1. Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ Ishikawa hay biểu đồ nguyên nhân - kết quả (Fishbone diagram, Ishikawa diagram, Cause-and-effect diagram) là một trong 7 công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản được liệt kê dưới đây, là một phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý lãnh đạo, một trong những yếu tố cốt lõi để xây dựng - đảm bảo - nâng cao chất lượng.

1. Fishbone diagram (Cause-and-effect diagram, Ishikawa diagram): biểu đồ xương cá
2. Check sheet: phiếu (biểu) kiểm tra
3. Control charts: biểu đồ kiểm soát
4. Histogram: biểu đồ phân bố
5. Pareto chart: biểu đồ Pareto
6. Scatter diagram: biểu đồ phân tán
7. Flow charts: biểu đồ dòng chảy

Phương pháp này do giáo sư Kaoru Ishikawa - một giáo sư chuyên ngành kỹ thuật của trường đại học Tokyo sáng chế vào thập niên 50. 

Ông là người tiên phong về quy trình quản trị chất lượng ở nhà máy đóng tàu của Kawasaki và được xem là một trong những người có công với quản trị hiện đại.

Sở dĩ, biểu đồ này được gọi là biểu đồ xương cá, bởi vì hình dạng của nó giống hình xương cá. Xương trung tâm là xương sống, sau đó đến xương lớn, xương vừa và xương nhỏ (hạng mục lớn, hạng mục vừa, hạng mục nhỏ...), được vẽ để nối nguyên nhân và kết quả. Do đó, phải sắp xếp các yếu tố liên quan một cách có hệ thống để vẽ biểu đồ nhân quả. 

Đây là một biểu kỹ thuật đồ họa lấy cơ sở là lý thuyết thống kê, thu thập các dữ liệu theo mục đích đã định, phân tích các dữ liệu để giải quyết hoặc cải tiến vấn đề. 

Biểu đổ Ishikawa được gọi là cơ bản vì: 
- Ngay cả những người ít được đào tạo về thống kê cũng có thể sử dụng được.
- Có thể được sử dụng để giải quyết phần lớn các vấn đề liên quan đến chất lượng.

Công cụ này đã được áp dụng hiệu quả từ những năm 1960s và đã được người Nhật sử dụng rất thành công.

2. Tác dụng của việc sử dụng biểu đồ xương cá

Đưa ra một cấu trúc, định hướng cho việc xác định nguyên nhân. Giúp cho việc xác định nguyên nhân nhanh chóng và hiệu quả. Khi áp dụng biểu đồ này, người dùng sẽ có khả năngtnhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). 

Nhìn vào biểu đồ xương cá này, người đọc sẽ có hình dung đầy đủ nguyên nhân của một vấn đề. Việc lập biểu đồ sẽ chỉ rõ từng nguyên nhân, từ đó có thể đưa ra hướng giải pháp cụ thể cho từng nguyên nhân một. 

3. Cách tạo biểu đồ xương cá

Bước 1: Xác định vấn đề

Vấn đề này chính là hệ quả của nguyên nhân sẽ xác định.

Bước 2 và bước 3 là xác định nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ. Có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau.

Cách 1: 

Bước 2: Động não 

Suy nghĩ tỷ mỉ kỹ lưỡng để tìm ra tất cả các nguyên nhân có thể có của vấn đề. Ở bước này chưa phân biệt nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ. 

Bước 3: Sắp xếp 

Tổ chức lại tất cả những kết quả đã động não được. Nhóm các nguyên nhân phụ lại vào trong 1 nguyên nhân chính. 

Cách 2: 

Bước 2: Liệt kê 

Kê khai danh sách tất cả các nguyên nhân chính của vấn đề. Có thể áp dụng 5W 1H, trả lời cho các câu hỏi What: vấn đề gì, Who: những ai liên quan, When: xảy ra khi nào, Where: Xảy ra ở đâu, Why: Tại sao xảy ra, How: xảy ra như thế nào... để đưa ra nguyên nhân chính. 

Bước 3: Tiếp tục động não 

Suy nghĩ những nguyên nhân cụ thể hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân chính (nguyên nhân cấp 1). Nếu cần phân tích sâu hơn thì tiếp tục tìm ra những nguyên nhân khác nhỏ hơn, trực tiếp gây ra nguyên nhân cấp 1. 

Cuối cùng là bước 4:

Bước 4: Xây Dựng Một Biểu Đồ Xương Cá 

Hiển thị chính xác mối quan hệ giữa các data trong mỗi category như các bước dưới đây:

4.1. Vẽ 1 ô vuông ở ngoài cùng bên tay phải của tờ giấy.

4.2. Vẽ 1 mũi tên nằm ngang, hướng đầu mũi tên về phía ô vuông ở trên.

4.3. Bên trong ô vuông trên, viết mô tả vấn đề đang cố gắng giải quyết.

4.4. Từ trục chính nằm ngang này, vẽ các nhánh chính và viết tên của các category ở phía trên và phía dưới của đường mũi tên nằm ngang trên (đây như là các cành to của một thân cây chính).

