Trước một công việc, có khi người này nghĩ rằng mình đang làm ơn cho kẻ khác, còn người kia thì nghĩ mình đang bị phân công. Đó là một trong những hậu quả của sự thiếu thỏa ước rõ ràng trong công việc.

Mong muốn của người phân công công việc là người được phân công phải ngiêm túc chấp hành công việc được giao theo đúng tiến độ và đạt chất lượng yêu cầu. Còn thái độ của người đang “làm ơn làm phước” cho người khác là: “Nể lắm nên mới giúp, nhưng hãy đợi khi nào rảnh rỗi”.

Doanh Nghiệp Tồn Tại Phải Có Luật Chơi

Vì sao ư, doanh nghiệp rồi cũng phải lớn, nhân sự ngày một nhiều, là 1 người làm chủ, CEO đâu thể cứ mãi theo sát giám sát và nhắc nhở từng người mãi được.

Không bàn đến cách thức giao việc, người giao việc thường cho rằng việc được giao là hợp lý, đúng người đúng việc và có quyền kỳ vọng vào kết quả. Trường hợp gặp phải thái độ “ban ơn”, người được giao việc có lòng tự trọng hiển nhiên có phản ứng không dễ chịu. Kết quả công việc có thể không đạt được chất lượng và tiến độ, có khi còn nảy sinh mâu thuẫn giữa hai bên. Thường thì giới chủ doanh nghiệp do không trực tiếp sống trong môi trường làm việc của nhân viên nên không biết được điều này.

Vấn đề ở đây là luật chơi, chẳng hạn nhân viên đã được quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm trong công việc chưa, những phần việc nhân viên phải làm thống nhất với người giao việc chưa, ai là người được phép phân công công việc?

Thay vì vậy, chúng ta xây dựng luật chơi rõ ràng, viết thành các chính sách kiểm soát, bộ khung luật lệ của doanh nghiệp, rồi ban hành ra các chính sách hướng dẫn đi kèm các quy định kiểm soát, ai không chấp hành thì theo luật mà xử phạt, răn đe làm gương không nói nhiều nữa.

Giống trong xã hội, bạn phạm pháp thì bị bắt và đi tù, và nặng hay nhẹ sẽ căn cứ mức độ vi phạm của bạn, không ai rảnh để đi theo sát bạn cả ngày, nhắc bạn khi va chạm với người khác thì phải bình tĩnh, đừng đánh người kẻo đi tù cả.

Thiết Kế Quy Chế Tổ Chức Công Việc

Chính sách sẽ hướng dẫn rõ về công tác tổ chức quản lý cho từng bộ phận và các vị trí trong bộ phận đó. Phân trách nhiệm, quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ, trình tự công việc rõ ràng, nội quy cần tuân thủ là hết.

Ngày xưa, công ty còn bé xíu, nhân viên chờ sếp. Sếp chỉ gì làm đó.

Nay nhân viên tự chủ động hơn, dựa theo:

• Trách nhiệm được phân công.
• Quyền hạn làm việc, xử lý vấn đề phát sinh.
• Chức năng đảm nhiệm (năng lực).

• Nhiệm vụ: làm những gì, cần kết quả ra sao.
• Thực hiện theo trình tự (quy trình) yêu cầu.
• Tuân thủ bộ nội quy công tỷ, nội quy bộ phận.

Nhân viên cứ theo đó mà làm. Ai làm sai thì sẽ bị trừ điểm thưởng, thậm chí bị phạt. Người quản lý dự án hứa không đi đôi với làm, khiến dự án bị delay khá nhiều, anh ta cũng sẽ bị ảnh hưởng đến thành tích, KPI....

