Khi dự án rơi vào khủng hoảng, đúng hay sai thì người quản lý dự án thường bị xem như “vật tế thần” tiện lợi, và bạn có thể tham gia dự án sau khi họ đã nhanh chóng bị cho nghỉ. Ở những trường hợp khác, người đó có thể chỉ được điều chuyển sang một dự án khác có mức độ ưu tiên cao hơn, nhưng họ không duy trì đầy đủ, chính xác sổ kiểm soát dự án, hoặc đơn giản là không có thời gian để hỗ trợ bạn trong quá trình tiếp nhận (onboarding).

Có rất nhiều lý do khiến một dự án cần được bàn giao. Một số lý do khá “vô hại”. Quản lý dự án trước đó chuyển công tác, hoặc công ty tái cơ cấu dẫn đến việc phân chia lại trách nhiệm. Hoặc đơn giản là họ đã rời khỏi công ty.

Nhưng cũng có những lý do nghiêm trọng hơn. Dự án đang gặp rắc rối. Các vấn đề lớn về tài chính và tiến độ đang cận kề, và các bên liên quan (stakeholders) đã quy trách nhiệm cho quản lý dự án trước đó, rồi đưa bạn vào để “cứu nguy” (save the day).

Dù ở kịch bản nào, bạn cũng đang đối mặt với một đội ngũ đang chờ định hướng, một dự án cần hoàn thành, một nhà tài trợ dự án (sponsor) cần cảm thấy tin tưởng rằng mọi thứ đều đang được kiểm soát. Và bạn còn phải tiếp quản những “di sản” từ người tiền nhiệm - có thể rất nhiều… hoặc rất ít. Vậy bắt đầu từ đâu?

Cần Một “Danh Sách Kiểm Tra Khi Tiếp Quản Dự Án” (Project Takeover Checklist)

Danh sách kiểm tra này được thiết kế để giúp bạn hiểu chính xác mình đang bước vào tình huống nào Nó sẽ trả lời hai câu hỏi lớn nhất mà bạn cần có lời giải để có thể tiếp tục:

1. Trạng thái hiện tại của dự án là gì?

2. Dự án đã được lập kế hoạch đầy đủ để con đường phía trước rõ ràng chưa?

Cho đến khi bạn có câu trả lời cho hai câu hỏi này, dự án sẽ rất khó tiến triển. Hãy cùng bàn cách để đạt được điều đó.

Hiểu Rõ Vai Trò Của Bạn

Hãy xác định quyền hạn (authority) mà quản lý chương trình/dự án (program manager – hiện tại là bạn) có trong dự án này. Quyền hạn đó không phải lúc nào cũng giống nhau trong mọi tình huống.
Kiểm tra điều lệ dự án (project charter) để xem tài liệu này nói gì về trách nhiệm của bạn.

Ngay cả khi vai trò chưa được ghi chép rõ ràng, việc hiểu rõ vai trò của mình vẫn là một bước rất quan trọng. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc làm rõ điều này, hãy trao đổi với nhà tài trợ dự án (sponsor) hoặc quản lý trực tiếp (line manager).

Gặp gỡ nhà tài trợ (sponsor)

Ngay cả khi đã có các tài liệu như điều lệ dự án (project charter) hay kế hoạch quản lý dự án, thì không gì có thể thay thế việc sớm nhất có thể tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của sponsor. Việc xây dựng một mối quan hệ hiệu quả, mang tính cộng sinh với stakeholder then chốt này thường sẽ quyết định sự khác biệt giữa thành công và thất bại thảm hại.

Hãy đảm bảo bạn dành thời gian để hiểu rõ họ kỳ vọng gì ở bạn, không chỉ về mặt giao tiếp và quản lý kỳ vọng, mà còn để đánh giá mức độ sẵn sàng hỗ trợ của họ khi các quyết định, vấn đề hoặc rủi ro được escalated (báo cáo vượt cấp) đến họ.

