Trong khi thực hiện dự án hoặc ngay cả trước khi dự án bắt đầu, thì Project Manager luôn thường phải estimate chi phí (cost) cho các activity của dự án. Chi phí này bao gồm: cost of human hours, cost of equipments, cost of materials, cost of communication, cost of requirement changes, cost of failure.... Ngoài ra, chi phí này cũng bao gồm cả chi phí cho contingency reserve cho những risk mà đã được xác định.

Trong phạm vi quản lý dự án, có 5 phương pháp (công cụ) dưới đây để thực hiện ước tính chi phí (estimate cost).

• Analogous estimating (ước tính dựa trên sự giống giống nhau với giả định các yếu tố khác không đổi)
• Parametric estimating (ước tính bằng các tham số tham gia tác động tiến độ/chất lượng dự án)
• Bottom-up estimating (ước tính từ dưới lên)
• Three-point estimating (ước tính trung bình từ ba điểm, tương ứng 3 góc nhìn)
• What-if estimating (ước tính nếu-thì, còn gọi là phương pháp giả định)

Analogous Estimating

Đúng như tên gọi của nó, analogous estimating là phương pháp sử dụng dụng tính tương tự để estimate chi phí dự án. Ở phương pháp này, Project manager sẽ dựa vào dữ liệu lịch sử của tổ chức (OPA), tìm các dự án có tính tương đồng, và dựa vào thông tin đó để estimate cho dự án đang làm. Để tăng tính chính xác, thì Project Manager có thể sử dụng thêm kỹ thuật expert judgment (Tham khảo ý kiến chuyên gia).

Ví dụ: Khi nhận một dự án thực hiện migrate hệ thống đang chạy từ ngôn ngữ VB.NET sang Java, Quản lý dự án (PM) có thể tìm dự án tương tự trước đó công ty đã làm, rồi sử dụng như một case-study để estimate cho lần này.

Phương pháp estimate này còn có tên gọi khác là Top-down estimating (ước tính từ trên xuống), thực hiện bóc tách các work package từ trên xuống dưới.

Analogous estimating thường được sử dụng khi thông tin về dự án còn mù mờ, vì vậy nhược điểm của nó là tính chính xác và độ tin cậy khá thấp; nhưng ưu điểm thì cũng có là nhanh, tốn ít công sức mà lại có kết quả ngay.

Parametric Estimating

Tương tự như analogous estimating, parametric estimating cũng sử dụng dữ liệu lịch sử (historical data) của các dự án tương tự để làm input cho việc estimate. Tuy nhiên, khác với analogous estimating, nó có cân nhắc đến sự khác nhau về scale. 

Phương pháp Parametric xem xét thêm các yếu tố ngoại lai (công việc càng nhiều càng dễ sinh lỗi, dễ bỏ sót chi tiết, thời gian họp hành trao đổi cũng tăng lên theo cấp số nhân). Trong khi phương pháp Analogous chỉ đơn giản thực hiện một phép nhân bản 1-1 với giả định là kinh nghiệm không đổi, thời gian thực hiện là tuyến tính (không bị áp lực về tiến độ nhất là các dự án có thời gian triển khai ngắn).

Ví dụ với một ví dụ hết sức đơn giản của yếu tố scale. Vẫn với ví dụ về việc migrate ứng dụng ở trên, ở dự án trước, công ty của bạn tốn 50 man-months cho việc migrate 1000K LOC. Ở dự án này, quy mô source code tăng tăng lên là 2000K LOC, thì chi phí ước tính sẽ là 100 man-months. Ở đây, quy mô được scale lên 2, thì chi phí cũng gấp đôi lên. 

Khác nhau giữa Analogous Estimation và Parametric Estimation

Giống với analogous estimating, phương pháp này cũng thường được dùng khi thông tin về dự án còn khá ít. Tuy nó có tính đến yếu tố scale, nhưng thực tế là độ chính xác, tính tin cậy của nó cũng không cao (yếu tố scale là do PM định nghĩa, và nó cũng chưa chắc đã chính xác!). Ưu điểm của phương pháp này cũng là nhanh chóng, tốn ít công sức và mang lại kết quả sớm.

