Hồ sơ quyết toán và hồ sơ kiểm toán là gì?
Published on: October 17, 2025
Last updated: January 26, 2026 Xem trên toàn màn hình
Last updated: January 26, 2026 Xem trên toàn màn hình
Recommended for you
- 01 Aug 2023
Phân tích yêu cầu phần mềm sẽ nhìn vào thực trạng (AS-IS) hay tương lai (TO-BE)? 36/493 - 20 Jul 2021 Quản lý và đánh giá công việc theo quy trình TIGO SmartWork 34/452
- 08 Jan 2022 Yêu cầu thay đổi (Change Request) là gì? Làm thế nào để kiểm soát Change Request? 27/323
- 18 May 2021 Cây cầu hiện đại vô dụng nhất thế giới và câu chuyện cái kết của thay đổi yêu cầu 25/750
- 02 Aug 2023 Tổng hợp một số project tham khảo khi xây dựng các ứng dụng theo mô hình Microservices 23/507
- 04 Jan 2023 Phát triển phần mềm linh hoạt theo mô hình Big Bang 21/759
- 18 Mar 2021 Kỹ thuật ước lượng dự án phần mềm linh hoạt dựa vào Story Point - phương pháp T-Shirt Sizing 21/564
- 10 Mar 2018 Các câu hỏi trắc nghiệm về chi phí dự án 20/240
- 28 Jun 2024 Tại sao các kỹ sư IT giỏi nhất lại là những người theo thuyết bất khả tri về công nghệ (technology agnostics)? 20/393
- 11 Dec 2025 Phần mềm cho SMEs: Vì sao “Best-Fit” lên ngôi và “Best-of-Breed” dần lỗi thời 18/40
- 02 Aug 2021 Product Owner làm gì trước khi bắt đầu sprint đầu tiên của dự án (Sprint Zero)? 18/382
- 18 Jan 2022 Thị trường ngành CNTT tại Nhật Bản 17/502
- 14 Apr 2019 Product Backlog là gì? Các đặc điểm cơ bản của một Product Backlog 17/450
- 03 Mar 2020 Giả định (Assumption ) là gì? Tại sao giả định rất quan trọng với dự án? 17/582
- 08 Feb 2021 Quy trình nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 16/249
- 10 May 2021 Phát triển Phần mềm Tinh gọn (Lean Software Development) 16/246
- 19 Nov 2025 Các Công Cụ SEO Trả Phí Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Năm 2026 16/47
- 16 Apr 2025 Lãnh đạo linh hoạt: Hành động (Bias for Action) hay không hành động (Non-Action)? 15/66
- 24 Mar 2019 Scrum giống như bà mẹ chồng, giúp bạn nhìn ra các lỗi sai 15/324
- 03 May 2022 Mô hình Hybrid Agile là gì? 15/526
- 01 Sep 2021 Bí quyết triển khai mô hình thuê nhóm chuyên trách (Dedicated Team) 14/190
- 14 Dec 2022 Phương pháp kiểm tra Fagan Inspection là gì? 14/195
- 15 Aug 2025 Dự án phần mềm bị trì hoãn và vấn đề "akrasia" 14/59
- 11 Mar 2025 Thiên hướng Hành động (Bias for Action) và Thiên hướng Quy trình (Bias for Process) tác động tiêu cực tới "đổi mới và sáng tạo" như thế nào? 13/86
- 22 Jul 2020 Quản lý dự án phần mềm trong thực tế và câu chuyện thành công của InfoSys 13/154
- 21 Apr 2020 Bảo trì phần mềm là gì? Phân biệt các loại bảo trì 11/316
- 27 Jun 2021 Mô hình chi phí dự án và nghiệm thu sản phẩm 10/260
- 07 Mar 2023 Google Maps: Bài Học Tỷ Đô Từ Một Ứng Dụng Miễn Phí 9/104
- 12 May 2024 Groan Zone là gì? Khi mọi quan điểm va chạm, đâu là cách biến Groan Zone thành động lực đổi mới? 9/32
- 10 Aug 2020 Bạn có biết quy tắc thất bại nhanh: Fail early, fail often, fail cheap, but always fail forward 8/158
- 28 Apr 2020 Chi phí xây dựng phần mềm là bao nhiêu? 8/163
- 05 Aug 2025 Vì sao Hàn Quốc không chọn outsource IT như Nhật Bản? 7/83
Trong lĩnh vực xây dựng và kế toán, Hồ sơ quyết toán và Hồ sơ kiểm toán là hai khái niệm quan trọng nhưng có bản chất và mục đích hoàn toàn khác nhau.
