Chi phí thầu phụ là các khoản thanh toán nhà thầu chính trả cho cho nhà thầu phụ theo các thỏa thuận được trong phạm vi thẩm quyền và sự chấp thuận của chủ đầu tư. Chi phí thầu phụ bao trùm tất cả các chi phí phát sinh bởi các nhà thầu phụ cho dự án, bao gồm cả chi phí lao động và phi lao động.

Tỉ lệ % phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Trong đó có 2 yếu tố chính "mang dự án về" (acquiring) và "triển khai dự án" (running).

Nhà thầu chính sẽ tính toán và cân nhắc các chi phí sau:

• Bù trù chi phí ban đầu để có được dự án: Một số dự án dễ dàng có được và tốn rất ít chi phí để có được, thí dụ: nhờ mối giới thiệu tốt hoặc các hoạt động kinh doanh có yếu tố lặp lại (repeat business), trong khi các dự án khác đòi hỏi nhiều công sức và thời gian (ví dụ: đi lại, đề xuất, thuyết trình, khoanh vùng phạm vi, v.v.). Toàn bộ chi phí pre-sales này chiếm 2-8% tổng ngân sách dự án.

 

Repeat business bao gồm các dự án nâng cấp, bảo trì và mở rộng.

• Chi phí tổng: Nhà thầu chính cần chi phí trang trải để bù đắp hoạt động kinh doanh của họ. Tùy thuộc vào từng ngành nghề và mỗi công ty, chi phí này có thể rất ít hoặc rất nhiều, bao gồm chi phí văn phòng, tiện ích, hạ tầng, truyền thông, ngoại giao, hành chính (không trong phạm vi dự án)...
• Tạo ra doanh thu đủ để bù đắp cho những khoảng thời gian sử dụng không hiệu quả (thí dụ họp hành quá nhiều, làm việc không hiệu quả, hoặc thậm chí tự ý thực hiện các yêu cầu của khách hàng không có trong Specs..). Các nhà thầu chuyên nghiệp luôn cân nhắc các khoảng thời gian dự phòng cho các vấn đề về nhân viên của họ (thí dụ sa thải hoặc luân chuyển nhân sự để đảm bảo doanh thu dự án được tối ưu).

Trong những trường hợp bình thường, nhà thầu phụ có thể nhận được khoảng 50% - 75% tổng chi phí dự án. Tuy vậy tỉ lệ % sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, phụ thuộc vào bản chất của dự án và phụ thuộc vào bản chất công việc. Thí dụ nhà thầu phụ chỉ làm các công việc cơ bản (ground work, non-core functionalities...) thì % dao động từ 20% - 30%. Nếu dự án do nhà thầu chính trực tiếp mang về nhờ mối quan hệ, nhà thầu phụ được nhà thầu chính giới thiệu vào dự án thì tỉ lệ chi phí thầu phụ dao động từ 30% - 40%.

Theo kinh nghiệm của TIGOSOFT từng tham gia làm subcontract trong những năm đầu thành lập với nhiều main contract trong nước và ngoài nước (outsourcing), có hai yếu tố chính đẩy % lên hoặc xuống:

1) Nhà thầu chính thực hiện bao nhiêu khối lượng công việc trong dự án? Nếu nhà thầu chính phát triển các tính năng Core, rất có thể toàn bộ công việc Non-Core (như giao diện front-end, tích hợp middle-ware...) sẽ được thực hiện bởi nhà thầu phụ.
2) Phạm vi trách nhiệm của nhà thầu phụ. Nếu nhà thầu chính cung cấp nguồn lực quản lý dự án cùng năng lực lãnh đạo nhiều kinh nghiệm (có nghĩa là nhà thầu phụ chỉ cung cấp kỹ sư mà không bố trí đội ngũ quản lý), thì % đó sẽ giảm xuống. Nhà thầu chính chấp nhận gần như toàn bộ rủi ro cả về chất lượng dự án cũng như quan hệ ngoại giao với các bên. Bằng cách giảm rủi ro phi kỹ thuật và giảm bớt gánh nặng quản lý, nhà thầu phụ sẽ tối đa hóa phần trăm của họ mà không lo ngại về nguy cơ thất bại của dự án.

Nếu một nhà thầu phụ thực hiện công việc kém cỏi, hoặc tệ hơn, gây nguy hiểm cho thương hiệu của nhà thầu chính hoặc hệ lụy là một cái gì đó không thể khôi phục được, thì nhà thầu chính sẽ gánh chịu hậu quả. Khi một nhà thầu phụ đã hoàn thành nhiều dự án thành công, đặc biệt từng hợp tác thành công với nhà thầu chính, thì khi khi đó "miếng bánh" hợp tác sẽ được vẽ lại.

Trong một số ít trường hợp, một công ty có thể thuê một nhà thầu phụ với giá triển khai dự án khá lớn, chấp nhận hòa vốn hoặc thua lỗ. Thí dụ dự án thí điểm để lấy quan hệ lâu dài với khách hàng, các dự án bảo trì nhỏ... 

Nếu một nhà thầu phụ kiếm được ít hơn 50%, có thể còn chỗ cho thương lượng. Bạn luôn có thể yêu cầu nhà thầu chính giải thích phương pháp xác định tỷ lệ của họ. Bạn có thể mất dự án, nhưng bạn sẽ có cơ hội hiểu rõ hơn về mô hình kinh doanh của nhà thầu chính thông qua câu trả lời của họ.

Bài viết độc quyền của TIGO Solutions. Mọi sao chép đều không được phép trừ phi được chấp nhận bởi tác giả.