Khi nói đến việc sử dụng các phần mềm chuyên biệt như ứng dụng quản lý nhân sự và cơ sở vật chất (workforce and facility management app), ứng dụng quy trình nghiệp vụ (workflow application for business), hoặc bất kỳ ứng dụng phức tạp nào khác, bạn có hai lựa chọn chính: phần mềm tùy chỉnh (custom software) và phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf software).

Không có câu trả lời rõ ràng nào cho việc lựa chọn cái nào tốt hơn. Tùy thuộc vào mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp bạn. Bên cạnh đó, quy trình nội bộ và mức độ phức tạp của nó cũng đóng vai trò quan trọng. Ngày nay, có hàng chục ứng dụng sẵn sàng sử dụng cung cấp các chức năng tiên tiến “có sẵn” (out-of-the-box). Nhưng tính đa dạng của kinh doanh hiện đại không phải lúc nào cũng cho phép phụ thuộc vào các giải pháp “phổ thông”. Luôn tồn tại những yêu cầu đặc thù phản ánh các tính năng làm việc riêng biệt gắn với một lĩnh vực hoạt động cụ thể. Đó là lý do vì sao đôi khi lựa chọn tốt nhất là phát triển một ứng dụng tùy chỉnh từ đầu.

Ưu và Nhược điểm của Phát triển Phần mềm Tùy chỉnh (Custom Software Development)

Mục tiêu chính của bài viết này là giúp bạn quyết định liệu phát triển phần mềm tùy chỉnh có phải là lựa chọn đúng cho doanh nghiệp của bạn hay không. Để đơn giản hóa việc ra quyết định, chúng ta sẽ xem xét những lợi ích chính của phần mềm được tùy biến.

Trước hết, hãy định nghĩa phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf software) là gì. Đây là một khái niệm khá đơn giản. Bất kỳ ứng dụng đóng gói nào được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu của một lượng lớn người dùng đều là ví dụ cho loại phần mềm này. Bất kỳ bộ phần mềm văn phòng nào mà bạn có thể tải về, cài đặt và sử dụng ngay đều có thể xem là phần mềm đóng gói sẵn.

Ngược lại, phần mềm tùy chỉnh (custom software) được thiết kế và phát triển theo yêu cầu của một khách hàng cụ thể. Thường thì những ứng dụng như vậy không phù hợp với nhiều người dùng do chứa các chức năng đặc thù. Để có được phần mềm tùy chỉnh, bạn cần thuê một công ty phát triển phần mềm theo yêu cầu (custom software development company). Cách tiếp cận này, như bất kỳ phương pháp nào khác, có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Vì có thể gặp một số cạm bẫy, hãy cùng xem xét các ưu và nhược điểm có thể có.

Ưu điểm của Phần mềm Tùy chỉnh (Custom Written Software Advantages)

1. Cung cấp đúng tính năng doanh nghiệp bạn cần

Phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf software) không thể đáp ứng đầy đủ các tính năng cần thiết để phục vụ nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Đây là một lý do chính đáng để ưu tiên phát triển ứng dụng web tùy chỉnh (custom web application development). Mỗi doanh nghiệp là duy nhất, và doanh nghiệp bạn cũng không ngoại lệ. Việc ứng dụng được phát triển cho người dùng trung bình không thể đáp ứng được yêu cầu kinh doanh cụ thể của bạn là điều dễ hiểu. Khi hợp tác với công ty phát triển phần mềm, bạn sẽ ký một thỏa thuận phát triển phần mềm tùy chỉnh (custom software development agreement), mô tả tất cả các tính năng cần được triển khai. Cách tiếp cận này giúp đảm bảo rằng sau khi phát triển xong, bạn sẽ sở hữu một ứng dụng được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu đặc thù của mình. Như vậy, thay vì thay đổi quy trình và thói quen để thích nghi với các giải pháp sẵn có, bạn có thể có một ứng dụng được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của mình.

2. Cải tiến tiềm năng cho doanh nghiệp

Trong giai đoạn thu thập yêu cầu (requirements elicitation phase), bạn có thể cung cấp cho nhà phát triển danh sách các vấn đề mà nhân viên của bạn thường gặp trong công việc hàng ngày. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc phát triển ứng dụng doanh nghiệp tùy chỉnh (custom business applications), công ty phát triển có thể đề xuất một giải pháp không chỉ thực hiện các thao tác lặp lại, mà còn mở ra tiềm năng cải tiến quy trình kinh doanh. Ví dụ, có thể có các kỹ thuật quản lý dự án tiên tiến mà bạn chưa từng biết đến.

3. Hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy

Nếu xảy ra sự cố khi sử dụng ứng dụng tùy chỉnh, bạn luôn có thể dựa vào đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp. Công ty phát triển sẽ cung cấp bản cập nhật phần mềm khẩn cấp trong trường hợp phát hiện lỗi bất ngờ. XB Software hỗ trợ khách hàng trong suốt các giai đoạn phát triển và cung cấp dịch vụ hậu mãi. Nhờ vậy, bạn có thể yên tâm rằng mình không bị bỏ rơi khi phần mềm đi vào vận hành.

4. Biện pháp bảo mật nâng cao

Phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf software) luôn có nguy cơ bị tấn công. Hacker có thể khai thác các lỗ hổng để truy cập dữ liệu kinh doanh nhạy cảm. Khi phương pháp tấn công bị rò rỉ trên Internet, bất kỳ ai có kỹ năng đều có thể sử dụng để trục lợi.

Các công ty phát triển phần mềm tùy chỉnh thường đặt ưu tiên cao cho vấn đề bảo mật. Vì mỗi công ty hướng đến quan hệ lâu dài với khách hàng nên việc bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp là tối quan trọng. XB Software đã đạt chứng nhận ISO 27001 và triển khai hệ thống quản lý an ninh thông tin (Information Security Management System - ISMS).

Dự án OWASP (Open Web Application Security Project) là một dự án mã nguồn mở cung cấp thông tin về xu hướng bảo mật ứng dụng web. Danh sách OWASP Top Ten bao gồm các lỗ hổng nguy hiểm nhất. Nhiều tiêu chuẩn và tổ chức như PCI DSS, DISA, FTC, MITRE sử dụng danh sách này trong phương pháp đánh giá lỗ hổng bảo mật. Việc cập nhật và tuân thủ các xu hướng trong danh sách giúp XB Software cung cấp giải pháp tiên tiến nhất cho khách hàng.

5. Có thể bổ sung tính năng dần theo nhu cầu

Nếu bạn chưa chắc chắn về toàn bộ tính năng cần thiết, nhà phát triển có thể bàn giao một ứng dụng chỉ có các chức năng cốt lõi. Sau khi thử nghiệm phiên bản cơ bản này, bạn có thể đưa ra yêu cầu bổ sung mới. Công ty phát triển sẽ lần lượt thêm các tính năng mới cho đến khi đạt yêu cầu. Nhờ vậy, bạn có được một ứng dụng nhẹ, tối ưu và không bị “thừa thãi” chức năng không dùng đến.

Nhược điểm của Phần mềm Tùy chỉnh (Custom Software Development Disadvantages)

1. Chi phí ban đầu cao

Nhược điểm rõ ràng nhất là chi phí đầu tư ban đầu lớn. Việc triển khai tính năng độc quyền cần công nghệ hiện đại và đội ngũ nhiều kinh nghiệm (lập trình viên, thiết kế, quản lý, QA…). Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng lợi ích dài hạn có thể vượt qua chi phí ban đầu.

2. Tốn thời gian xác định yêu cầu

Bạn cần dành thời gian và nguồn lực để xác định chính xác nhu cầu kinh doanh và cách phần mềm sẽ hỗ trợ bạn đạt mục tiêu. Ở góc độ này, phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf software) có vẻ là giải pháp tiết kiệm công sức. Nếu bạn không có kinh nghiệm phát triển phần mềm, việc xác định yêu cầu chính xác cho sản phẩm cuối cùng là khá khó khăn. Trong trường hợp này, nhóm phân tích nghiệp vụ (business analysts) và UX chuyên nghiệp của chúng tôi có thể hỗ trợ đánh giá mô hình kinh doanh, tìm ra vấn đề và đề xuất giải pháp. Chúng tôi sẽ thu thập thông tin về người dùng cuối, nhu cầu và thói quen để tạo ra phần mềm dễ dùng, thân thiện.

