Trong môi trường làm việc, chúng ta thường nói đến quản lý độc hại khi hành vi của một người quản lý khiến nhân viên cảm thấy bất an, khó chịu. Nhưng những hành vi đó thực sự bắt nguồn từ đâu? Liệu chỉ riêng người quản lý phải chịu trách nhiệm, hay toàn bộ (hoặc một phần) tổ chức mới là nguyên nhân? Và làm thế nào để chấm dứt tình trạng lãnh đạo độc hại một cách triệt để?

Để tìm hiểu sâu hơn, chúng tôi đã phỏng vấn Emmanuel Levard, nhà sáng lập Ivolve. Ivolve là một tổ chức đào tạo và tư vấn, hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai Holacracy - một mô hình quản trị giúp làm rõ vai trò, quy trình làm việc và cách phân bổ quyền lực trong toàn bộ tổ chức.

Trong bài viết này, Emmanuel Levard chia sẻ cách nhận diện và xử lý một người quản lý độc hại thông qua một đòn bẩy then chốt: sự minh bạch. Những thực hành tốt này dành cho cả quản lý, ban lãnh đạo cấp cao (đặc biệt là bộ phận nhân sự), lẫn nhân viên. Dù bạn đang giữ vai trò nào trong tổ chức, hãy tiếp tục đọc - chúng tôi tin rằng bạn sẽ thấy bài viết này hữu ích!

Quản lý độc hại là vấn đề của tổ chức - không phải của cá nhân

“Rất khó để đưa ra một định nghĩa gọn gàng cho khái niệm quản lý độc hại. Nó có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, và mỗi người lại có một cách nhìn riêng về thế nào là một nhà quản lý độc hại. Thay vì nói chung chung về quản lý độc hại, tôi khuyến khích bạn hãy gọi tên cụ thể những thực hành quản lý mà bạn cho là độc hại. Cách này sẽ giúp bạn khách quan hơn,” Emmanuel Levard giải thích.

“Những hành vi này thường bị quy hoàn toàn cho người quản lý. Nhưng trong phần lớn trường hợp, chúng bắt nguồn từ chính tổ chức. Vì vậy, câu hỏi cần đặt ra không phải là ‘Làm sao để đối phó với một người quản lý độc hại?’, mà là ‘Vì sao những hành vi này lại tồn tại trong tổ chức của tôi?’”

“Như trường hợp của France Télécom (tập đoàn viễn thông Pháp từng chịu ảnh hưởng bởi làn sóng tự tử cách đây 15–20 năm), các rủi ro tâm lý – xã hội được tạo ra trên toàn bộ tổ chức, chứ không chỉ ở một vài cá nhân riêng lẻ.”

Hành vi độc hại nơi công sở đến từ đâu, và biểu hiện như thế nào?

Có ba nhóm vấn đề khác nhau có thể dẫn đến hành vi độc hại trong môi trường làm việc.

1. Sự mơ hồ về cấu trúc tổ chức

“Trước hết, quản lý độc hại có thể phát sinh từ những khó khăn mang tính cấu trúc, liên quan đến cách tổ chức được thiết kế và vận hành. Điều này thường bắt nguồn từ việc thiếu rõ ràng về vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người quản lý và/hoặc các thành viên trong nhóm.”

“Ví dụ, chúng ta thường nhầm lẫn giữa các chức năng quản lý đội nhóm với các chức năng nhân sự như đánh giá hiệu suất hằng năm hay tăng lương theo thành tích. Điều này có thể tạo cảm giác rằng người quản lý có quyền ra lệnh và áp đặt, trong khi về mặt pháp lý, chỉ người sử dụng lao động mới có quyền đó thông qua hợp đồng lao động,” nhà sáng lập cho biết.

2. Thách thức trong vận hành

“Các hành vi lãnh đạo độc hại cũng có thể bắt nguồn từ những khó khăn trong vận hành, liên quan đến việc điều hành hoạt động và quản lý đội nhóm. Những vấn đề này có thể xuất phát từ việc người quản lý thiếu sự hỗ trợ và đào tạo, hoặc từ sự mơ hồ trong các kỳ vọng về mặt vận hành.

Để khắc phục, có rất nhiều lựa chọn: áp dụng các phương pháp quản lý linh hoạt, thiết lập kỳ vọng rõ ràng về sự hợp tác, tăng cường tính minh bạch và ưu tiên hóa khối lượng công việc một cách hiệu quả.”

3. Vấn đề trong quan hệ giữa người với người

“Khi các vấn đề về cấu trúc và vận hành đã được giải quyết, những căng thẳng còn lại thường là xung đột giữa các cá nhân: hiểu lầm, va chạm về tính cách, hoặc đơn giản là giao tiếp kém. Những xung đột này thường bắt nguồn từ việc thiếu các kỹ năng tâm lý – xã hội (nhận thức, cảm xúc và xã hội), và hoàn toàn có thể được xử lý hiệu quả thông qua đào tạo và huấn luyện (coaching).”

Làm thế nào để đối phó với hành vi độc hại tại nơi làm việc?

Nếu bạn đang phải đối mặt với một người quản lý có hành vi độc hại, đừng hoảng loạn: những gợi ý sau đây sẽ giúp bạn giảm nhiệt và tháo gỡ tình huống.

