Checklist là một thuật ngữ khá quen thuộc và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy checklist là gì? Nó có vai trò như thế nào trong cuộc sống và hoạt động kinh doanh?

Checklist là gì?

Checklist là một danh sách cụ thể những công việc cần được thực hiện để hướng đến những mục tiêu đề ra để đảm bảo được công việc không bị bỏ sót. Do đó, bạn cần phải có những checklist để có thể liệt kê những công việc từ nhỏ đến lớn trong một ngày.

Hiện nay checklist được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các công ty, doanh nghiệp đều đánh giá rằng với việc sử dụng checklist là một yếu tố rất cần thiết trong công việc. Với checklist, bạn có thể theo dõi được công việc của các bộ phận, phòng ban và đảm bảo công việc được hoàn thành một cách tối ưu, quản lý công việc được chuyên nghiệp hơn. Chính vì vậy, khi hiểu rõ được về khái niệm checklist là gì sẽ giúp bạn nắm bắt được nhiều mục đích hữu ích.

Checklist thường được trình bày dưới dạng danh sách với các hộp kiểm nhỏ ở phía bên trái của trang. Một đánh dấu nhỏ hoặc dấu kiểm được rút ra trong hộp sau khi các mục đã được hoàn thành.

Mục đích của việc sử dụng checklist

Không phải tự nhiên mà checklist trở nên phổ biến trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực như hiện nay. Ngoài ra, với nhiều lợi ích đem lại mà mục đích sử dụng checklist ngày càng trở nên quen thuộc và quan trọng hơn:

Mục đích sử dụng Checklist trong nhà hàng, khách sạn

• Đối với nhân sự làm việc tại các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn: Checklist công việc giúp bạn ghi nhớ mọi việc mình cần làm dù là nhỏ nhất, kiểm soát được thời lượng cần thiết cho từng công việc và sắp xếp việc nào trước việc nào sau một cách khoa học, hợp lý. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng hoàn thành lượng lớn công việc theo đúng mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, mỗi bộ phận như Buồng phòng, Bếp, Lễ tân, Phục vụ đều có những checklist công việc khác nhau, làm theo đó không chỉ đảm bảo tiến độ công việc mà còn giúp duy trì các tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, mang đến cho khách hàng sự hài lòng cao nhất.
• Đối với các cấp Quản lý: Dựa vào checklist, bạn sẽ phân biệt được việc nào cần dành thời gian, việc nào cần tập trung thực hiện để định hướng nhân sự thuộc bộ phận mình quản lý thực hiện theo, hướng đến hoàn thành mục tiêu chung. Checklist cũng giúp bạn phát hiện ra sai sót từ một vị trí nào đó trong bộ phận để sửa chữa, đánh giá được năng lực của các nhân sự thuộc bộ phận của mình.

Với những lợi ích như vậy, checklist công việc là thứ cần có để đảm bảo các hoạt động trong nhà hàng, khách sạn diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. 

Mục đích sử dụng Checklist trong ngành CNTT

Checklist trong vận hành hệ thống phần mềm

Với nghề lập trình thì Checklist tuy hướng tới việc kiểm soát công việc thực hiện nhưng sẽ có mục đích sử dụng hoàn toàn khác so với trong khối ngành nhà hàng, khách sạn. Một số mục đích sử dụng của Checklist trong việc kiểm thử đang được người dùng thực hiện như:

• Checklist là công cụ giúp người dùng đảm bảo các yêu cầu của client được đảm bảo trong quy trình kiểm thử, giúp người dùng kiểm soát được các yêu cầu được đảm bảo thực hiện mà không xảy ra lỗi.
• Checklist được sử dụng như việc đảm bảo rằng phần mềm đang hoạt động được kiểm tra với mức độ bao phủ cần thiết theo quy định, đảm bảo rằng phần mềm kiểm tra được rà soát thực hiện với mật độ cần thiết.
• Checklist sẽ giúp cho công việc của các tester đỡ phần nào áp lực trong việc rà soát và bỏ quên lỗi rà soát trong quá trình thực hiện công việc.
• Checklist là công cụ giúp người dùng kiểm soát được các việc thực hiện các công việc kiểm thử đảm bảo bộ chính xác, đầy đủ cho phần mềm mà không bỏ qua các lỗi hay các việc cần thực hiện rà soát.

