Hợp đồng bù trừ chi phí là gì?

Cost reimbursement tiếng Việt dịch là "hợp đồng bù trừ chi phí", được hiểu theo nghĩa "thực thanh thực chi". Nghĩa là Bên B (Seller) dùng bao nhiêu chi phí để "produce" sản phẩm X thì "claim " lai cho Bên A (Buyer) bấy nhiêu. Vì SOW (Scope of work) không thể xác định từ giai đoạn lập kế hoạch (planning) nên làm đến đâu tính đến đó. Tất cả chỉ dừng ở "tạm tính".

Có 2 cách gọi cho hợp đồng bù trừ chi phí: Cost Reimbursement và Cost Plus.

Hợp đồng bù trừ chi phí (đôi khi được gọi là hợp đồng cộng chi phí vốn Cost Plus Contract) là hợp đồng trong đó nhà thầu được hoàn trả chi phí thực tế mà họ phải chịu khi thực hiện công việc, cộng với một khoản phí bổ sung để tạo ra lợi nhuận (với mục tiêu khích lệ để hoàn thành công việc).

Đây là loại hợp đồng khi phạm vi công việc chưa được xác định rõ nên không thể ước tính chính xác chi phí. Buyer sẽ trả cho Seller các khoản đã chi để thực hiện cộng việc cộng thêm một khoản tiền phí dịch vụ (lợi nhuận của Seller).

Hợp đồng hoàn trả chi phí yêu cầu Seller phải có hệ thống kế toán theo dõi chi phí theo dự án. Với loại hợp đồng này, Buyer chịu nhiều rủi ro nhất bởi vì tổng chi phí chưa được biết. Các dự án về nghiên cứu phát triển, các dự án về công nghệ thông tin thường dùng loại hợp đồng này. 

Hợp đồng cộng phí, có hoàn lại chi phí là loại hợp đồng linh hoạt nhất trong tất cả các loại hợp đồng. Nhà thầu sẽ được bù trừ tất cả các chi phí trực tiếp phát sinh, cộng với một khoản phí phần trăm để trang trải lợi nhuận của mình (hoặc chi phí chung và lợi nhuận).

Khác nhau giữa hợp đồng bù trừ chi phí và hợp đồng chi phí cố định fixed-price (trọn gói)

Hợp đồng hoàn trả chi phí trái ngược với hợp đồng giá cố định, trong đó nhà thầu được thanh toán một số tiền thương lượng bất kể chi phí phát sinh.

Biểu đổ quang phổ (spectrum) dưới đây cho thấy các loại hợp đồng "cost plus" rất trái ngược với Fixed Price. Các loại hợp đồng Cost Plus có rủi ro cân bằng cho cả người bán và người mua.

Phân loại

Hợp đồng bù trừ chi phí về bản chất là cộng chi phí vốn (cost plus) với chi phí khích lệ nhà thầu (bên B) hoàn thành công việc. Do vậy được chia làm 4 loại:

Cost Plus Fixed Fee (CPFF)

Hợp đồng phí cố định cộng với chi phí vốn là một loại hợp đồng cụ thể trong đó nhà thầu được thanh toán cho các chi phí thông thường cho một dự án (goi là estimated cost), cộng với một khoản phí cố định bổ sung cho các dịch vụ của họ (gọi là fixed fee). Điều này cho phép nhà thầu thu lợi nhuận từ dự án và khích lệ tạo ra công việc năng suất cao.

• Công thức: CPFF = Estimated Cost + Fixed Fee

Cost Plus Incentive Fee (CPIF)

Đây là một hợp đồng hoàn trả chi phí quy định mức phí thương lượng ban đầu sẽ được điều chỉnh sau đó theo công thức dựa trên mối quan hệ của tổng chi phí cho phép với tổng chi phí mục tiêu.

• Công thức: CPIF = Target Cost + Target Fee + Share Ratio.

Chú ý phân biệt chi phí cho phép và chi phí mục tiêu:

Chi phí cho phép (allowable cost) là chi phí có thể được thanh toán bằng hợp đồng hoặc khoản trợ cấp của bạn. Chi phí chỉ được phép nếu: (1) Chi phí hợp lý; nó phản ánh công sức được thanh toán xứng đáng. (2) Chi phí có thể phân bổ được; chi phí hợp đồng hoặc khoản trợ cấp hưởng lợi từ chính hợp đồng đó.

Chi phí mục tiêu (target cost) của sản phẩm là giá bán dự kiến ​​của sản phẩm trừ đi chi phí bán hàng / quản lý và tỷ suất lợi nhuận mong muốn. Về mặt hiệu quả, chi phí mục tiêu đo lường mức chi phí cần thiết để tạo ra lợi nhuận nhất định ở mức giá thị trường cạnh tranh.

Cost Plus Award Fee (CPAF)

Là hợp đồng chi phí cộng với phần thưởng cho thành tích.

Hợp đồng này cung cấp một khoản phí bao gồm (a) số tiền cơ bản (có thể bằng 0) được ấn định khi bắt đầu hợp đồng và (b) số tiền thưởng, dựa trên đánh giá công tâm của bên A, đủ để tạo động lực cho việc thực hiện hợp đồng một cách xuất sắc.

Công thức: CPAF = Estimated Cost + Base Fee (< 3% of estimated cost) + Award Fee Pool.

Cost Plus Percentage of Cost

Tỷ lệ phần trăm chi phí cộng chi phí là một phương pháp mà các nhà thầu thường sử dụng để định giá dịch vụ. Loại hợp đồng này quy định rằng người mua phải thanh toán tất cả các chi phí dự án mà người bán phải chịu, cộng với một khoản bổ sung để thu lợi nhuận. Các sản phẩm như ví và dịch vụ (thí dụ ô tô) sẽ có giá cố định. Các dịch vụ và dự án khác, chẳng hạn như sửa chữa nhà cửa, phần mềm..., có chi phí biến đổi khó dự đoán. Điều này phụ thuộc vào chi phí vật liệu hoặc các kết quả nghiên cứu công nghệ (dự án phần mềm). Bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào được thực hiện trong khi công việc đang được thực hiện có thể làm tăng chi phí đó. Hợp đồng chi phí cộng với tỷ lệ phần trăm đảm bảo các nhà thầu được hoàn trả cho các chi phí thực tế mà họ phải chịu, thay vì cho phép một mức giá cố định bao gồm tất cả mọi thứ.

Câu hỏi thực tế

Công ty của bạn có trường hợp khẩn cấp và cần hoàn thành công việc theo hợp đồng càng sớm càng tốt. Trong những trường hợp này, điều nào sau đây sẽ hữu ích để thêm vào hợp đồng?
A. Một bản hợp đồng rõ ràng về công việc
B. Các yêu cầu mà nhà thầu phụ có thể được sử dụng
C. Phí khuyến khích
D. Điều khoản bất khả kháng

Đáp án: C

Giải thích: Hợp đồng chi phí cộng với phí khuyến khích (CPIF) là một hợp đồng hoàn trả chi phí quy định mức phí thương lượng ban đầu sẽ được điều chỉnh sau đó theo công thức dựa trên mối quan hệ của tổng chi phí cho phép với tổng chi phí mục tiêu.

Nguồn: TIGO Solutions