết hợp giữa ERP và BPM chắc chắn đem lại sự hiệu quả và đổi mới trong quản trị doanh nghiệp

Các hoạt động kinh doanh ngày nay ngày càng phức tạp, bao gồm sự gia tăng số nhân viên, địa điểm, đối tác, quy trình và hệ thống kinh doanh. Không đội ngũ người ra quyết định nào có thể tự điều hành doanh nghiệp và không có lực lượng lao động có thể thành công mà không có một hoạt động tinh chỉnh có thể quản lý rất nhiều bộ phận chuyển động. Khi nói đến quản lý dữ liệu được sử dụng để chạy một loạt các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối, Enterprise Resource Planning (ERP) từ lâu đã đem lại một nguồn khả năng thực thi hiệu quả, tiêu chuẩn hóa và tích hợp cho tổ chức toàn bộ các nguồn lực cả về loại hình và quy mô. Về thiết kế, thi công, giám sát và tối ưu hóa các hành động được sử dụng để điều hành một tổ chức, quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) cho phép các tổ chức thực hiện và liên tục cải tiến. Cả hai đều rất quan trọng để quản lý một tổ chức sản xuất hiệu quả và giảm chi phí trong vận hành doanh nghiệp. Để đáp ứng về nhu cầu thông tin trong vận hành, rất nhiều các doanh nghiệp và tổ chức đang tìm kiếm giá trị trong sự kết hợp của ERP và BPM.Các nghiên cứu gần đây về BPM cho thấy, 39% các tổ chức vận hành tốt nhất khi họ có cả giải pháp ERP và BPM. Kết quả này dựa trên phản hồi từ hơn 400 tổ chức trên toàn cầu, kiểm tra các lý do tổ chức kết hợp các hệ thống này, cũng như những lợi ích mà các tổ chức đã thấy khi phục vụ khách hàng hiệu quả hơn và tiến hành kinh doanh một cách nhanh hơn.

Trọng tâm của việc cải thiện quy trình kinh doanh có thể có các tác dụng:

• Nâng cao hiệu quả bởi loại bỏ, kết hợp, hoặc cải tiến các bước và số lượng nhân viên tham gia vào các quy trình kinh doanh chủ chốt, các tổ chức có thể giảm thời gian để hoàn thành quy trình, giảm nguy cơ xuất hiện rủi ro và tiết kiệm chi phí.
• Ảnh hưởng lớn khác mà ERP và BPM đem lại là ảnh hưởng đến khách hàng. Cải thiện quy trình kinh doanh có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng. Điều này sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng và ảnh hưởng đến doanh thu. Các áp lực nói trên chỉ ra rằng các tổ chức xem BPM để vận hành tổ chức hiệu quả hơn và giảm chi phí. Đồng thời, chìa khóa các quy trình điều khiển doanh nghiệp định hình các chiến lược ERP, bao gồm giảm chi phí và khả năng thực hiện các quyết định và quy trình một cách nhanh hơn và linh hoạt hơn. ERP cuối cùng trở thành phương pháp, theo đó các quá trình được thiết kế trong BPM được theo dõi và thực hiện. Vì vậy, hai công nghệ này có mối liên quan chặt chẽ. Dữ liệu dưới đây minh họa lợi ích của việc kết hợp các công nghệ này một cách hiệu quả để tạo ra tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức.

Các công ty có cả ERP và BPM đều có khả năng gia tăng năng lực cải tiến liên tục các chức năng chéo nhằm nâng cao hiệu suất. Ngoài ra, việc sử dụng ERP và BPM còn đem lại khả năng nắm bắt các thông tin và tích hợp ý tưởng từ các nhóm nhân viên trong tổ chức, từ khách hàng và từ các nhà cung cấp. Điều này giúp các doanh nghiệp luôn chủ động trong kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Bên cạnh đó, các tổ chức có cả ERP và BPM cũng có cơ hội để chuẩn hóa, thực hiện và cập nhật các quy trình.

Một trong những lợi ích chính mà một giải pháp ERP có thể cung cấp là khả năng chuẩn hóa và truyền đạt những thực tiễn tốt nhất trong một tổ chức, trong khi đó BPM giúp thiết kế các quy trình này. Theo đó, các tổ chức có cả hai ERP và BPM có nhiều khả năng hơn so với những công ty không tạo ra các quy trình có thể tái sử dụng trong tổ chức và có thể được triển khai qua các hoạt động. Ngoài ra, BPM được sử dụng để đánh giá hiệu quả và cải thiện (sau đó được thực hiện thông qua ERP). Vì vậy nó có thể được được sử dụng để tạo ra một tổ chức nhanh nhạy hơn có thể phản ứng với sự biến đổi kinh doanh. BPM còn có thể được sử dụng để đo hiệu suất của các mẫu thực hành tốt nhất mà đi kèm với nhiều giải pháp ERP khác nhau.

Như vậy nếu thực hiện kết hợp cả ERP và BPM thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có thêm những khả năng gì?

Sự kết hợp ERP và BPM cho phép các tổ chức gia tăng sự linh động và giảm thiểu tác động của các sự kiện bất lợi. Trong số tổ chức có cả ERP và BPM đều có một quy trình để quản lý sự không tuân thủ và các thu hồi các sự kiện dư thừa trong toàn tổ chức. Điều này có thể giúp họ tránh được những chi phí phát sinh không đáng có, trong trường hợp tổ chức là các nhà sản xuất thì sự kết hợp này sẽ giúp tổ chức tránh được quy trình cung cấp nguyên liệu có hại cho khách hàng. Một điều quan trọng khác là, các tổ chức có cả ERP và BPM đều gia tăng khả năng cảnh báo người sử dụng của độ lệch của các quy trình kinh doanh. Điều này cho phép họ có những phản ứng ngay lập tức và điều chỉnh các quy trình để đảm bảo rằng mọi thứ tiếp tục “Chạy êm”. Cuối cùng, kết hợp ERP và BPM cung cấp các hướng dẫn đơn giản và toàn diện cho nhân viên để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.Các tổ chức có cả ERP và BPM luôn cung cấp cho nhân viên của họ một kho lưu trữ hướng dẫn làm việc tập trung. Tất cả nhân viên vì vậy có thể tiếp cận thực tiễn tốt nhất và đạt được các tiêu chuẩn. Ví dụ, nhân viên hiện trường có thể phục vụ khách hàng nhanh hơn, tăng sự hài lòng và giảm chi phí.

Như vậy, sự kết hợp của ERP và BPM sẽ đem lại nhiều cải tiến cho các tổ chức sử dụng chúng. Các tổ chức có cả ERP và BPM cho thấy sự gia tăng đáng kể hiệu suất của các quy trình kinh doanh thể hiện qua việc cung cấp đầy đủ và đúng hạn; lên kế hoạch tuân thủ đúng quy định. Điều này có thể được liên kết với các quyết định được đưa ra nhanh hơn để các tổ chức này có thể thực hiện tốt hơn và cuối cùng có thể dẫn đến tăng lợi nhuận. Những lợi nhuận sau đó có thể biện minh cho sự đầu tư tốn kém vào công nghệ.

Nguồn: infosoft.vn