Kiểm Tra Tuyên Bố Đáp Ứng (Vision Statement)

Khi dự án hoàn thành, tương lai trông sẽ như thế nào?

Có thể chưa có đầy đủ các bước cụ thể, nhưng ít nhất phải có một mục tiêu cuối cùng.

Nếu chưa có, bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng một tuyên bố về tầm nhìn, xin sự đồng thuận của chủ đầu tư hoặc nhà tài trợ (sponsor buy-in) và sử dụng nó làm nền tảng để phát triển tiếp.

Kiểm Tra Mục Tiêu Dự Án (Project Objectives) và Hiệu Quả Chi Phí (Cost Efficiency)

Dự án có các mục tiêu rõ ràng không?

Nếu câu trả lời không phải là “có”, thì bạn còn rất nhiều việc phải làm.

Các đầu ra (outputs) và lợi ích (benefits) cần phải rõ ràng đối với mọi dự án. Nếu chưa có, hãy bắt tay vào việc điều chỉnh cần thiết. Điều này có thể bao gồm một cuộc họp dài với nhà tài trợ dự án (project sponsor) để xác định lại phạm vi, hoặc nếu chỉ thiếu một chút, có thể chỉ cần một buổi trao đổi ngắn để ghi nhận lại bằng văn bản.

Rà Soát Cơ Cấu và Trách Nhiệm

Ai là nhà tài trợ dự án của bạn?
Lịch báo cáo như thế nào?
Những phê duyệt nội bộ nào là bắt buộc?

Thứ bậc trong tổ chức là một phần rất quan trọng của kế hoạch, bởi vì đôi khi việc phê duyệt sẽ mất thời gian. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ai cần biết thông tin gì và vào thời điểm nào.

Rà Soát Ngân Sách

Ngân sách đã được phê duyệt chưa?
Đã chi bao nhiêu rồi?
Thậm chí… có ngân sách hay không?

Đây là những câu hỏi cực kỳ quan trọng. Đây cũng là lúc bạn nên “đóng vai người mới”.
Hãy giải thích rằng bạn đang trong quá trình nắm bắt tình hình và nhờ hỗ trợ từ nhiều phía. Điều này giúp bạn tránh được sự ngại ngùng khi phải xin các chứng từ như hóa đơn.

Xác Định Nhu Cầu Nguồn Lực

Những nguồn lực nào đã được phân bổ cho dự án?
Trong tương lai sẽ còn những nguồn lực nào?

Nếu một số thành viên chỉ tham gia trong thời gian ngắn chứ không xuyên suốt dự án, bạn cần biết điều đó càng sớm càng tốt.

Nếu có văn phòng quản lý dự án (PMO – Project Management Office), hãy trao đổi với họ về việc phân bổ nguồn lực. Nếu không, hãy nói chuyện trực tiếp với các trưởng nhóm và thành viên trong đội.

Giao tiếp team

Hãy nhận thức rằng đội ngũ đang trải qua sự xáo trộn do mất đi một người lãnh đạo.

Nếu người quản lý dự án trước đó bị ghét, bạn có thể phải “gánh” một phần hành lý tiêu cực đó, và bạn cần tránh bị cuốn vào các so sánh với người tiền nhiệm hoặc phải đi biện minh cho giá trị của vai trò quản lý dự án. Ngược lại, nếu đội ngũ rất yêu quý người quản lý cũ, bạn có thể đối mặt với sự nghi ngờ hoặc phản kháng, và cần tránh rơi vào trạng thái phòng thủ về lý do tại sao bạn được giao vai trò này.

Hãy tò mò, đặt câu hỏi, nhưng quan trọng nhất là hãy cố gắng trở thành một người lãnh đạo phục vụ (servant-leader), cho nhóm thời gian để vượt qua nỗi đau nhưng cũng thể hiện giá trị của bạn bằng cách giải quyết hoặc lý tưởng hơn là loại bỏ bất kỳ trở ngại nào đã cản trở năng suất của họ.