3. Nguy cơ chọn sai nhà phát triển

Vấn đề này phổ biến ở hầu hết các ngành, không riêng gì phát triển phần mềm. Chọn sai đối tác là cách nhanh nhất để mất thời gian và tiền bạc. Không may là có nhiều công ty cung cấp phần mềm tùy chỉnh với chất lượng thấp. Vì vậy, bạn không nên vội vàng. Hãy nghiên cứu kỹ để tránh hậu quả về sau. Đừng ngại trả chi phí cao hơn một chút nếu điều đó giúp bạn tránh được việc nhận phần mềm không như mong đợi.

Dịch vụ Phát triển Phần mềm Tùy chỉnh (Custom Software Development Services)

Ngay cả khi bạn đã chắc chắn rằng phần mềm tùy chỉnh là điều doanh nghiệp bạn cần, thì vẫn còn một câu hỏi quan trọng: “Chọn nhà phát triển nào?”

Có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ này. Một số là công ty mới, danh mục dự án chưa nhiều nên thường tính phí thấp và trình độ cũng hạn chế. Ngược lại, các công ty lớn, có kinh nghiệm và danh tiếng tốt thường có mức giá cao hơn, nhưng bạn có thể yên tâm về kết quả cuối cùng.

Hãy nhớ: Không có giải pháp nào phù hợp với tất cả. Bạn cần hiểu rõ vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải và cách phần mềm sẽ giải quyết. Sự rõ ràng này sẽ giúp bạn xác định được tiêu chí chọn nhà phát triển phù hợp.

Nếu bạn không có kỹ năng lập trình hoặc hiểu biết sâu về công nghệ web, vẫn có thể lựa chọn đúng bằng cách tham khảo các trang case studies – nơi tóm tắt kinh nghiệm phát triển dự án trước đây. Bạn có thể tìm theo ngành như Logistics, Dịch vụ khách hàng, Giáo dục… Việc xem các ví dụ có mô tả ngắn sẽ giúp bạn định hình lựa chọn phù hợp. Nếu công ty từng có kinh nghiệm trong ngành của bạn (hoặc ngành liên quan), bạn nên cân nhắc hợp tác.

Kết luận

Khi sử dụng phần mềm đóng gói sẵn (off-the-shelf solution), bạn không thể kỳ vọng rằng tất cả vấn đề sẽ được giải quyết ngay. Bạn chỉ là một người dùng trong số đông, và mọi cập nhật sẽ được triển khai theo lộ trình sản phẩm (product roadmap). Việc bạn có thể làm là... chờ đợi.

Trong khi đó, phần mềm tùy chỉnh (custom software development) cho phép bạn thích ứng với sự thay đổi. Khi có yêu cầu, công ty phát triển có thể điều chỉnh ứng dụng đang vận hành theo môi trường kinh doanh mới. Các nhà phân tích nghiệp vụ (business analysts) sẽ đánh giá tác động của sự thay đổi, phân tích và tài liệu hóa yêu cầu để ước lượng khối lượng công việc. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa vấn đề kinh doanh và giải pháp phần mềm, giúp nhóm phát triển hiểu rõ nhu cầu của bạn. Nhờ đó, việc cập nhật ứng dụng sẽ nhanh chóng và hiệu quả.

Vitaly Hornik, Giám đốc điều hành bộ phận Delivery của XB Software, bình luận:

“Dù bạn chọn điều chỉnh doanh nghiệp để phù hợp với phần mềm, hay điều chỉnh phần mềm để phù hợp với doanh nghiệp — bạn là người quyết định. Tuy nhiên, hãy nhớ: việc điều chỉnh doanh nghiệp đồng nghĩa với chấp nhận những giới hạn nhân tạo — những thứ mà bạn hoàn toàn có thể tránh để đạt tăng trưởng đột phá.”

Là nhà phát triển của phần mềm đóng gói sẵn Webix và đồng thời cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm tùy chỉnh, chúng tôi thấy rõ vấn đề này từ cả hai phía. Đôi khi, chúng tôi buộc phải từ chối yêu cầu tùy chỉnh của khách hàng Webix nếu vượt quá khả năng của nền tảng. Khi đó, khách hàng phải điều chỉnh doanh nghiệp cho phù hợp với phần mềm có sẵn — trừ khi họ chọn phát triển giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu. Lựa chọn là ở họ.