Cổng thông tin điện tử (Portal) là gì? Mời các bạn cùng công ty thiết kế website BICWeb làm quen với những khái niệm cơ bản nhất về Portal hay Cổng thông tin điện tử nhé!

Portal hay Cổng thông tin điện tử được hiểu như là một trang web xuất phát mà từ đó người sử dụng có thể dễ dàng truy xuất các trang web và các dịch vụ thông tin khác trên mạng máy tính. Ban đầu khái niệm này được dùng để mô tả các trang web khổng lồ như là Yahoo, Lycos, Altavista, AOL… bởi mỗi ngày có hàng trăm triệu người sử dụng chúng như là điểm bắt đầu cho hành trình “lướt web” của họ. Lợi ích lớn nhất mà portal đem lại là tính tiện lợi, dễ sử dụng. Thay vì phải nhớ vô số các địa chỉ khác nhau cho các mục đích sử dụng khác nhau, thì với một web portal như Yahoo, người dùng chỉ cần nhớ yahoo.com, ở trong đó nhà cung cấp dịch vụ đã tích hợp mọi thứ mà khách hàng cần…

• Bạn bắt đầu hành trình “lướt web” của mình như thế nào?
• Yahoo
• Tại sao lại là Yahoo?
•  Đó là một trang Web cho phép ta dễ dàng truy nhập tới mọi thứ ta cần: tìm kiếm thông tin, đọc tin tức, tán gẫu với bạn bè, gửi thiệp, gửi thư điện tử, xem giá chứng khoán, thậm chí mua sắm một thứ gì đó.
•  Đúng thế, có rất nhiều trang web như vậy trên mạng, người ta thường gọi chúng là các portal

    Với các đặc tính như ‘chỉ một kết nối’ hay ‘tất cả trong một’ các web portal đã trở thành một đầu mối thông tin cho mọi vấn đề, một thứ la bàn định hướng cho người dùng trong hành trình khám phá kho báu internet rộng lớn.

Phân loại cổng thông tin

Cổng thông tin điện tử cung cấp cho người dùng cuối nhiều loại dịch vụ khác nhau với nhiều nhu cầu khác nhau, có thể phân loại các portal như sau:

- Cổng thông tin công cộng (Public portals): ví dụ như Yahoo, loại cổng thông tin này thường được sử dụng để ghép nối các thông tin lại với nhau từ nhiều nguồn, nhiều ứng dụng và từ nhiều người, cho phép cá nhân hóa các website tùy theo từng đối tượng sử dụng. 

- Cổng thông tin công ty (Corporate desktops): được xây dựng để cho phép các thành viên của công ty sử dụng và tương tác trên các thông tin và ứng dụng nghiệp vụ tác nghiệp của công ty. 

- Cổng giao dịch điện tử (Marketplace portals): ví dụ như eBay, cổng thông tin này là nơi liên kết giữa người bán và người mua. 

- Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt (Specialized portals): ví dụ như SAP portal, cổng thông tin loại này cung cấp các ứng dụng chuyên biệt khác nhau.

Các tính năng cơ bản của cổng thông tin

Tuy có nhiều loại cổng thông tin tích hợp, cung cấp nhiều loại dịch vụ và ứng dụng khác nhua, nhưng tất cả các loại cổng thông tin tích hợp đều có chung một số tính năng. Các tính năng này là được sử dụng như một tiêu chuẩn để phân biệt giữa cổng thông tin điện tử tích hợp với một website hoặc một ứng dụng chạy trên nền tảng web. 

Các tính năng đó bao gồm:

- Khả năng cá nhân hóa (Customization hay Personalization)

- Tích hợp và liên kết nhiều loại thông tin (Content aggregation)

- Xuất bản thông tin (Content syndication)

- Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin (Multi-device support)

- Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign on)

- Quản trị Portal (Portal Administration)

- Quản trị người dùng (Portal user management)

Tóm lại tuy có nhiều loại cổng thông tin, nhưng các website kinh doanh theo mô hình cổng thông tin được phân thành hai loại chính: cổng thông tin chung (còn gọi là cổng thông tin chiều rộng - horizontal portal) và cổng thông tin chuyên biệt (hay cổng thông tin chiều sâu - vertical portal hay vortal).

Cổng thông tin hiện đại:Cách tiếp cận Portal theo hướng bảo mật, an toàn dữ liệu nhiều lớp cho người dùng.

Ngày nay khái niệm portal không chỉ áp dụng cho các ‘gã khổng lồ truyền thông’ kể trên, nguyên lý một đầu mối cho tất cả đã được áp dụng vào việc nâng cấp, cải tạo các website kiểu cũ, góp phần hình thành nên một không gian portal (portal space) trên mạng internet.