Three-Point Estimating

Phương pháp ước lượng 3 điểm được sử dụng để giảm độ lệch (tăng tính chính xác) khi estimate chi phí/thời gian cho một activity trong dự án. Ở phương pháp này, thì kỹ thuật PERT (Program Evaluation and Review Technique) thường được sử dụng.

PERT sử dụng công thức sau đây để tính được chi phí mong muốn của một activity.

 

E = (Eo + 4Em + Ep)/6

Trong đó:

• Eo (Optimistic Estimate): estimate trong trường hợp xấu nhất.
• Em (Most Likely Estimate): estimate khi mọi thứ xảy ra bình thường.
• Ep (Optimistic Estimate): estimate trong trường hợp tốt nhất.
• E (Expected Cost): chi phí mong muốn.

Phương pháp estimate 3 điểm chính xác hơn 2 phương pháp ở trên.

Bottom-Up Estimating

Còn có tên gọi khác là ”definitive technique“, kỹ thuật này có tính chính xác cao nhất trong số 4 phương pháp estimate đã nói. Tư tưởng của phương pháp này khá đơn giản: chia project work thành các phần nhỏ đến mức không thể chia được nữa (các activity đơn lẻ), rồi estimate chi phí cho từng thành phần này. Đến cuối cùng thì sẽ cộng tổng chi phí lại để ra total project cost. Nhìn vào đây thì bạn cũng sẽ thấy ngay là kỹ thuật này rất tốn thơi gian, chi phí, bù lại nó rất chính xác.

What-If Analysis

Kỹ thuật ước tính này sử dụng các giả định dựa trên các yếu tố khác nhau như phạm vi, thời gian, chi phí, nguồn lực, v.v. để đánh giá các kết quả có thể có của dự án bằng cách thực hiện phân tích tác động (impact analysis). Trong một tình huống thông thường, ước tính dự án được thực hiện bằng cách tiến hành các hội thảo đánh giá sơ bộ với các bên liên quan của dự án, các chuyên gia, cố vấn trong nhóm có thể cung cấp thông tin đầu vào có giá trị cho quá trình ước tính What-If. Phạm vi khái quát (high-level) được chia thành các gói công việc, thành phần và hoạt động nhỏ hơn, mỗi gói công việc được ước tính theo nỗ lực dự tính và tài nguyên cần thiết để hoàn thành gói công việc. Dự án có thể phân rã chi tiết thành từng phần nhỏ nhất có thể đo lường được.

Các hoạt động sau đây sẽ được thực hiện đối trong phạm vi kỹ thuật What-If:

• Chia nhỏ phạm vi thành gói công việc, thành phần hoặc hoạt động nhỏ nhất (WBS).
• Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự sẽ được triển khai.
• Xác định công sức tối thiểu để hoàn thành từng hoạt động.
• Xác định ước tính tài nguyên để hoàn thành từng nhiệm vụ.
• Xác định các phụ thuộc để hoàn thành từng hoạt động của dự án.
• Xác định các rủi ro và giả định có thể xảy ra.
• Xác định nguồn lực và ước tính chi phí để hoàn thành từng hoạt động, gói công việc và các kế hoạch phát sinh như: hội thảo, truyền thông, công tác, chuyển giao công nghệ...

Kết Luận

Việc lựa chọn phương pháp estimate nào thì tùy thuộc vào tình hình và yêu cầu của dự án.

Để so sánh nhanh điểm khác biệt giữa 4 phương pháp trên, chúng ta có thể thấy ở dưới đây:

• Độ nhanh chóng, ít chi phí: Analogous > Parametric > Three-point estimating > Bottum-up estimating
• Chi phí, độ chính xác: Analogous < Parametric < Three-point estimating < Bottum-up estimating

Ngoài các phương pháp cơ bản ở trên, còn có rất nhiều phương pháp estimate khác như:

• Group Decision Making (lấy ý kiến tập thể)
• Expert Judgement (lấy ý kiến chuyên gia, thường là các chuyên gia đầu ngoài bên ngoài công ty và công ty có thể mất chi phí cho các chuyên gia).
• Reserve Analysis (phân tích tổng thể chi phí dự án trong đó dựa vào phần dự phòng "reserve" làm cơ sở để tính toán khối lượng công việc)

Tổng hợp từ Internet