1. Xây dựng kế hoạch chiến lược CNTT bao gồm nhiệm vụ đào tạo

Rất ít các kế hoạch về chiến lược CNTT có bao gồm đào tạo. Điều mà các kế hoạch này cần giải quyết nằm trong chính những công nghệ có khả năng sẽ được ra mắt trong 5 năm tới và khi ấy các chuyên viên CNTT đã được đào tạo ra sao để có thể làm việc tốt với các công nghệ đó. Những lỗ hổng trong giáo dục cần được nhận diện, và nên có chiến lược để xác định xem định hướng công nghệ của doanh nghiệp có yêu cầu nhân viên phải bổ sung thêm kiến thức mới nào hoặc là đáp ứng bằng cách thuê ngoài (outsourcing). Một số người sẽ giải trình rằng các khoản mục này chỉ nên tính toán trong ngân sách hoạt động, nhưng nhiều chuyên gia cho là không. Vì nếu lãnh đạo cao nhất của một công ty không có tầm nhìn về những thiếu sót trong sứ mệnh trang bị năng lực CNTT và nhận thức các tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, thì trong các cuộc họp cắt giảm ngân sách của doanh nghiệp, bộ phận IT sẽ không bảo vệ được yêu cầu thúc đẩy đào tạo nâng cao năng lực CNTT.

2. Ngân sách đào tạo

Bạn sẽ ngạc nhiên về thực tế rằng có rất nhiều quản lý phòng IT không dành chi phí cho hoạt động đào tạo. CNTT đang thay đổi rất nhanh chóng, và không có cách nào để mọi người có thể giữ vững mãi sự phát triển liên tục từ năm này qua năm khác. Mọi công ty đều cần trích ngân sách cho việc đào tạo công nghệ, không có ngoại lệ.

3. Kết nối đào tạo vào mục tiêu của các dự án cụ thể

Người quản lý sẽ không bao giờ muốn đầu tư cho hoạt động đào tạo sử dụng chi phí không đúng mức. Điều này tạo ra yêu cầu bắt buộc là phải lên lịch đào tạo gắn liền với thời điểm khởi động các dự án liên quan đến những kỹ năng đã học. Sau khi hoàn thành đợt huấn luyện, nhân viên có thể áp dụng ngay kiến thức vừa thu nhận vào công việc ngay lập tức. Đền đáp cho sự đầu tư đó chính là sự mở mang kiến thức của nhân viên, họ học hỏi hiệu quả từ công việc thực tế, tích lũy thành bộ kỹ năng rất khả dụng cho các nhiệm vụ tương lai.

4. Sử dụng chuyên gia cố vấn

Kết quả đào tạo cần được áp dụng vào thực tế càng sớm càng hiệu quả. Bộ phận IT thường xúc tiến nhu cầu này bằng cách phân công nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, các trưởng nhóm làm người kèm cặp, dẫn dắt cho nhân viên mới (mô hình OJT - On the Job Training). Với cách này, người mới gia nhập tổ chức sẽ có nơi giải đáp câu hỏi hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ khi gặp các vấn đề khó khăn. Phát triển những nhóm thầy – trò như thế này cũng có thể xây dựng nên mối quan hệ đồng nghiệp tích cực cho bộ phận IT.

5. Thêm nội dung đào tạo vào mục tiêu cá nhân hàng năm của nhân viên

Các giám đốc là người chịu trách nhiệm quản lý và dẫn dắt toàn bộ hoạt động của bộ phận theo kế hoạch. Họ là người vận hành các dự án lẫn đốc thúc nhân viên, và nhân viên cần tập trung nâng cao năng lực nhằm hoàn thành công việc tốt nhất. Bộ phận IT với các chương trình đào tạo bài bản đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải trực tiếp ngồi vào bản thảo luận với quản lý, viết ra các mục tiêu hàng năm vể tự phát triển một kỹ năng mới, nâng cao năng lực hiện tại, đặt ra các KPI cụ thể gắn với lương thưởng, và nhân viên cần động não (brainstorm) làm sao để đạt được các mục tiêu này.

