E-HRM (Electronic Human Resource Management – Quản trị nhân sự điện tử) sử dụng các công nghệ dựa trên web để giám sát toàn bộ hệ thống và hoạt động nhân sự, nhằm đạt được hiệu quả vận hành tối ưu cho bộ phận nhân sự. Một số người cho rằng E-HRM là sự tiến hóa từ HRM truyền thống. Tuy nhiên, mục tiêu cốt lõi của E-HRM là giúp dễ dàng theo dõi sự mất cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực trong một công ty. Hệ thống này cuối cùng sẽ tự động hóa quy trình quản trị nhân sự, cho phép phản hồi nhanh hơn đối với các dịch vụ liên quan đến nhân viên và các quyết định nhân sự.

Có ba loại e-HRM khác nhau gồm:

• Hoạt động (Operational): các công việc hành chính cơ bản như lưu trữ hồ sơ, xử lý bảng lương hoặc quản lý dữ liệu.
• Quan hệ (Relational): các hoạt động liên quan đến quan hệ con người như tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới và đào tạo.
• Chuyển đổi (Transformational): các quy trình chuyên sâu và tập trung vào nhân sự như quản trị tri thức và định hướng chiến lược.

Việc tích hợp công nghệ vào quy trình quản trị nhân sự không phải là một phát hiện mới. Thực tế, các nhân sự HR đã sử dụng nó trong nhiều thập kỷ. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ đã thực sự đưa E-HRM lên một tầm cao mới.

Những lợi ích của e-HRM là gì?

Các điểm mạnh của e-HRM bao gồm:

• Cải thiện giao tiếp giữa HR và nhân viên: Với quản trị nhân sự trực tuyến, HR và nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin. Mọi người đều được cập nhật và có thể đóng góp hiệu quả hơn.
• Dễ dàng truy cập thông tin nhân sự: Quản trị nhân sự trực tuyến cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng đến tất cả thông tin và tài nguyên HR cần thiết. Nhân viên có thể tự mình xử lý nhiều việc, như kiểm tra phúc lợi hay thay đổi thông tin cá nhân. Điều này giúp bạn chủ động hơn trong công việc và lên kế hoạch cho tương lai.
• Tăng tốc các tác vụ HR: Quản trị nhân sự trực tuyến sử dụng công nghệ để xử lý nhanh hơn các công việc như chào đón nhân viên mới hay theo dõi tiến độ làm việc của họ.
• Giúp HR ra quyết định tốt hơn: Quản trị nhân sự trực tuyến cung cấp dữ liệu và công cụ phân tích cho HR, từ đó giúp họ đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc quản lý nhân sự.
• Giảm chi phí nhân sự: Quản trị nhân sự trực tuyến tiết kiệm chi phí nhờ tự động hóa nhiều quy trình HR. Giống như có một “robot” xử lý các công việc lặp đi lặp lại, giúp tổ chức giảm đáng kể chi phí.
• Dữ liệu HR chính xác: Quản trị nhân sự trực tuyến đảm bảo dữ liệu HR chính xác hơn nhờ phương pháp thu thập và lưu trữ hiệu quả. Kết quả là giảm thiểu sai sót và có dữ liệu đáng tin cậy hơn, giúp nâng cao chất lượng quyết định nhân sự.
• HR mọi lúc, mọi nơi: Quản trị nhân sự trực tuyến cho phép các chuyên viên HR làm việc tại nhà hoặc bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này vừa giảm chi phí văn phòng vừa tiện lợi cho tất cả mọi người.

Nhược điểm của e-HRM là gì?

Bên cạnh những lợi ích, e-HRM cũng tồn tại một số hạn chế như sau:

• Thiếu sự tương tác trực tiếp: Quản trị nhân sự trực tuyến có thể làm giảm đi yếu tố “con người”, khiến nhân viên cảm thấy ít gắn kết và thiếu sự quan tâm trực tiếp từ HR.
• Ngại thay đổi: Một số nhân viên hoặc quản lý có thể không thoải mái khi phải làm quen với hệ thống mới, dẫn đến sự kháng cự hoặc chậm thích nghi.
• Phụ thuộc vào công nghệ: e-HRM yêu cầu hạ tầng công nghệ tốt và kết nối internet ổn định. Nếu hệ thống gặp sự cố, công việc HR sẽ bị gián đoạn.
• Chi phí triển khai ban đầu cao: Để đưa e-HRM vào hoạt động, doanh nghiệp phải đầu tư vào phần mềm, đào tạo và thay đổi quy trình, điều này có thể tốn kém cho các công ty nhỏ.
• Rủi ro bảo mật dữ liệu: Vì tất cả dữ liệu HR được lưu trữ trực tuyến, nên luôn tồn tại nguy cơ bị tấn công mạng hoặc rò rỉ thông tin nhạy cảm.
• Khó khăn trong việc tiếp cận với nhóm nhân viên đặc thù: Một số nhân viên ít quen với công nghệ (ví dụ người lớn tuổi hoặc lao động phổ thông) có thể gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống HR trực tuyến.