Trong một tổ chức, nếu hệ thống phân công công việc không rõ ràng, hoặc nhà quản lý không kiểm soát được dòng chảy của công việc cả về chiều sâu lẫn tốc độ thì nhân viên sẽ không thể gắn bó lâu dài với công việc. Một số người không tương thích được với các cá nhân khác cũng như với tổng thể tổ chức doanh nghiệp như: mù mờ về định hướng, phạm vi công việc. Đã có nhiều trường hợp, nhân viên bị “ngập mặt” với những công việc không tên, còn giới chủ thì cho rằng nhân viên không đem lại giá trị về lao động nào rõ rệt, hiệu quả làm việc không cao và cho rằng không đáng để giữ lại. Còn người lao động lại cảm thấy chỗ làm không xứng đáng để bỏ công sức mà không được tôn trọng, thế là họ chia tay. Lại có tình huống các quản lý cấp bộ phận đã thiết lập đầy đủ các quy trình làm việc nhưng vì lo chạy theo những công việc khác cần kíp hơn, khiến cho đội ngũ nhân viên hoang mang và mỗi người làm theo cách riêng của mình mà không có sự thống nhất tập thể. Nguyên nhân dẫn đến những bất cập này một phần có thể do đội ngũ nhân lực bị quá tải trước áp lực công việc là chính chứ không quan tâm đến chất lượng sản phẩm.

Thiết Kế Quy Chế Tổ Chức Nhân Sự

Thiết kế quy chế này hết sức cần thiết. Nhỏ thì tập quản lý công việc. Lớn chút thì tập quản lý con người. 

Quy chế tổ chức phải được xây dựng trên bộ câu hỏi sau:

• Làm sao để đánh giá nhân sự rõ ràng.
• Làm sao để nhân sự làm việc nề nếp.
• Làm sao để trả lương công bằng.
• Làm sao để các trưởng bộ phận quản lý nhất quán.
• Làm sao để nhân viên tự chủ hơn với công việc.
• Làm sao để hệ thống tự vận hành (autonomy), sếp đi nghỉ mát vẫn có thể chỉ đạo từ xa mà không cần có mặt ở văn phòng
  …

Quy chế về nhân sự phải bao hàm các vấn đề cơ bản của doanh nghiệp, gồm:

• Mô tả công việc rõ ràng mỗi vị trí.
• Mô tả năng lực (tiền đề đánh giá) mỗi vị trí.
• Thước đo KPI (tiền đề đánh giá) mỗi vị trí.
• Quy định về cơ chế chấm công – tiền lương

• Quy định về cơ chế khen thưởng
• Quy định về cơ chế xử phạt
• Quy định về cơ chế xét duyệt tăng lương
• Quy định về cơ chế xét duyệt thăng chức

• Quy định về luân chuyển công việc
• Quy định về sa thải, ngưng hợp đồng lao động
• Quy định về Công Tác Hành Chính
• Quy định về Công Tác Lễ Tân

• Quy định về Nghiệp Vụ Nhân Sự
• Quy định về Tổ Chức hoạt động nội bộ.
• Quy định về Tổ Chức truyền thông nội bộ.
• Quy định về Tổ Chức đánh giá nhân viên.

• Quy định về Bảo Mật thông tin nội bộ
• Quy định về Hành Vi ứng xử trong tổ chức.
• Quy định về Thái Độ Làm Việc trong tổ chức.

Hãy xây dựng các chính sách hướng dẫn đội ngũ nhân viên, để họ biết rõ cần làm những gì để có chất lượng tốt nhất, rồi xây dựng các quy định kiểm soát tương ứng đi kèm. 

Khi doanh nghiệp đã ổn định hơn, bạn có thể bắt tay tiếp làm luật cho những vấn đề phức tạp hơn, như về văn hoá tổ chức, tài chính trong tổ chức, về đạo đức trong tập thể, về quy tắc quản lý dẫn dắt tập thể,…

Kết

Luật chơi, hay chính sách công ty, là một hướng dẫn và quy tắc để người sử dụng lao động thiết lập các kỳ vọng và tiêu chuẩn chính thức, trước hết là về sức khỏe (thể chất, tinh thần) và an toàn của nhân viên, tiếp theo là về trách nhiệm và thưởng phạt, cuối cùng là các quy trình và bí quyết thực hành tốt nhất trong một công ty.