6. Thương lượng để được huấn luyện miễn phí từ đối tác/khách hàng

Đào tạo luôn tốn kém, và các đối tác thì cần hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một cách hay để bộ phận IT có thể tối ưu chi phí đào tạo là ký hợp đồng với các đối tác hoặc khách hàng bao gồm các điều khoản huấn luyện miễn phí. Rất nhiều công ty chỉ tập trung vào phần giới thiệu ban đầu, trong khi đào tạo là phần quan trọng có thể cung cấp các thông tin cần thiết từ khái quát đến chuyên sâu nhằm giúp bạn triển khai tốt các giải pháp cho đối tác, khách hàng.

7. Điều khoản bồi hoàn chi phí đào tạo

Sẽ luôn có những chương trình đào tạo chuyên biệt bạn cần phải trà tiền để phát triển kỹ năng cá nhân cho cấp dưới. Hầu hết những chương trình này được đơn vị cung cấp áp dụng cho nhu cầu của nhiều công ty khác nhau. Một thực trạng khiến nhiều quản lý than phiền đó là họ đổ nhiều công sức và ngân sách để cải thiện khả năng nhân viên nhưng sau đó họ lại rời bỏ công ty để đầu quân vào nơi khác.

Trong thị trường lao động mở, rất khó có thể kiểm soát nguyện vọng và định hướng nghề nghiệp của một cá nhân, nhưng bạn luôn có thể chuẩn bị kế hoạch hợp lý giúp bảo toàn ngân sách. Trước khi vào giai đoạn huấn luyện, hãy ký thỏa thuận về điều khoản bồi hoàn chi phí đào tạo cho công ty nếu nhân viên nghỉ việc khi chưa làm đủ 1 năm.

8. Đừng quên đào tạo nhân viên cũ

Bởi lý do các doanh nghiệp luôn chịu áp lực phải liên tục huấn luyện cho nhân viên mới để họ có thể thích ứng và đáp ứng yêu cầu đề ra, nên không ít bộ phận IT có xu hướng lơ là việc đào tạo cho đội ngũ nhân viên sẵn có, những người đã chứng minh được giá trị và lòng trung thành. Những nhân viên này là lực lượng đã chứng minh được hiệu quả trong công việc. Thế sao không cung cấp thêm cho họ những đợt đào tạo chuyên môn, điều không chỉ làm phong phú thêm khả năng cá nhân mà còn mang về giá trị to lớn cho tập thể. Điều quan trọng là hạn chế "cái tôi, cái tự mãn" của nhân viên cũ khi họ cho rằng họ là người có thâm niên lâu năm và xứng đáng hơn các nhân viên mới.

9. Xây “trường đại học” ngay trong nội bộ công ty

Tại nhiều công ty, bộ phận IT phối hợp với bộ phận nhân sự để thực hiện công tác huấn luyện nhân viên ngay trong công ty. Một cách thức hoạt động như: Bạn xây dựng một cổng thông tin trực tuyến ngay trên hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp (Intranet) cho phép mỗi nhân viên có thể truy cập các chương trình đào tạo do công ty phát triển. Nhân viên sẽ tham gia các khóa học bắt buộc theo yêu cầu của quản lý và theo dõi kết quả đạt được. Những chương trình huấn luyện nội bộ được đầu tư quy mô thậm chí còn cho phép nhân viên tùy ý nhập tên công việc theo ý muốn để tìm các kỹ năng thích hợp, nhằm phát triển chuyên môn ngày một tốt hơn để phục vụ cho các đòi hỏi trong tương lai.

10. Phát triển chương trình trao đổi đào tạo với các bộ phận tiếp xúc khách hàng (IT-Business Alignment)

Nhân viên bộ phận IT thường có kỹ năng sâu rộng về kỹ thuật, nhưng khá hạn chế về kiến thức kinh doanh và giao tiếp với người dùng cuối. Trong khi đó, tại các bộ phận phụ trách người dùng cuối thì tình huống lại đảo ngược: Họ biết về kinh doanh nhưng lại ít nắm bắt về bí quyết công nghệ. Mỗi bộ phận đặc thù trong doanh nghiệp có thế mạnh riêng, nên một chương trình đào tạo chéo sẽ tạo thêm lợi ích cho sự phát triển chung của tổ chức. Đôi khi chỉ cần một buổi ăn trưa trao đổi thông tin hoặc vài buổi hỏi đáp trực tiếp (Live Q&A) giữa hai phòng ban là đã đủ gặt hái hiệu quả. Các trò chơi vận động hoặc sự kiện thể thao cũng có thể phát triển mối quan hệ giữa các nhân viên kỹ thuật với nhân viên phụ trách khách hàng.