Mô hình “Quản lý Thay đổi Phức tạp” (Managing Complex Change model) là một khung làm việc hiệu quả có thể được áp dụng trong bất kỳ tổ chức nào khi bắt đầu một quá trình thay đổi.

Mô hình này được xây dựng bởi Tiến sĩ Mary Lippitt, một chuyên gia tư vấn lãnh đạo và quản lý chuyên hỗ trợ các tổ chức vượt qua quá trình thay đổi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua từng bước trong mô hình và cách áp dụng chúng cho tình huống cụ thể của tổ chức bạn. Dưới đây là mô hình:

Bạn cũng có thể bắt gặp một phiên bản khác của mô hình này – đó là mô hình “Lippitt-Knoster”, mà một số người cho rằng đã được cải tiến quan trọng. Knoster đã thêm yếu tố “Đồng thuận” (Consensus). Lý do là có rất nhiều trường hợp mà các nhà lãnh đạo không thể cho rằng thay đổi phức tạp sẽ thành công nếu không đạt được sự đồng thuận và cam kết chung (buy-in).

Tóm lược chính (Key Takeaways)

Thay đổi tổ chức như thế nào được xem là “phức tạp” (complex)?

Thay đổi “phức tạp” có thể có nhiều dạng, nhưng thường là những tình huống có mức độ thay đổi lớn (ví dụ: chuyển đổi mạnh mẽ về tầm nhìn, chiến lược hoặc cơ cấu tổ chức), mức độ bất định cao về tương lai, hoặc có nhiều bên liên quan với lợi ích khác nhau.

Vậy, yếu tố nào giúp ta điều hướng những thay đổi như vậy?

Mô hình “Quản lý Thay đổi Phức tạp” khuyến khích chúng ta đặt ra những câu hỏi sau:

• Tầm nhìn của bạn là gì? (What is your vision?) Tại sao cần thay đổi?
• Kỹ năng nào cần thiết? (What skills are needed?) Đội ngũ có đủ chuyên môn hoặc được đào tạo phù hợp chưa? Nếu chưa, ai sẽ hỗ trợ họ?
• Động lực nào cần thiết? (What incentives are needed?) Thay đổi này mang lại lợi ích gì cho đội nhóm? Không gì tệ hơn cảm giác đang lãng phí thời gian cho một việc không đem lại giá trị thiết thực.
• Nguồn lực cần thiết là gì? (What resources are needed?) Thiếu nguồn lực sẽ gây bức xúc. Có sẵn gì? Có phù hợp không? Có ai trong tổ chức có thể hỗ trợ không?
• Kế hoạch hành động là gì? (What’s the action plan?) Ai chịu trách nhiệm? Tiến độ ra sao? Theo dõi kết quả thế nào?

Bước 1: Tầm nhìn của bạn là gì? (What is your vision?)

Bạn cần xác định rõ tầm nhìn và cam kết của mình. Thiết lập mục tiêu cụ thể cho sự thay đổi thành công và truyền đạt rõ ràng trong toàn tổ chức. Thiếu tầm nhìn sẽ dẫn đến sự mơ hồ (confusion).

Nếu đội nhóm đặt những câu hỏi như “Tại sao tôi phải làm điều này?” hoặc “Lãnh đạo đang nghĩ gì vậy?”, điều đó có nghĩa họ chưa hiểu rõ tầm nhìn tổng thể. Nếu bạn không thể truyền đạt điều đó một cách mạch lạc, thật khó để mong đội nhóm ủng hộ thay đổi.

Hãy nhớ rằng: Tầm nhìn chỉ ra điểm đến, điểm đến đó định hướng chiến lược, và chiến lược dẫn đến hành động. Chính hành động mới tạo nên thành công – điều này sẽ được đề cập sau trong mô hình.

Bước 2: Cần những kỹ năng gì? (What skills are needed?)

