Một số lưu ý quan trọng trong hợp đồng thầu phụ là những thông tin gì. Trong bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông tin cần thiết cho mọi người nắm vững.

Tham khảo mẫu template hợp đồng thầu phụ (áp dụng cho các dự án công trình xây dựng): Mẫu hợp đồng thầu phụ

Để hạn chế được các rủi ro khi thực hiện hợp đồng thầu phụ, bạn đọc cần để tâm đến một số lưu ý quan trọng trong hợp đồng thầu phụ sau:

Tính độc lập giữa hợp đồng chính với hợp đồng thầu phụ

Điều đầu tiên trong số các lưu ý quan trọng trong hợp đồng thầu phụ là cần hiểu rõ tính độc lập giữa hợp đồng thầu phụ với hợp đồng thầu chính và phân biệt chúng. 

Theo đó, hợp đồng thầu phụ là một dạng hợp đồng thông thường (trong lĩnh vực xây dựng, phát triển phần mềm...), bên giao thầu là nhà thầu chính, bên nhận thầu là nhà thầu phụ. Khi giao kết hợp đồng, bên thầu phụ cần lưu ý không đụng đến các điều khoản của chủ đầu tư. Đối với những dự án không quá lớn, để tiết kiệm chi phí và thời gian, nhà thầu chính thường áp dụng chiến thuật back-to-back, hợp đồng ký với chủ đầu tư thế nào thì hợp đồng với nhà thầu phụ cũng tương tự như thế.

Giá hợp đồng

Khi ký kết hợp đồng thầu phụ, nhà thầu phụ phải xác định không đề cập đến chủ đầu tư (là bên liên quan đến quyết định giá). Nghĩa là, nếu trong hợp đồng thầu phụ có nội dung là: “giá trong hợp đồng là giá tạm tính, giá cuối cùng là giá được chủ đầu tư xác nhận và phê duyệt” thì cần đàm phán sửa đổi ngay nếu không muốn giá trị thanh toán cuối cùng trong tương lai do các chủ thể khác quyết định. Đó là nhà thầu chính và chủ đầu tư.

Bên cạnh đó, đối với các trường hợp hợp đồng thầu phụ được ký kết để thi công gấp công trình (xây dựng) hoặc được yêu cầu bổ sung gấp một module nghiệp vụ mới vào dự án phát triển phần mềm, thì nhà thầu phụ nên đàm phán lại một cách kỹ lưỡng dựa trên giá dự toán thực tế của mình, không nên đồng ý với mức giá nhà thầu chính đưa ra một cách dễ dàng, nhanh chóng. Lưu ý đối với những dự án phần mềm, nhà thầu phụ rất dễ rơi vào cái bẫy "chậm tiến độ" do quản lý dự án hoặc chuyên gia phân tích (BA) thẩm định sai khối lượng các yêu cầu làm thêm. Các anh chị điều hành công ty phần mềm hết sức lưu ý về cách xử lý của các quản lý dự án dưới quyền - điều này có thể ảnh hưởng rất lớn về mặt nguồn lực, tiến độ và chất lượng dự án.

Tiến độ công việc

Tiến độ công việc cũng là một trong số các lưu ý quan trọng trong hợp đồng thầu phụ. Để làm được điều này, bạn cần chú ý một vài điểm sau:

• Tính toán được năng lực thực hiện mọi công việc theo tiến độ để yêu cầu tăng thêm thời gian hoặc điều chỉnh giá cả, nhân lực từ bên ngoài (nếu cần).

• Trong hợp đồng, nhà thầu phụ cần phải liệt kê rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ như: các nguyên nhân bất khả kháng, điều chỉnh khối lượng công việc so với hạng mục ban đầu (spec), các yêu cầu thay đổi thường xuyên (CR - change request, thường hay gọi "đẽo cày giữa đường"), trì hoãn tiến độ do nhà thầu chính,....

• Trách nhiệm vi phạm nếu chậm tiến độ và mức phạt. Mức phạt chậm tiến độ là bao nhiêu %/ngày, tối đa là bao nhiêu %, bao nhiêu ngày (tuần) chậm tiến độ thì NT chính được quyền chấm dứt HĐ và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Chỉ nên đàm phán ở mức tối đa bằng mức trách nhiệm trong hợp đồng chính! 

Nghiệm thu – bàn giao

Điều kiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm phải căn cứ vào yêu cầu trong hợp đồng thầu phụ cũng như các tài liệu, bản vẽ kỹ thuật đính kèm. Hợp đồng thầu chính sẽ không liên quan. 

Cần nêu rõ các quy định về nghiệm thu - bàn giao như thời gian, quy trình, nhân sự nghiệm thu,...

Hạng mục "kiểm tra nghiệm thu sản phẩm" (trong phần mềm là UAT - User Acceptance Testing, trong kinh doanh thiết bị viễn thông là ATP - Acceptance Testing Procedures) cũng cần hết sức lưu ý. Phải ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc nghiệm thu sản phẩm, nếu không sẽ phát sinh xung đột giữa các bên về cách thức nghiệm thu dự án.