Hiểu Bức Tranh Toàn Cảnh

Nếu bạn mới vào công ty hoặc mới ở bộ phận này, việc hiểu dự án nằm ở đâu trong chiến lược tổng thể của công ty là rất quan trọng.

Dự án có thể tạo ra lợi nhuận, nhưng liệu đó có phải là dự án mà CEO thực sự quan tâm?
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ ưu tiên của bạn trong cuộc cạnh tranh nguồn lực.
Bạn có thể không thay đổi được mức độ ưu tiên của dự án, nhưng bạn cần hiểu rõ nó đang đứng ở vị trí nào.

Rà Soát Kế Hoạch Truyền Thông

Cấu trúc truyền thông của dự án là gì?

Tùy vào loại dự án, bạn có thể phải làm việc với rất nhiều bên liên quan (stakeholders) ở nhiều cấp độ khác nhau.

Đây là khía cạnh cần được làm rõ sớm trong quá trình đánh giá dự án. Việc xác định cách giao tiếp hiệu quả không quá khó, và càng triển khai sớm càng tốt.

Thu Thập Mọi Thứ Có Thể

Không phải tài liệu nào gắn với dự án mới của bạn cũng quan trọng. Nhưng nếu bạn chưa tận mắt xem qua, bạn sẽ không biết điều đó.

Vì vậy, cẩn thận vẫn hơn!.

Một lần nữa, hãy “đóng vai người mới”. Vận dụng kỹ năng điều tra (detective skills) để thu thập mọi thứ đã được thực hiện cho đến nay, từ đó hiểu được quá khứ và dự đoán tương lai của dự án.

Sau khi hoàn thành tất cả những việc trên, bạn có thể bắt đầu đặt ra những câu hỏi khó, chẳng hạn như: vì sao một số yếu tố quan trọng lại bị thiếu? Có thể tồn tại những lý do hợp lý.

Tin tưởng nhưng luôn phải xác minh trạng thái hiện tại

Các báo cáo trạng thái, phản hồi từ sponsor hoặc đội ngũ có thể mang lại cho bạn cái nhìn ban đầu về tình trạng dự án, nhưng hãy tìm bằng chứng để xác nhận những đánh giá đó.

Xác định các mốc quan trọng (milestones) gần đây và kiểm tra xem các stakeholder khác nhau có đồng thuận rằng chúng đã được hoàn thành thành công hay không. Khi bạn đã hiểu mốc tiếp theo là gì, hãy làm việc với sponsor và đội ngũ để đảm bảo mọi người cùng thống nhất hướng tới việc hoàn thành mốc đó. Đặt câu hỏi về ba rủi ro và vấn đề lớn nhất. Kiểm tra sức khỏe tài chính của dự án với bộ phận tài chính để đảm bảo sổ sách đang ở trạng thái tốt.

Mặc dù dự án có thể đã có sẵn một kế hoạch, bạn vẫn nên xây dựng một kế hoạch onboarding cá nhân, phản ánh những hoạt động cụ thể mà bạn cần thực hiện để làm tốt vai trò mới. Hãy xem việc chuyển giao vai trò này giống như bất kỳ dự án quan trọng nào khác: lập kế hoạch công việc, rồi thực hiện đúng theo kế hoạch đó.

Hãy suy nghĩ về cách bạn muốn đội ngũ vận hành khi bạn là người dẫn dắt. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào văn hóa công ty, vì vậy hãy đảm bảo bạn đã nghiên cứu kỹ.

Chọn ra những phần của kế hoạch dự án cần cải thiện nhiều nhất và tập trung vào đó. Hãy:

• Thu hút sự tham gia của đội ngũ
• Luôn cập nhật thông tin cho nhà tài trợ dự án
• Duy trì sự minh bạch

Theo thời gian, mọi thứ sẽ dần đi vào guồng.

Và cuối cùng: đừng bao giờ, đừng bao giờ, TUYỆT ĐỐI không đổ lỗi cho quản lý dự án trước đó. Không có gì cần nói thêm ngoài điều này.