Phân biệt e-HRM và HCM

Mặc dù e-HRM (Electronic Human Resource Management) và HCM (Human Capital Management – Quản trị vốn nhân lực) đều hướng tới việc tối ưu hóa công tác nhân sự bằng công nghệ, nhưng bản chất và phạm vi của hai khái niệm này có sự khác biệt rõ ràng:

e-HRM (quản trị nhân sự điện tử):

• Trọng tâm: Ứng dụng công nghệ web, phần mềm và hệ thống số để quản lý quy trình nhân sự.
• Mục tiêu: Tự động hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng nhân sự (tuyển dụng, bảng lương, đào tạo, phân tích dữ liệu).
• Tính chất: Mang tính công cụ và vận hành (operational, relational, transformational).

HCM (quản trị vốn nhân lực):

• Trọng tâm: Quản lý toàn bộ giá trị con người trong doanh nghiệp – coi nhân viên là một loại “tài sản vốn” (capital) cần được đầu tư và phát triển.
• Mục tiêu: Tạo chiến lược nhân sự dài hạn gắn với tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh.
• Tính chất: Mang tính chiến lược và phát triển, bao gồm hoạch định nhân sự, quản lý hiệu suất, phát triển lãnh đạo, quản trị tri thức.

Có thể hiểu ngắn gọn:

• e-HRM là “cách thức” – dùng công nghệ để vận hành nhân sự nhanh, chính xác, minh bạch.
• HCM là “tư duy chiến lược” – coi con người là vốn quý, cần được khai thác và phát triển tối đa để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong thực tế, e-HRM chính là công cụ hỗ trợ để triển khai HCM hiệu quả hơn. Một doanh nghiệp muốn quản trị vốn nhân lực (HCM) thành công thường cần đến nền tảng e-HRM mạnh mẽ để số hóa dữ liệu và quy trình.

Chuyển đổi E-HRM trong thời đại Công nghiệp 4.0

Kể từ khi được giới thiệu công khai lần đầu vào năm 2011, Công nghiệp 4.0 đã tạo ra ảnh hưởng to lớn đến mọi khía cạnh kinh doanh, bao gồm cả HRM. Các công nghệ mới đã cải thiện đáng kể công tác quản lý nhân tài, biến những công cụ “vô tri” thành những trợ lý thông minh và mạnh mẽ.

