​Bảo hành, bảo trì phần mềm là những điều không thể thiếu trong quá trình vận hành phần mềm, đảm bảo kịp thời phát hiện & sửa lỗi, giúp phần mềm hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Bảo hành, bảo trì là gì? Hãy cùng tìm hiểu thông tin dưới đây

Các phần mềm như Website, Báo chí điện tử, Cổng thông tin (Portal) là sản phẩm có tuổi đời sử dụng khá dài, từ một vài năm đến hàng chục năm. Phần mềm được tạo ra bởi việc thiết kế, lập trình với hàng triệu dòng code kết hợp lại với nhau, hay hàng tỷ bit nhị phân 0,1 chạy liên tục. Vì vậy, nếu phần mềm có lỗi trong quá trình sử dụng thì đa số khách hàng không thể tự sửa chữa được, trừ các doanh nghiệp lớn có đội ngũ IT riêng và sản phẩm của họ thuộc loại dự án in-house (có thể kết hợp thuê nhà thầu ngoài với đội ngũ IT nội bộ để cùng hợp tác xây dựng).

Phần mềm trước khi bàn giao cho khách hàng cũng được đơn vị thiết kế phần mềm cam kết đạt những tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Bảo hành là thời gian và công việc mà đơn vị thiết kế phần mềm cam kết hỗ trợ cho khách hàng sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng nhằm giúp phần mềm hoạt động tốt, đạt chất lượng như hai bên đã thống nhất.

Tại sao phần mềm cần bảo hành, bảo trì

Phần mềm cũng là một sản phẩm có chi phí đầu tư cũng không nhiều (so với xây dựng công trình), nhưng cũng không ít (so với phần cứng). Chi phí có thể từ vài triệu đến vài chục triệu. Cá biệt có những phần mềm Website chi phí thiết kế có thể lên hàng trăm, vài trăm triệu, hơn tỷ cũng có. Nhìn chung đây là một chi phí không nhỏ, nên khách hàng luôn yêu cầu đơn vị thiết kế phần mềm cam kết bảo hành sau khi khách hàng nhận phần mềm và thanh toán tiền.

Trong suốt quá trình hoạt động của phần mềm, có thể người sử dụng mới phát hiện ra các lỗi của phần mềm. Hoặc các lỗi này có thể phát sinh từ việc sử dụng hoặc trình duyệt nâng cấp làm phát sinh lỗi. Mà các lỗi này thì thông thường khách hàng không thể tự sửa được. Chỉ có đơn vị thiết kế, lập trình ra phần mềm mới có thể sửa các lỗi phát sinh đó. Chính vì vậy, phần mềm là một sản phẩm luôn được khách hàng yêu cầu phải có thời hạn bảo hành, bảo trì sản phẩm.

Ngoài ra, một sai lầm nghiêm trọng là khách hàng nghĩ rằng họ có thể thuê một đơn vị thứ 3 khác với chi phí rẻ hơn để viết tiếp code của đơn vị sản xuất gốc. Trong thực tế điều này không khả thi, vì nếu phần mềm đó là kiến trúc thiết kế riêng của đơn vị sản xuất, thì cho dù có đầy đủ tài liệu kỹ thuật, bên thứ 3 cũng không thể nâng cấp hay bảo trì trên source code gốc. Vì sao vậy? Là vì nếu họ có nắm được kiến trúc đó thì chi phí dự án đã dội lên rất nhiều, chắc chắn không có nhà thầu nào khác muốn thực hiện một dự án "lỗ" như vậy.

Đối với những dự án được xây dựng trên mã nguồn mở 100% (DotNetNuke, Liferay, Sharepoint...) thì lại khác. Đa số dự án dạng này hướng đến tích hợp CMS (thí dụ báo chí điện tự dạng cơ bản), hoặc thiết kế Cổng thông tin (có customize nhỏ theo hướng dẫn của các nền tảng nói trên). Công việc phát triển chủ yếu là "config" để các module có thể vận hành và tích hợp với nhau, do đó tỷ lệ "coding" là rất thấp, gần như không có. Do đó bên thứ 3 hoàn toàn có thể hỗ trợ bảo trì dự án này mà không cần đến nhà sản xuất gốc của phần mềm.

Bảo hành khác bảo trì như thế nào?

Đối với một số dự án nhỏ, thí dụ thiết kế Website, thì bảo hành và bảo trì có thể được xem như là một, tức là cùng một dạng điều khoản giống nhau trong hợp đồng. 

Nhưng cũng có dự án lớn như một trong các Website sân bay Vân Đồn (dạng Web Infopreneur) được TIGO thiết kế có dự án bảo trì riêng, với kinh phí rất lớn và thời gian bảo trì kéo dài.

Đối với các dự án phần mềm lớn, kế hoạch bảo trì phần mềm là dự án độc lập

Như vậy có thể xem bảo trì khác với bảo hành. Điều này giống như khi bạn mua chiếc iPhone thì bạn sẽ được bảo hành nếu sản phẩm có lỗi. Nhưng khi bạn lắp đặt sản phẩm phức tạp, có trị giá lớn nhiều tỷ đồng, thí dụ như thang máy tòa nhà, thì thường bạn sẽ ký một hợp đồng nhỏ riêng về bảo trì. Tương tự như vậy, trong xây dựng cũng có thí dụ 10% trị giá dự án dành cho bảo trì.