Hồ sơ quyết toán là gì?
Đây là tập hợp các tài liệu do chủ đầu tư hoặc đơn vị thi công lập ra sau khi công trình/dự án hoàn thành. Mục đích chính của nó là xác định tổng giá trị thực tế đã thực hiện, bao gồm khối lượng công việc, chi phí vật tư, nhân công và các chi phí phát sinh. Nó đóng vai trò là căn cứ pháp lý để các bên "chốt" sổ sách, thanh lý hợp đồng và chuyển tài sản vào sử dụng.
Hồ sơ kiểm toán là gì?
Ngược lại, hồ sơ kiểm toán là sản phẩm của đơn vị kiểm toán độc lập hoặc cơ quan nhà nước. Đây là tập hợp các bằng chứng, giấy tờ làm việc do kiểm toán viên thu thập để đánh giá tính trung thực, hợp lý và tuân thủ pháp luật của hồ sơ quyết toán nêu trên. Nói cách khác, nếu hồ sơ quyết toán là "bài thi" của doanh nghiệp thì hồ sơ kiểm toán chính là "bản chấm điểm" và nhận xét của thầy cô giáo để đảm bảo mọi con số đều minh bạch và chính xác.
So sánh nhanh
| Đặc điểm | Hồ sơ quyết toán | Hồ sơ kiểm toán |
| Người lập | Chủ đầu tư / Nhà thầu | Kiểm toán viên |
| Mục đích | Xác định tổng chi phí thực tế | Xác minh tính đúng đắn của chi phí |
| Thời điểm | Khi kết thúc hạng mục/dự án | Sau khi đã có hồ sơ quyết toán |
Trong môi trường dự án Công nghệ thông tin (CNTT), hai loại hồ sơ này chuyển dịch từ việc kiểm đếm "gạch đá, xi măng" sang việc xác nhận khối lượng nhân công (man-month), tính năng phần mềm và bản quyền công nghệ.
Hồ sơ quyết toán dự án CNTT
Đây là bộ tài liệu cuối cùng do đội dự án (hoặc đơn vị gia công phần mềm) lập ra để nghiệm thu và thanh toán. Thay vì chỉ có hóa đơn, hồ sơ này tập trung vào:
- Biên bản nghiệm thu người dùng (UAT): Xác nhận phần mềm đã chạy đúng yêu cầu.
- Danh mục tính năng (SOW - Scope of Work): Đối chiếu những gì đã cam kết trong hợp đồng so với thực tế đã code.
- Bảng kê nguồn lực: Xác nhận số lượng kỹ sư và giờ công đã đổ vào dự án (đối với hợp đồng Time & Material).
- Tài liệu bàn giao: Bao gồm mã nguồn (source code), tài liệu hướng dẫn vận hành và quản trị hệ thống.
Hồ sơ kiểm toán dự án CNTT
Đây là hồ sơ do bên thứ ba (hoặc bộ phận Compliance nội bộ) lập ra để "soi" lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Kiểm toán CNTT không chỉ nhìn vào con số tiền bạc mà còn kiểm tra:
- Tính tuân thủ quy trình: Dự án có tuân thủ quy trình phát triển (như Agile/Waterfall) đã cam kết không?