• Tuyển dụng dễ dàng hơn nhờ AI nhận thức. Các công ty mất đến 89% ứng viên tiềm năng do quá trình sàng lọc kéo dài. Ngày nay, nhiều hệ thống AI tự động có thể rút ngắn quy trình bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ như sàng lọc hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, gửi email từ chối, v.v. Với sự trợ giúp của AI, quy trình tuyển dụng trở nên hiệu quả hơn và ít thiên vị hơn. Ví dụ, công nghệ AI của IBM có thể chủ động tìm kiếm, phát hiện cá nhân trong kho dữ liệu nhân tài phù hợp với các tiêu chí thành công, đồng thời loại bỏ các bước có thể mang thiên kiến vô thức.
• Phân tích nhân sự chính xác hơn nhờ Big Data. Một trong những tác động lớn nhất của Big Data đối với quản trị nhân tài là khả năng phân tích dữ liệu chi tiết để dự đoán tương lai. Các nhà quản lý nhân sự có thể sử dụng dự báo này để củng cố chiến lược dài hạn và giảm thiểu rủi ro trong tuyển dụng, giữ chân và đánh giá hiệu suất. Quyết định đúng đắn đến từ dữ liệu đầy đủ thay vì cảm tính hay trực giác, và Big Data mang đến chính điều đó.
• Hệ thống điện toán đám mây tích hợp. Các chuyên viên HR có thể cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực với phần mềm dễ sử dụng, tích hợp hoàn chỉnh, luôn “mở” và truy cập được trong toàn doanh nghiệp. Nhờ đó, quy trình trở nên minh bạch hơn giữa nhân viên và quản lý. Bên cạnh đó, nhờ điện toán đám mây, việc triển khai quy mô lớn được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, đặc biệt hữu ích với các tập đoàn đa quốc gia.
• Đào tạo và trải nghiệm học tập tương tác với thực tế ảo. Đặc biệt trong bối cảnh như COVID, khi con người không thể ra ngoài để giao tiếp xã hội, thực tế tăng cường trở thành giải pháp tối ưu. Người dùng có thể tham gia các chuyến tham quan và hoạt động ảo sống động như thật ngay tại nhà hoặc văn phòng, tiết kiệm chi phí đi lại, đảm bảo an toàn và giảm thiểu tai nạn tại chỗ. Ngoài ra, vì thực tế có thể được tùy chỉnh theo người tổ chức, người dùng được trải nghiệm đa dạng và hấp dẫn hơn.
• Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) trong theo dõi nhân sự và hệ thống định vị thời gian thực. RFID sử dụng sóng vô tuyến để tự động theo dõi các đối tượng có gắn thẻ, hay còn gọi là “nhãn thông minh”. Ứng dụng trong e-HRM bao gồm kiểm soát quyền truy cập văn phòng, check-in tự động tại sự kiện hoặc quản lý tài sản công ty. Ngoài ra, hệ thống RFID còn hỗ trợ quản lý nhân sự ở môi trường ngoài trời và khoảng cách xa.

Cơ hội mới đi kèm với thách thức mới

• An ninh mạng là mối lo ngại lớn. Các nhà nghiên cứu từ công ty an ninh mạng Cybele cho biết họ đã phát hiện thông tin đăng nhập của hơn 500.000 tài khoản Zoom bị rao bán hoặc chia sẻ miễn phí trên dark web vào năm 2020. Việc dữ liệu cá nhân được đưa lên mạng khiến doanh nghiệp dễ bị tấn công hoặc đánh cắp thông tin. Vì phần lớn hệ thống hiện nay đều lưu trữ trực tuyến, chỉ cần bị xâm nhập, toàn bộ hệ thống có thể bị thao túng. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng bảo mật ngay từ đầu.
• Công nghệ có thể cứng nhắc. Công nghệ chỉ hoạt động với dữ liệu được cung cấp. Các chức năng nhận thức của con người như sự đồng cảm, trực giác và tư duy chiến lược vẫn còn thiếu trong hầu hết hệ thống tự động, khiến chúng bỏ lỡ những phẩm chất quan trọng của ứng viên. Cuối cùng, máy móc chỉ là công cụ hỗ trợ con người trong việc tối ưu nguồn lực và ra quyết định.
• Chuyển đổi số tốn kém. Việc đầu tư thiết bị công nghệ cao có thể đắt đỏ đối với các doanh nghiệp muốn chuyển đổi hệ thống nhân sự nội bộ. Khoản đầu tư lớn này có thể khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) e ngại, nhất là khi hạ tầng hiện tại không tương thích.

Kết luận

e-HRM là việc sử dụng các phương tiện và công cụ điện tử để quản lý con người trong doanh nghiệp. Quản trị nhân sự trực tuyến mang lại nhiều lợi ích so với các phương pháp truyền thống, chẳng hạn như nhanh hơn, chia sẻ thông tin hiệu quả hơn và an toàn hơn về dữ liệu. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quản trị nhân sự trực tuyến, như sự e ngại thay đổi của con người và thiếu sự tương tác trực tiếp, nhưng những vấn đề này có thể được khắc phục bằng kế hoạch và triển khai phù hợp. Quản trị nhân sự trực tuyến chính là tương lai của quản lý nhân viên, và những doanh nghiệp áp dụng nó sẽ có sự chuẩn bị tốt để thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Khi những phẩm chất con người như tư duy độc lập, lẽ thường và đạo đức được kết hợp với phân tích dữ liệu, doanh nghiệp sẽ đạt được giá trị to lớn hơn. Công nghệ là tương lai và có thể trở thành một khoản đầu tư xứng đáng cho mọi doanh nghiệp trên hành trình tối ưu dài hạn.