Checklist nghiệm thu dự án phần mềm với các tiêu chí rất rõ ràng, chặt chẽ

Mục đích sử dụng Checklist trong chăm sóc sức khỏe 

Checklist đã được sử dụng trong thực hành chăm sóc sức khỏe để đảm bảo rằng các hướng dẫn thực hành lâm sàng được tuân thủ. Một ví dụ là Danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật của WHO được phát triển cho Tổ chức Y tế thế giới và được phát hiện có tác dụng lớn trong việc cải thiện sự an toàn của bệnh nhân và sau đó được phát hiện là có hiệu lực trong một nhóm bệnh viện ở tỉnh Ontario, Canada.

Bên cạnh đó, việc sử dụng checklist trong chăm sóc sức khỏe cũng đạt được những thành công nhất định và khả năng chuyển đổi giữa cài đặt. Tại Anh, có nghiên cứu về việc thực hiện kiểm tra cung cấp dịch vụ chăm sóc y tế cho những bệnh nhân cao tuổi nhập viện cho thấy danh sách những đối tượng kiểm tra với những hạn chế về đánh giá yếu trong chăm sóc cấp tính. Công việc đó cần thiết để có thể hiểu và lập danh sách kiểm tra chăm sóc đa ngành. 

Theo một phân tích tổng hợp thì tỷ lệ tử vong trong danh sách kiểm tra đang giảm 23% với tất cả những biến chứng giảm 40%, các nghiên cứu với chất lượng cao được yêu cầu nhằm mục đích phân tích tổng hợp mạnh mẽ. 

Ứng dụng của checklist

Checklist là công cụ không thể thiếu trong mọi lĩnh vực đời sống

Ngày nay, checklist được ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau bởi những lợi ích mà nó đem lại cho người sử dụng. Dưới đây là  một số ngành nghề ứng dụng phổ biến checklist vào công việc:

• Danh sách cần kiểm tra trước chuyến bay nhằm hỗ trợ an toàn hàng không để đảm bảo rằng các mặt hàng quan trọng không bị bỏ qua.
• Đảm bảo chất lượng cho công nghệ phần mềm, kiểm tra tuân thủ quy trình đầy đủ, tiêu chuẩn hóa mã và ngăn ngừa lỗi xảy ra.
• Ứng dụng trong công nghiệp trong những thủ tục vận hành.
• Trong lĩnh vực tố tụng dân sự, checklist hỗ trợ đối phó với sự phức tạp của khám phá, thực hành chuyển động.
• Hỗ trợ giảm thiểu khiếu nại về những sơ suất trong yêu cầu trách nhiệm công cộng bằng việc cung cấp chứng cứ về hệ thống quản lý rủi ro đang được sử dụng.
• Các nhà đầu tư sử dụng checklist như một phần quan trọng trong quá trình đầu tư.
• Để theo dõi bộ sưu tập thẻ thể thao, checklist được coi là một công cụ phổ biến. Checklist thường được chèn ngẫu nhiên trong mỗi gói. Thẻ danh sách có chức năng kiểm tra việc cung cấp thông tin về nội dung của bộ thẻ thể thao.

Ưu điểm và nhược điểm của Checklist là gì?

Ưu điểm

• Checklist là công cụ không thể thiếu giúp đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, mang đến sự chuyên nghiệp, tối ưu cho quá trình phát triển của doanh nghiệp.
• Xây dựng checklist giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động, sử dụng nhân lực hiệu quả.
• Mỗi nhà quản lý nên xây dựng checklist dựa trên tình hình hoạt động thực tế, cơ sở công việc, quy mô làm việc của doanh nghiệp một cách sát sao nhất để mang lại hiệu quả tối đa cho người sử dụng.

Nhược điểm

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm to lớn trên, checklist cũng tồn tại một số mặt hạn chế nhất định. Sự phụ thuộc quá mức vào checklist sẽ khiến mỗi người ỷ lại, thụ động, cản trợ hiệu suất công việc. Bên cạnh đó checklist cũng không thể kiểm soát các trường hợp khẩn cấp trong công việc, do đó mỗi người nên tự chủ động và linh hoạt với chính bản thân.

Kết Luận

Thông qua bài viết trên, mong rằng bạn đã có những chia sẻ hữu ích liên quan đến checklist và những lợi ích mà nó đem lại. Có thể thấy rằng checklist là điều rất cần thiết nhằm đảm bảo hoạt động tốt trong một doanh nghiệp, tối ưu hiệu quả với một quy trình làm việc chuyên nghiệp.