- Tính bảo mật và rủi ro: Kiểm tra xem các lỗ hổng bảo mật đã được fix chưa và bản quyền phần mềm có hợp pháp không.
- Tính hợp lý của chi phí: Xác minh xem số lượng Server, License hay số giờ công của lập trình viên có bị khai khống hay không.
Sự khác biệt cốt lõi giữa 2 loại hồ sơ trong lĩnh vực phần mềm
- Quyết toán là để trả lời câu hỏi: "Chúng tôi đã làm xong App này với các tính năng A, B, C; hãy trả tiền cho chúng tôi."
- Kiểm toán là để trả lời câu hỏi: "App này có thực sự an toàn, đúng quy trình và số tiền chủ đầu tư bỏ ra có xứng đáng với giá trị nhận lại không?"
Các loại chứng từ cần có trong một bộ hồ sơ quyết toán phần mềm
Để chuẩn bị cho việc giải ngân một dự án CNTT, bộ hồ sơ quyết toán cần sự kết hợp giữa chứng từ tài chính và bằng chứng kỹ thuật. Dưới đây là danh mục chi tiết các loại tài liệu bạn cần chuẩn bị:
1. Nhóm Hồ sơ Pháp lý & Hợp đồng
- Hợp đồng gốc và các phụ lục: Đặc biệt là phụ lục về phạm vi công việc (SOW) và thay đổi (nếu có).
- Biên bản thanh lý hợp đồng: Văn bản xác nhận hai bên chấm dứt quyền và nghĩa vụ sau khi hoàn thành dự án.
2. Nhóm Hồ sơ Nghiệm thu Kỹ thuật
(Rất quan trọng)
- Biên bản nghiệm thu người dùng (UAT - User Acceptance Testing): Có chữ ký xác nhận của các bộ phận nghiệp vụ rằng phần mềm hoạt động đúng chức năng.
- Biên bản bàn giao sản phẩm: Xác nhận đã bàn giao mã nguồn (Source Code), tài liệu thiết kế (System Design), tài liệu bản vẽ (Prototype/Wireframe) và tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Manual).
- Biên bản cài đặt và cấu hình: Xác nhận hệ thống đã được triển khai thành công trên môi trường Production (hoặc môi trường cam kết để nghiệm thu).
- Báo cáo kiểm thử (Test Report): Chứng minh hệ thống đã vượt qua các bước kiểm tra lỗi và bảo mật.
3. Nhóm Hồ sơ Tài chính & Chi phí
- Bảng kê chi tiết nhân công (Timesheet/Man-month): Nếu hợp đồng tính theo giờ công, cần có bảng chấm công của đội ngũ kỹ sư có xác nhận của quản lý dự án.
- Hóa đơn tài chính (e-Invoice): Phù hợp với giá trị quyết toán cuối cùng.
- Giấy chứng nhận bản quyền (License): Nếu dự án có mua phần mềm từ bên thứ ba (như Oracle, Microsoft, AWS...), bạn phải có chứng nhận sở hữu bản quyền.
4. Nhóm Tài liệu Vận hành & Bảo hành
- Biên bản bàn giao tài khoản quản trị: Các thông tin truy cập server, database, cloud.
- Cam kết bảo hành/bảo trì: Văn bản xác nhận thời gian và phạm vi hỗ trợ sau khi bàn giao.
Mẹo: Trong các dự án CNTT sử dụng ngân sách nhà nước hoặc doanh nghiệp lớn, bạn nên đính kèm thêm Ảnh chụp màn hình (Screenshots) của các tính năng chính hoặc Video demo làm bằng chứng trực quan cho bộ hồ sơ quyết toán để quá trình kiểm duyệt diễn ra nhanh hơn.
[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":false,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]
Nguồn
{content}
Khám phá thêm các chủ đề sau
Đọc thêm: Hướng dẫn hợp tác viết bài (guest blogging)
Các chủ đề được quan tâm nhiều nhất
CHIA SẺ BÀI VIẾT
Link copied!
Mới cập nhật