Đội nhóm có đủ chuyên môn hoặc kỹ năng để thực hiện tầm nhìn chưa? Nếu chưa, tổ chức có thể cung cấp hỗ trợ không? Thiếu kỹ năng hoặc đào tạo sẽ gây ra lo lắng (anxiety).

Cần bao nhiêu thời gian để học kỹ năng mới? Thời gian là yếu tố then chốt để giữ bình tĩnh trong quá trình thay đổi.

Bạn có thể cung cấp tài nguyên để tự học hoặc đào tạo trong công việc không? Nhiều tổ chức khuyến khích nhân viên tự nâng cao kiến thức qua sách, nhóm học, khóa học online hoặc chương trình đào tạo chính thức từ các đơn vị bên ngoài (ví dụ: trường đại học).

Bước 3: Cần những động lực nào? (What incentives are needed?)

“Incentive” là bất kỳ hành động hoặc sự kiện nào thúc đẩy ai đó hành động theo hướng nhất định. Các nhà quản lý sử dụng động lực để khuyến khích thay đổi hành vi, ví dụ như hệ thống khen thưởng (rewards system) trong công việc.

Phần thưởng hiệu quả có thể là thăng tiến nghề nghiệp, tiền thưởng (bonus), hoặc những hình thức phi tiền tệ như lời khen từ lãnh đạo cấp cao. Quan trọng là hiểu điều gì thúc đẩy mỗi cá nhân, vì nó rất khác nhau.

Bước 4: Cần nguồn lực gì? (What resources are required?)

Bạn cần nhân lực và tài nguyên gì? Thiếu nguồn lực sẽ dẫn đến thất vọng và lo lắng. Những tài nguyên nào hiện có? Có phù hợp không? Có ai trong tổ chức có thể đóng vai trò hỗ trợ không? Việc phân bổ tài nguyên có công bằng không?

Bước này giúp bạn xác định những kỹ năng, thiết bị, nhân sự và ngân sách cần thiết để xử lý tình huống hiện tại. Đồng thời phát hiện khoảng cách giữa lời hứa và thực tế, từ đó đánh giá liệu có cần hỗ trợ từ bên ngoài hay từ cá nhân/nhóm nội bộ cụ thể không.

Bước 5: Kế hoạch hành động là gì? (What is your action plan?)

Yếu tố cuối cùng để thay đổi thành công là kế hoạch hành động (action plan). Khi bạn đã có tài nguyên cần thiết, hãy bắt đầu triển khai các thay đổi, hướng đến tầm nhìn một cách hiệu quả.

Trong bước này, hãy chia sẻ tiến độ thường xuyên với tất cả các bên liên quan để đảm bảo sự đồng thuận và phối hợp.

• “Thành công sẽ trông như thế nào?” (What does success look like?)
• “Làm sao biết khi nào đạt được mục tiêu?” (How will we know when we have reached our goal?)

Nếu không trả lời rõ ràng ngay từ đầu, bạn có thể lãng phí hàng năm trời cho một nỗ lực mơ hồ, hoặc tệ hơn nữa – bỏ dở toàn bộ dự án vì không rõ đang làm gì và tại sao!

Kết luận

Mô hình “Quản lý Thay đổi Phức tạp” là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn hiểu và điều hành những thay đổi đang diễn ra trong tổ chức. Nó không chỉ giúp bạn quản trị sự thay đổi mà còn chuẩn bị tinh thần để đón nhận nó.

Hy vọng bài viết này mang lại cho bạn những gợi ý hữu ích để quản lý thay đổi thành công trong tổ chức của mình.

Link bài viết gốc (tác giả Addy Osmani - Trưởng bộ phận Trải nghiệm Nhà phát triển Google Chrome)

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"2\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"Addy Osmani - Head of Google Chrome Developer Experience (medium.com)\",\"sourceValue\":\"https://medium.com/@addyosmani/managing-complex-change-bc153ac5a429\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Khám phá thêm các chủ đề sau