Bảo hành phần mềm gồm những công việc gì?

Trong thời gian bảo hành, nếu phần mềm có phát sinh các lỗi trong quá trình sử dụng. Mà các tính năng này có nằm trong hợp đồng hoặc các lỗi phát sinh có nằm trong điều khoản bảo hành thì khách hàng sẽ không mất chi phí. Việc bảo hành phần mềm cũng giống như việc bảo hành khi bạn mua các sản phẩm thông thường như ti vi, tủ lạnh, điều hòa,… vậy. 

Bảo hành phần mềm có thể bao gồm các công việc:

• Khắc phục các lỗi phát sinh do trình duyệt (IE, Edge, Safari, Chrome,…) nâng cấp gây ra lỗi. Các trình duyệt luôn được đơn vị sản xuất như Apple, Google, Microsoft,… nâng cấp. Vì mã nguồn của trình duyệt có thể thay đổi nên có thể gây ra các phát sinh lỗi cho các website. Các lỗi phát sinh này thường không quá lớn, nhưng khách hàng thường không tự sửa được. Đơn vị thiết kế phần mềm  sẽ cần xử lý các việc này trong thời gian bảo hành.

• Khắc phục các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng. Trong quá trình phần mềm sử dụng, có thể là thời gian ngắn hoặc qua một vài năm sẽ có các lỗi phát sinh do dữ liệu gia tăng, hoặc lượng người dùng user-base tăng nhanh (xin chúc mừng bạn nếu có may mắn này). Lỗi có thể thuộc về phần mềm hoặc do server. Việc này cũng sẽ do các đơn vị thiết kế phần mềm đảm nhiệm (tư vấn hoặc chủ động khắc phục).

• Thông thường, khách hàng hay hiểu việc bảo hành cũng chính là việc hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm vậy. Nhìn chung, đối với người am hiểu về quản trị hệ thống thì việc quản trị phần mềm là không khó. Nhưng đối với người không am hiểu thì cũng mất thời gian để làm quen. Hoặc họ cũng khá khó định hình việc sửa dữ liệu của một phần nào đó trên phần mềm cần phải vào đâu để sửa. Vì vậy, khi này khách hàng sẽ cần sự hỗ trợ, hướng dẫn của đơn vị thiết kế phần mềm. 

• Việc khắc phục các lỗi có thể bao gồm các lỗi ở phần quản trị của phần mềm hoặc ở phần hiển thị ở mặt trước của phần mềm (front-end). Người ta cũng có thể chia lỗi phần mềm thành hai loại là lỗi về giao diện và lỗi về chức năng. Thông thường việc sửa lỗi về mặt chức năng khó hơn lỗi giao diện vì lỗi chức năng liên quan đến cấu trúc dữ liệu, với rất nhiều luồng phức tạp chạy bên dưới.

Thời gian bảo hành thông thường kéo dài từ 1 - 3 năm hoặc vĩnh viễn trong suốt quá trình khách hàng sử dụng phần mềm tùy theo chính sách của từng đơn vị. 

Bảo trì phần mềm duy trì các sản phẩm phần mềm trong suốt vòng đời của nó (từ phát triển đến hoạt động).

Chú ý: Bạn cần phân biệt các công ty phần mềm và công ty dịch vụ phần mềm nhé. Thí dụ MISA là công ty phần mềm, nhưng đồng thời cũng kinh doanh dịch vụ phần mềm do chính họ tạo ra. Phần mềm MISA bán cho hàng triệu khách hàng, do đó yêu cầu về dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ vận hành và bảo trì là bắt buộc, mặc dù khách hàng chỉ tốn chục triệu mỗi năm để dùng phần mềm của MISA nhưng lợi ích từ chính sách của MISA là không nhỏ. Tuy vậy đây là phần mềm "đại trà", tất cả người dùng phải học và làm quen với chức năng và quy trình do công ty dịch vụ thiết kế ra. Tương tự như công ty Microsoft thiết kế ra Word, Excel... và buộc hàng tỷ người trên thế giới phải học và làm quen với tính năng sản phẩm của họ.

Nếu bạn không muốn dùng dịch vụ phần mềm (hiện nay theo xu hướng đăng ký thuê bao trên cloud), bạn có thể đặt hàng thiết kế riêng phần mềm theo quy trình công ty của bạn. Tất nhiên chi phí sẽ rất lớn, kéo theo chi phí bảo trì cũng rất lớn. Bảo hành là miễn phí, nhưng bảo trì không thể miễn phí vì nó là một dự án riêng, độc lập. 

Thuê dịch vụ phần mềm trên Cloud là xu hướng hiện nay

Bạn sẽ mua một căn hộ chung cư (các căn đều giống nhau, tiện ích như nhau), hay bạn muốn xây riêng một căn hộ, một biệt thự theo ý tưởng của bạn? Điều này tương tự như khi bạn đặt hàng phần mềm riêng, hay thuê dịch vụ phần mềm trên cloud với giá rẻ hơn.

Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.