Các nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) xây dựng nên các portal để hỗ trợ khách hàng của mình trong việc sử dụng internet. Các dịch vụ mà họ thường tích hợp vào trong portal của mình là công cụ tìm kiếm, danh mục các trang web được sắp xếp theo một tiêu chí nào đó, trang tin tức điện tử, dịch vụ nhắn tin, phòng chat, hòm thư điện tử hay trang web cá nhân miễn phí … Các portal này cố gắng để tạo ra một thế giới internet thu nhỏ cho các khách hàng, vì thế chúng thường được khuyến cáo như là điểm bắt đầu lý tưởng cho những người mới tìm hiểu về internet.

Hỗ trợ hỏi đáp - một dịch vụ quan trọng của Portal

Khác với mục đích xây dựng portal bao trùm mọi lĩnh vực mà các công ty truyền thông theo đuổi, những cộng đồng chuyên môn trên mạng Internet chỉ muốn xây dựng portal phục vụ cho duy nhất một lĩnh vực mà mình quan tâm. Vẫn với nguyên lý ‘một đầu mối cho tất cả’, các portal này thường đi sâu vào nghiên cứu nhiều khía cạnh khác nhau của một vấn đề. Người ta gọi chúng là các portal chuyên môn hay vortal (vertical portal).

Sức hấp dẫn của các portal không chỉ bởi sự tập trung thông tin về một đầu mối, chúng còn có một tính năng quan trọng khác đó là khả năng tương tác thông tin nhiều chiều. Nói một cách khác đi, người dùng không chỉ khai thác thông tin từ portal mà họ còn có thể đưa ra những yêu cầu để được phục vụ. Các portal được xây dựng cho chính phủ, cho chính quyền tỉnh, thành phố là một ví dụ. Ngoài vai trò như một ‘tổng hành dinh trực tuyến’ nơi đóng quân của đầy đủ các sở ban ngành, các portal này còn cho phép người dân làm những việc như đăng ký kinh doanh qua mạng, đăng ký kết hôn qua mạng… thậm chí bỏ phiếu bầu cử qua mạng. Mọi đối tượng sử dụng đều có thể tìm kiếm và khai thác kho thông tin đa dạng này một cách dễ dàng qua một giao diện thống nhất mà không cần biết thông tin này ở đâu, do ai quản lý. Chẳng hạn, người dân có thể tìm thấy và sử dụng ngay dịch vụ hành chính mà họ cần, chứ không phải quan tâm đến cấp chính quyền nào, những cơ quan nào liên quan đến các thủ tục đó.

Song song với sự phát triển của các portal như Yahoo, AOL… Các tập đoàn công nghệ thông tin lớn cũng sử dụng cách tương tự để cải tiến hệ thống thông tin của mình. Họ đã tạo ra những mô hình kiểu mẫu cho việc xây dựng các portal doanh nghiệp (EIP- Enterprise Information Portal). Các portal như thế này trước hết là để phục vụ cho các công việc của doanh nghiệp, mà cụ thể là hỗ trợ các tiến trình truyền thông và tương tác giữa các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp (B2E – Business to Employee). Một số mô hình EIP của mạng thông tin nội bộ (Business Intranet Portal) cho phép các nhân viên dễ dàng khai thác các nguồn tài nguyên thông tin trong doanh nghiệp đồng thời cho phép truy xuất ra các portal công cộng, các portal chuyên ngành hẹp khác. Portal cộng tác, tạo một môi trường làm việc ảo cho phép các nhân viên có thể làm việc với nhau từ bất cứ đâu. Portal chuyên gia, kết nối các nhân viên dựa trên yếu tố năng lực của từng người… Các ứng dụng đa dạng của portal trong môi trường nội bộ doanh nghiệp là một công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ thông tin, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhiều bộ phận, chi nhánh phân bố trong một không gian địa lý rộng. Cũng vẫn trong môi trường ứng dụng là các doanh nghiệp, công nghệ portal còn cung cấp một công cụ giao tiếp hữu hiệu với thế giới bên ngoài. Khái niệm cổng thông tin doanh nghiệp mở rộng (Extended enterprise portal - extranet) nhằm nói tới một trang web cho phép doanh nghiệp thực hiện giao dịch với các khách hàng của mình (B2C) hay với các nhà cung cấp, các đối tác (B2B).

Các doanh nghiệp nhỏ khó có thể tự thiết kế website portal đầy đủ tiêu chuẩn, tuy nhiên nếu muốn họ vẫn có thể tiến hành các giao dịch qua mạng thông qua các chợ điện tử (e-Marketplace portal). Chợ điện tử là một portal về xúc tiến thương mại, các doanh nghiệp tham gia chợ điện tử như thể tham gia một kỳ triển lãm. Ở đó, các doanh nghiệp có thể tiếp cận nguồn thông tin về thị trường, gặp gỡ các khách hàng tiềm năng, các đối tác…

Vai trò của portal là không thể phủ nhận đối với các hoạt động trên mạng internet, đôi khi việc xây dựng nó còn được xem như một thứ ‘mốt thời thượng’. Tuy nhiên cũng cần phải khẳng định rằng việc xây dựng một portal thực thụ là việc không đơn giản. Trong thời gian sắp tới, chúng ta sẽ còn tiếp tục quay trở lại đề tài xây dựng cổng thông tin cho doanh nghiệp.