Đặc biệt không nên chấp nhận các quy định tương tự như: “việc nghiệm thu công việc chỉ được tiến hành khi chủ đầu tư chấp nhận nghiệm thu toàn bộ công việc trong hợp đồng chính”. Cùng lắm là các công việc nghiệm thu giữa Chủ đầu tư - nhà thầu chính và nhà thầu chính - nhà thầu phụ phải được tiến hành song song.

Thanh toán

Vấn đề thanh toán của hợp đồng thầu phụ nhất định phải độc lập và không hề ràng buộc với hợp đồng thầu chính. Bởi vì theo quy định, hợp đồng thầu phụ và hợp đồng thầu chính là hai văn bản có nội dung độc lập với nhau. 

Trong điều khoản thanh toán của HĐ thầu phụ nhiều trường hợp quy định thanh toán theo hình thức “giáp lưng” (back-to-back), hay tương tự như “nhà thầu chính sẽ thanh toán cho nhà thầu phụ dựa trên tiến độ thanh toán của chủ đầu tư”. Xin nhắc lại rằng, HĐ thầu phụ và HĐ chính là 2 HĐ độc lập về pháp lý, do đó, vấn đề thanh toán cũng phải độc lập.

Ngoài ra, cần lưu ý một số vấn đề liên quan đến điều khoản thanh toán như sau:

• Cần đàm phán tiến độ thanh toán theo nhiều giai đoạn, càng chi tiết càng tốt, mục đích là để nhanh chóng được thanh toán sau mỗi phần công việc và hạn chế rủi ro.
• Cần loại trừ các điều kiện liên quan đến chủ đầu tư trong hồ sơ thanh toán như một phần của thủ tục.
• Cần đàm phán mức tạm ứng HĐ hợp lý để giải quyết các vấn đề tài chính của NT phụ liên quan đến thực hiện hợp dồng, hạn chế đến mức thấp nhất có thể sử dụng vốn vay bên ngoài phục vụ công việc.

Thực hiện hợp đồng

Các doanh nghiệp nói chung và NT phụ nói riêng thường mắc sai lầm trong quá trình thực hiện HĐ là: không thực hiện nghĩa vụ của mình theo đúng quy định của HĐ. Hợp đồng lập ra chỉ để ký, còn thực hiện thì theo yêu cầu của NT chính hoặc chủ đầu tư; thực hiện các công việc ngoài HĐ và các yêu cầu khác của NT chính hoặc chủ đầu tư nhưng không có văn bản xác nhận về vấn đề đó. 

Điều này sẽ gây bất lợi rất lớn cho nhà thầu phụ về sau nếu có bất kỳ sơ suất hay sự cố nào. Vì thế, nhà thầu phụ cần phải xác nhận đầy đủ bằng giấy tờ mỗi khi được yêu cầu công việc khác. 

Đây là hai vấn đề có quan hệ mật thiết với nhau và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi hầu hết các tranh chấp mà cuối cùng NT phụ phải “ngậm bồ hồn làm ngọt” chỉ vì không có chứng cứ. Vì vậy, khi thực hiện hợp đồng, công ty ông nên thực hiện đúng theo nội dung hợp đồng. Khi có công việc phát sinh thì nên thống nhất với NT chính bằng văn bản về nội dung và đơn giá công việc phát sinh trước khi thực hiện.

Một lưu ý rất quan trọng là các dự án phần mềm, nhà thầu thường lập hợp đồng rất sơ sài, hoặc có thể chủ đầu tư, tổ tư vấn và nhà thầu chính đã rất cố gắng nhưng cũng không thể soạn được hợp đồng chuẩn bám sát các đặc tính của phần mềm cần triển khai. Thí dụ các tiêu chí bàn giao tài liệu kỹ thuật nếu viết chung chung sẽ gây ra mơ hồ, khó có sự ràng buộc chắc chắn. Nhưng nếu viết cụ thể bàn giao tài liệu gì, thì có thể chi phí dự án sẽ đội vốn do nhà thầu phụ không chấp nhận "viết tài liệu nhiều hơn viết code".

Thí dụ bàn giao kịch bản test cases có thể tăng chi phí dự án rất nhiều. Hoặc bàn giao source code là một phần của hợp đồng, nhưng bàn giao tài liệu hướng dẫn "build code trên môi trường phát triển" lại thuộc về một dự án khác "dự án chuyển giao công nghệ".

Các HĐ thường có nhiều thiếu sót dẫn đến quá trình nghiệm thu kéo dài. Nguyên nhân chính là các dự án phần mềm có trị giá rất nhỏ so với dự án xây dựng nhà ở, tòa nhà, công trình... Nguyên nhân thứ hai là nhà thầu chính thường "chinh chiến" nhiều dạng dự án khác nhau, trong đó mảng phần mềm chỉ là 1 loại dự án.

Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết.