​Giữa những năm 1990 - Harvard Business School đã tài trợ cho nghiên cứu của Anita L. Tucker và Amy C. Edmondson; ở đó nhóm nghiên cứu quan sát, phỏng vấn các lãnh đạo và thành viên của nhóm về tần suất mắc lỗi/ sai lầm xảy ra trong một khoản thời gian nhất định. Nghiên cứu cho thấy những đội có mối quan hệ TỐT giữa các thành viên và quản lý thường có tần suất mắc lỗi cao hơn gấp 10 lần những đội mà mối quan hệ giữa các thành viên và quản lý KHÔNG TỐT! 

Schwaber, một lập trình viên đến từ Illinois (Mỹ), là một trong những nhà lãnh đạo của phong trào phát triển phần mềm linh hoạt (Agile). Ông là người sáng lập của Liên minh Agile và ông chịu trách nhiệm thành lập liên minh Scrum và tạo ra các chương trình Scrum Master được chứng nhận và các dẫn xuất của nó. Ông thành lập Scrum.org. Tại Scrum.org, ông đã lãnh đạo việc phát triển các chương trình học mới, đánh giá và quan hệ đối tác để nâng cao chất lượng và hiệu quả của Scrum. Ông đã có câu nói nổi tiếng "Scrum is like your mother-in-law, it points out ALL your faults".

Ưu điểm của Scrum

Trước khi xem Scrum là một bà mẹ chồng khó tính, chúng ta hãy xem các ưu điểm của mô hình này.

• Linh hoạt, không cố định thời gian hoàn thành và yêu cầu (được xác định khi phát triển thực tế)
• Phân phối sản phẩm mềm dẻo, thời gian biểu linh hoạt
• Chất lượng sản phẩm tốt và giảm rủi ro sản xuất, chi phí thấp
• Tốc độ phát triển nhanh, tiết kiệm thời gian
• Các bugs (lỗi) và các vấn đề được phát hiện sớm
• Khách hàng nhanh chóng thấy được sản phẩm qua đó đưa ra phản hồi sớm.
• Giảm thời gian dành cho quản lý, tăng thời gian dành cho việc phát triển
• Có khả năng áp dụng được cho những dự án mà yêu cầu khách hàng không rõ ràng ngay từ đầu.

Với mô hình Scrum, team dự án vẫn tiếp tục "code" ngay cả khi ngày mai có lệnh "deploy" bản mới cho khách hàng. Nhờ dòng chảy liên tục và có khả năng tự sửa lỗi ngay lập tức, khả năng phát hiện sớm các vấn đề, hệ thống cảnh báo (alert) hoạt động hết công suất nên tất cả các hoạt động dự án đều diễn ra song song mà không gặp bất cứ sự cố nào như các mô hình truyền thống (waterfall).

Tính minh bạch

Nhưng một thông số thú vị khác thể hiện rằng, lý do những nhóm có mối quan hệ tốt sở dĩ có tần suất mắc lỗi cao là vì, họ không ngại hay lo sợ chia sẻ rằng họ đã mắc lỗi với lãnh đạo và đồng nghiệp của mình. Trong nhóm đó lỗi lầm là điều được khuyến khích chia sẻ và ngay lập tức được khắc phục nhanh chóng bởi cá nhân hay nhóm đó. Còn những nhóm ít mắc lỗi hơn họ đã chia sẻ rằng, lỗi và sai lầm là điều không được bỏ qua, khiển trách hay thậm chí mất việc là điều họ sẽ nhận nếu có lỗi lầm xảy ra. Bạn biết chuyện gì sẽ xảy ra trong nhóm có mối gắn kết/ quan hệ kém rồi đấy, họ sẽ giấu lỗi lầm đi, tìm mọi cách sửa nó bởi chính họ, và chia sẻ ra những điều “hoàn hảo” (giả tạo). Vì vậy tần suất lỗi không ít hơn nhưng chúng đã được che giấu đi nhiều hơn! Việc này tác động rất lớn đến tính minh bạch và giảm đi rất nhiều khả năng nhận biết và học hỏi chung của cả nhóm.

4 nét đặc trưng được thể hiện rõ khi một team không ngại chia sẻ những điều đang diễn ra dù là lỗi lầm hay kinh nghiệm qua đó học hỏi cùng nhau phát triển. 

1. Noisy complainers: 
   Sửa những vấn đề ngay lập tức và cho mọi người liên quan biết về vấn đề đó (hay vấn đề cốt lõi của hệ thống cần được quan tâm).
2. Noisy troublemakers: 
   Luôn chỉ ra những vấn đề, lỗi sai từ các thành viên hoặc nhóm, nhưng cũng giúp họ và nhóm cùng nhau học và phát triển, không có thái độ chỉ trích, hay chỉ vì mục đích để tỏ ra mình giỏi hơn.
3. Mindful error-makers: 
   Chia sẻ với lãnh đạo mình đã mắc lỗi, để có thể giúp mọi người biết và tránh được lỗi đó. Họ chia sẻ để học hỏi là mục đích (không phải thể hiện để gây chú ý).
4. Disruptive question: 
   Không chấp nhận trạng thái ổn định ở hiện tại, họ muốn đặt câu hỏi tại sao và làm sao để có thể làm tốt hơn nữa.
   

Các nguyên tắc làm việc và quy trình rõ ràng

Chúng ta cần viết ra các bước trong quy trình của mình, đồng thời cũng cần nắm rõ tất cả các quy tắc mà thành viên trong nhóm đang tuân theo khi họ thực hiện các công việc hàng ngày.

• Tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào ước lượng và sử dụng thang điểm story point đã thống nhất.
• Khi một thành viên trong nhóm hoàn thành một hạng mục công việc, họ sẽ lấy mục công việc tiếp theo có xếp hạng cao nhất từ ​​backlog để làm tiếp.
• Không kéo thêm hạng mục công việc khi đã đạt đến WIP limit.
• Tất cả các hạng mục công việc phải thỏa mãn Điều kiện hoàn thành để được coi là hoàn thành.
• Không làm các hạng mục công việc không nằm trong backlog

Sơ đồ luồng công việc tích lũy giúp kiểm soát dòng chảy công việc tốt hơn

Sơ đồ luồng tích lũy (Cumulative flow diagrams - CFD) giúp PM/Scrum Master tìm ra nguyên nhân làm gián đoạn luồng công việc của nhóm. Nhóm lập biểu đồ số lượng các mục công việc ở mỗi trạng thái theo thời gian và sử dụng biểu đồ đó để tìm kiếm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến throughput (khối lượng công việc được hoàn thành trong một khoảng thời gian) của nhóm. CFD cung cấp cho nhóm một cách trực quan để theo dõi hệ thống đang hoạt động như thế nào. Khi nhóm đã quen với việc đọc CFD, thì tất cả các thành viên đều hiểu được các đề xuất và thay đổi của họ ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc mà nhóm có thể hoàn thành.

Bà mẹ chồng "sớm nắng chiều mưa", luôn quay bạn chong chóng như dòng điện xoay chiều?

Waterfall được xem như dòng điện một chiều, muốn dự án đi nhanh thì giai đoạn đầu cần mô hình phát triển, phẳng, tuyến tính để đi "thẳng" một mạch đến mục tiêu ban đầu (không cần hoàn hảo, chỉ cần đủ tính năng tối thiểu MVP - Minimum Viable Product).

Xem thêm: Tại sao ví Scrum như dòng điện xoay chiều?

Scrum giống như một vòng tròn quay xoanh nó, nhỏ dần cho đến khi đạt độ mịn nhất định thì sẽ đi tiếp theo một đường thẳng (chuyển hóa qua điểm tan chảy Tipping Point).

Scrum được ví như dòng điện xoay chiều, muốn đi xa hơn, chúng ta cần phát triển theo hướng xoáy ốc và liên tục.

Kết Luận

Scrum phù hợp cho những dự án có nhiều sự thay đổi và yêu cầu tốc độ cao. Scrum được thiết kế để tối ưu hóa sự hài lòng của nhóm và năng suất, chất lượng sản phẩm, khả năng đáp ứng với khách hàng và tính minh bạch cho các bên liên quan. Tất cả các sự thỏa mãn đó đều diễn ra theo các dòng chảy của quy luật tự nhiên: tăng trưởng, tiến hóa, rồi lại tăng trưởng, tiến hóa... 

Thật không công bằng khi nói rằng Scrum giúp bạn cảm thấy khó chịu khi nhất cử nhất động đều bị giám sát chặt chẽ. "Bà mẹ chồng" nào chẳng vậy, luôn hướng dẫn "nàng dâu" khi bắt đầu bỡ ngỡ về nhà chồng. Scrum chính là người đỡ đầu trong tất cả các dự án "thành công" của bạn.

Phạm Đình Trường: TIGO Solution CEO