Trong thực tế có rất nhiều nguyên nhân gây ra các khó khăn trong một dự án phần mềm. Những khó khăn này nếu không được xử lý sẽ dẫn đến việc chi phí dự án tăng vọt và trượt thời hạn cam kết, làm cho dự án thất bại giữa chừng, hoặc vẫn “hoàn thành” nhưng không đạt một phần hoặc thậm chí toàn bộ các mục tiêu đặt ra.

Không có định nghĩa giống nhau về sự thành công hay thất bại của các dự án, mà nó phụ thuộc vào việc các mục tiêu riêng biệt đặt ra cho từng dự án có đạt được hay không. Tuy nhiên, một cách tổng quát, những dấu hiệu tiềm ẩn của một dự án chứa nhiều yếu tố thất bại ta có thể thấy được qua một số biểu hiện phổ biến sau:

Làm ngoài giờ, (OT - Overtime)

Đặc biệt trong giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, kể cả các sản phẩm trung gian trước khi giao cho khách hàng. Biểu hiện phổ biến trong giai đoạn này là làm ngoài giờ để hiệu chỉnh các lỗi trước khi bàn giao. Cá biệt có một số dự án, làm ngoài giờ xuất hiện ngay từ các chặng đầu của dự án.

Tăng cường nhân lực

Có thể xảy ra đồng thời hoặc để thay thế cho việc làm ngoài giờ, tùy tình huống dự án. Tăng nhân lực xảy ra ở mức gián tiếp lẫn trực tiếp. Gián tiếp bao gồm những hỗ trợ chéo giữa các dự án, hoặc từ các chuyên gia từ bên ngoài dự án. Trực tiếp bao gồm việc bổ sung thêm người mới, hoặc thay người cũ bằng người mới có trình độ tốt hơn (chi phí cao hơn).

Tỷ lệ lỗi tăng đột biến

Tăng ở mức cao hơn rất nhiều so với mức độ trung bình (của các dự án tương tự) ở một chặng nào đó, đặc biệt lỗi dồn vào giai đoạn cuối, ở chặng tích hợp (Integration) và kiểm định mức hệ thống (System Test). Dấu hiệu này kéo theo tình trạng thời gian sửa lỗi hoặc viết lại code gia tăng đáng kể

Mất kiểm soát tiến độ dự án 

Xuất hiện sự sai lệnh và thiếu đồng nhất về dữ liệu giữa tiến độ thực của dự án và tiến độ báo cáo, giữa tiến độ chung và tiến độ các nhóm trong dự án. Tình trạng này thường xuất hiện ở những dự án lớn, phức tạp, hoặc ở giai đoạn căng thẳng khi có quá nhiều lỗi, hoặc yêu cầu thay đổi quá nhanh.

Mất kiểm soát các thay đổi trong dự án

Đặc biệt khi dự án hiểu sai yêu cầu, hoặc khi khách hàng yêu cầu thay đổi quá nhiều và liên tục nhưng quy tắc kiểm soát yếu kém. Dấu hiệu của tình trạng một số yêu cầu bị “bỏ quên”, “hiểu sai”, hoặc các yêu cầu đã làm cho phạm vi dự án bị thay đổi vượt mức cho phép.

Tinh thần làm việc của nhân viên xuống thấp

Với các dấu hiệu tâm lý nhân viên mệt mỏi, chán nản xuất hiện cục bộ và ngày càng lan rộng. Dấu hiệu xuất hiện rất đa dạng như mất tập trung, bất tuân quy trình hoặc công việc được chỉ định, phối hợp kém, lỗi gia tăng. Cao điểm là tình trạng nghỉ dài ngày, nghỉ bệnh hoặc nghỉ việc xảy ra trong dự án.

Khách hàng phàn nàn

Dù dự án chưa kết thúc nhưng khách hàng đã phàn nàn không hài long về kết quả phối hợp. Đây là một trong những dấu hiệu cho thấy sự thiếu đồng bộ, thiếu hiểu biết lẫn nhau giữa hai bên, dẫn đến khả năng khách hàng bất mãn là rất cao.

Để xác định chính xác đâu là nguyên nhân gây ra tình trạng khó khăn cho dự án, để có thể đề xuất các giải pháp “cứu chữa” hoặc kiểm soát hữu hiệu, người ta thường phân tích sâu vào bản thân từng tình huống khó khăn, thông qua các dấu hiệu của nó, với sự tương tác với các yếu tố có liên quan xung quanh. Dĩ nhiên, để kiểm soát tốt, trưởng dự án có kinh nghiệm không chờ khó khăn xảy ra rồi mới cứu chữa, mà phải “đón đầu” và nhận diện trước, kiểm soát chặt chẽ từ ban đầu các dấu hiệu của rủi ro có thể xảy ra trong dự án.

Việc tham khảo các nguyên nhân phổ biến gây ra các khó khăn trong dự án được đúc kết từ nhiều dự án cũng là một trong những phương cách quan trọng giúp trưởng dự án nhanh chóng định vị được các vấn đề và nguyên nhân gốc gây ra vấn đề đó ở dự án của mình.