4.5. Từ các nhánh chính này, vẽ các nhánh phụ và viết nguyên nhân chi tiết cho mỗi category (đây như là các cành nhỏ và các nhánh con).

Mỗi biểu đồ xương cá sẽ có rất nhiều nhánh con. Nếu biểu đồ không có nhiều nhánh con thì nó thể hiện rằng việc hiểu vấn đề còn đang rất hời hợt, chưa hiểu rõ bản chất của vấn đề. Có thể phải cần có sự giúp đỡ của người khác hỗ trợ để hiểu vấn đề, ví dụ như người mà liên quan trực tiếp đến vấn đề.

4. Các vấn đề cần chú ý khi lập biểu đồ xương cá

Cần có sự tham gia của tất cả những người có liên quan đến vấn đề, từ người quản lý đến người liên quan trực tiếp và liên quan gián tiếp đến vấn đề. Vấn đề cần được xem xét, phân tích, cần có sự trao đổi ý kiến giữa các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp. 

Cần nhìn vấn đề một cách tổng thể toàn diện để có thể tìm ra đầy đủ tất cả các nguyên nhân có thể có. 

Người xây dựng biểu đồ cần biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến mà những người có liên quan trực tiếp cũng như gián tiếp đến vấn đề đã đưa ra, tổng hợp, tóm gọn các ý kiến lại. 

Sau khi xây dựng, cần đưa biểu đồ ra để toàn bộ các thành viên review lại, bổ sung và chỉnh sửa nếu cần. Ngoài ra có thể hỏi thêm ý kiến của một vài người khác có kiến thức về hoạt động của quá trình. 

5. Case Study thực tế

Tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu việc sử dụng biểu đồ xương cá (Ishikawa) trong một số tình huống cụ thể.

5.1. Phân tích nguyên nhân dẫn tới "Vượt chi phí dự án"

Nguyên nhân dẫn tới "Vượt chi phí dự án"

5.2. Phân tích nguyên nhân dẫn tới "Chậm tiến độ"

Nguyên nhân dẫn tới "Chậm tiến độ"

Xem thêm: Infographics: Biểu đồ xương cá phân tích nguyên nhân dẫn đến yêu cầu phần mềm không đầy đủ.

6. Các công cụ vẽ biểu đồ xương cá (Ishikawa)

Có rất nhiều công cụ giúp bạn vẽ được biểu đồ xương cá (Ishikawa), có công cụ phải trả tiền để có các biểu đồ đẹp. Một số công cụ cung cấp templates miễn phí, bạn sẽ phải điền thông tin vào các vùng để trống. Ở đây tôi xin chia sẻ với bạn một vài công cụ giúp bạn dễ dàng vẽ được biểu đồ xương cá (Ishikawa) ở mức chấp nhận được.

1. Công cụ Mindmap và các công cụ vẽ sơ đồ tư duy khác
2. Công cụ vẽ biểu đồ miễn phí Draw.io. Truy cập tại: https://drawio-app.com
3. Công cụ Microsoft Visio.
4. Công cụ vẽ đồ họa: Illustrator, Corel Draw...

7. Lời khuyên để sử dụng biểu đồ Ishikawa thành công

• Hãy chắc chắn rằng có sự đồng thuận trong nhóm về cả yêu cầu và đặc điểm của báo cáo nguyên nhân trước khi bắt đầu quá trình xây dựng biểu đồ Ishikawa.

• Nếu cần thiết và thấy hợp lý, bạn có thể "ghép" các nhánh không chứa nhiều thông tin với các nhánh khác. Tương tự như vậy, bạn có thể chia nhỏ các nhánh có quá nhiều thông tin thành hai nhánh hoặc nhiều hơn.

• Hãy sử dụng ít từ ngữ trong khi phát triển biểu đồ Ishikawa. Chỉ sử dụng nhiều từ khi cần thiết để mô tả nguyên nhân hoặc hệ quả. Cần thiết vẽ một bảng chú giải các thuật ngữ, các từ ngữ viết tắt.
• Nếu bạn là nhà thiết kế Web, bạn có thể tận dụng các kiến thức về lập trình (Javascript, CSS) để vẽ các biểu đồ động, các biểu đồ con/cháu khi zoom-in một vây cá... Nếu làm được điều này, bạn sẽ tạo ấn tượng rất lớn khi trình bày slide trước khách hàng, đối tác, stakeholders...
   

Chúc các bạn thành công.
Nguồn: TIGOSOFTWARE