“Trước hết, hãy xác định và gọi tên rõ ràng hành vi độc hại đó. Làm sao bạn có thể giải quyết một hành vi mà thậm chí chưa ai nhận diện được? Trước khi tìm cách thay đổi, hãy gọi đúng tên của nó!” Emmanuel Levard khuyên.

“Tiếp theo, hãy kiểm tra xem hành vi đó có hợp pháp và phù hợp với quy định của công ty hay không:

• Nếu hành vi là trái luật (ví dụ: quản lý yêu cầu bạn làm việc đến 10 giờ tối), hãy tìm hiểu các cơ chế bảo vệ pháp lý hiện có.
• Nếu hành vi hợp pháp nhưng không được quy định hay cho phép trong chính sách công ty (ví dụ: quản lý quát mắng bạn trong một cuộc họp), hãy tự hỏi vì sao khuôn khổ hiện tại lại tạo điều kiện cho quản lý độc hại tồn tại, và bạn có thể làm gì để tránh điều đó.
• Nếu hành vi vừa hợp pháp vừa được cho phép trong khuôn khổ của công ty (ví dụ: quản lý kiểm soát vi mô đội nhóm), hãy suy nghĩ về cách làm rõ và củng cố các quy tắc nội bộ để ngăn chặn những vấn đề tương tự trong tương lai.”

“Nếu người có hành vi này chính là quản lý trực tiếp của bạn, tôi khuyên bạn nên xác định ai trong tổ chức có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên trong những tình huống như vậy. Nếu đây là vấn đề mang tính cá nhân, bạn cũng có thể đề xuất các giải pháp trực tiếp với quản lý để cùng giải quyết tình hình,” Emmanuel Levard gợi ý.

“Cuối cùng, hãy nghĩ đến sự bảo vệ cho chính bản thân mình. Việc đặt câu hỏi về khuôn khổ của công ty là rất quan trọng, nhưng việc xem xét lại các lựa chọn cá nhân của bạn cũng quan trọng không kém. Nếu bạn đang ở trong một môi trường làm việc độc hại, nơi tổ chức thiếu rõ ràng và không có ai có thể hỗ trợ bạn, hãy tự hỏi: điều gì đang khiến tôi tiếp tục ở lại đây?”

Làm thế nào để thiết lập ranh giới rõ ràng?

Như bạn thấy, một khuôn khổ rõ ràng là yếu tố then chốt để nhận diện và chuyển hóa các hành vi độc hại tại nơi làm việc. Nhưng làm thế nào để xây dựng được khuôn khổ đó?

Biến những điều ngầm hiểu thành điều được nói rõ

“Một công ty thường được vận hành bởi một tập hợp các quy tắc ngầm định và tường minh. Để xử lý các hành vi lãnh đạo độc hại, chúng ta cần làm cho những quy tắc này hiển lộ rõ ràng nhất có thể - thậm chí trước cả khi tạo ra các quy tắc mới. Lý tưởng nhất, điều này nên được thực hiện vào thời điểm chưa có căng thẳng,” Emmanuel Levard giải thích.

Làm rõ những gì được kỳ vọng ở người quản lý

“Các tổ chức cần ngừng việc kỳ vọng người quản lý phải đồng thời xuất sắc trong vai trò điều hành vận hành, huấn luyện nhân sự, hoạch định chiến lược và trở thành người có thành tích cao nhất. Rất ít người có thể sở hữu cùng lúc tất cả những năng lực đó. Việc định nghĩa rõ ràng vai trò và trách nhiệm của người quản lý có thể giúp giảm đáng kể các hành vi độc hại.”

Thiết lập các thỏa thuận quan hệ

“Những thỏa thuận này cho phép chúng ta chuẩn hóa các hành vi trong mối quan hệ mà mỗi thành viên trong nhóm (bao gồm cả người quản lý) được kỳ vọng thực hiện, từ đó loại bỏ những mong đợi ngầm hoặc cảm tính dành cho người khác. Chúng có thể được xây dựng một cách đồng thuận trong nội bộ nhóm, hoặc thông qua một quy trình hòa giải tập thể (có sự tham gia của một bên trung gian độc lập).”

“Tôi nhớ có lần chúng tôi đã sử dụng các thỏa thuận này với một khách hàng để giải quyết vấn đề hợp tác với một thành viên trong nhóm. Người này gặp khó khăn trong việc tương tác với người khác do sự nhạy cảm thuộc phổ tự kỷ, nhưng trước đó chưa từng chia sẻ điều này với đồng nghiệp. Nhờ các thỏa thuận quan hệ, cô ấy đã có thể trao đổi cởi mở với quản lý. Điều này giúp cả nhóm hiểu rõ hơn những hành vi của cô, và cùng nhau bắt đầu lại trên một nền tảng lành mạnh hơn.”

Trang bị cho đội ngũ những công cụ phù hợp

“Cuối cùng, để hạn chế quản lý độc hại, bạn cần trang bị công cụ cho các đội nhóm. Với những công cụ như Talkspirit, bạn có thể làm rõ vai trò và cấu trúc hóa quy trình ra quyết định. Kết quả là: các căng thẳng được xử lý nhanh hơn, và các hành vi độc hại xuất hiện ít hơn,” Emmanuel Levard nhận định.