Có rất nhiều công trình tìm hiểu và phân tích các nguyên nhân phổ biến gây ra khó khăn và thất bại cho các dự án phần mềm do nhiều tổ chức khác nhau thực hiện. Hai trong số công trình khá nổi tiếng là chuỗi bài phân tích “10 nguyên nhân hàng đầu gây thất bại cho dự án”(1) của Frank Winter nhấn mạnh lý do chủ yếu thường là từ vấn đề quản lý, và một khảo sát khác được tiến hành bởi Standish Group(2) trên nhiều dự án cũng chỉ ra 10 nguyên nhân hàng đầu gây ra sự thất bại cho dự án (bảng 1). Mặc dù 10 nguyên nhân do Standish Group chỉ ra liên quan không chỉ đến lĩnh vực quản lý mà còn cả kỹ thuật, nhưng tựu chung vẫn do vấn đề quản lý mà ra, trong đó đứng đầu là các nguyên nhân liên quan đến yêu cầu về sản phẩm và sự tham gia của người sử dụng.

Bảng 1: 10 nguyên nhân hàng đầu gây ra sự thất bại cho dự án (Frank Winters)

Trưởng dự án không được đào tạo đầy đủ và/hoặc thiếu kinh nghiệm	Inadequately trained and/or inexperienced project managers
Thất bại trong việc xác lập và kiểm soát các kỳ vọng	Failure to set and manage expectations
Khả năng lãnh đạo kém ở mọi cấp độ, bao gồm giao tiếp nhóm và truyền thông các bên (stakeholder, client...)	Poor leadership at any and all levels
Thiếu ghi chép, chưa nhận diện đầy đủ và theo dõi, truy vết các yêu cầu.	Failure to adequately identify, document and track requirements
Thiếu kế hoạch bài bản và quy trình lập kế hoạch	Poor plans and planning processes
Ước tính kém khi lập dự toán khối lượng hạng mục dự án	Poor effort estimation
Khác biệt về văn hóa, quan điểm, đạo đức.	Cultural and ethical misalignment
Khác biệt giữa nhóm dự án và doanh nghiệp hoặc tổ chức khác (thí dụ chủ đầu tư, đơn vị tư vấn...)	Misalignment between the project team and the business or other organization it serves
Phương pháp không phù hợp hoặc bị lạm dụng	Inadequate or misused methods
Truyền tải thông tin không đầy đủ, bao gồm theo dõi và báo cáo tiến độ	Inadequate communication, including progress tracking and reporting

Bảng 2: 10 nguyên nhân phổ biến gây khó khăn cho dự án (The Standish Group)

Yêu cầu chưa đầy đủ	Incomplete Requirements
Thiếu sự tham gia của người dùng cuối	Lack of user involvement
Thiếu nguồn lực	Lack of resources
Kỳ vọng phi thực tế	Unrealistic expectations
Thiếu sự hỗ trợ từ cấp cao	Lack of executive support
Yêu cầu thay đổi liên tục và đặc tả dự án cũng biến động theo	Changing Requirements & Specifications
Thiếu hoặc không có kế hoạch bài bản	Lack of planning
Nhiều yêu cầu không còn thiết yếu nữa	Didn’t need it any longer
Quản trị yếu kém	Lack of IT management
Có nhiều điểm mù trong năng lực kỹ thuật của nhóm	Technical illiteracy

Trở lại ví dụ về sự thất bại của dự án đình đám Visual Case File(3) của FBI, sau nhiều công việc phân tích đã được thực hiện, các nguyên nhân quan trọng nhất về mặt kỹ thuật làm cho dự án thất bại được đúc kết bao gồm:

• Thiết kế kiến trúc yếu kém ngay từ bước khởi đầu.
• Các yêu cầu và đặc tả hệ thống thay đổi quá nhiều, phạm vi dự án phình to liên tục, khối lượng mã nguồn (source code) phát triển đồ sộ.
• Thay đổi người lãnh đạo liên tục.
• Giám sát thực thi yếu kém.
• Quá nhiều người tham gia vào dự án, kể cả những người thiếu hiểu biết về CNTT.
• Thêm người khi dự án đang gặp rắc rối, vi phạm quy tắc Brooks (4), càng làm cho rắc rối phát triển thêm.Trong thực tế, nguyên nhân của các vấn đề ở các dự án khác nhau là khác nhau, hoặc tác hại của chúng khác nhau rõ rệt dù trong cùng điều kiện và hoàn cảnh. Do thời gian và nguồn lực dự án là có hạn, việc phân tích và phân loại nguồn gốc các nguyên nhân có ý nghĩa quan trọng giúp giám đốc dự án “khoanh vùng” ưu tiên để xác định những nguyên nhân nào là nguyên nhân “gốc”, cần “trị” trước theo nguyên tắc 20/80 để cứu chữa hoặc phòng ngừa tốt nhất cho dự án.

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Khám phá thêm các chủ đề sau