Nếu đã từng biết đến David Allen cũng như quyển Getting Things Done, chắc hẳn bạn sẽ thắc mắc phương pháp Getting Things Done là gì và có thực sự hiệu quả hay không.

"Getting Things Done" (GTD) là một cách tư duy về năng suất làm việc. Bằng cách chuyển việc ra quyết định liên quan đến từng nhiệm vụ cụ thể sang hệ thống GTD, chúng ta có thể xử lý công việc hiệu quả hơn.

David Allen là một chuyên gia nổi tiếng về năng suất, người đã viết cuốn sách Getting Things Done, cuốn sách đã cách mạng hóa cách chúng ta suy nghĩ và tiếp cận năng suất làm việc.

Phương pháp Getting Things Done (GTD) được đặt ra để giải quyết chính xác các vấn đề. Nó là tập hợp các quy trình và thói quen như :

1. Một lịch trình cho các hoạt động quan trọng về thời gian gọn gàng và được cập nhập liên tục.
2. Một danh sách rõ ràng và toàn diện về các hành động tiếp theo mà bạn có thể thực hiện ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào mà không cần phải suy nghĩ thêm hoặc tìm hiểu.
3. Danh sách đầy đủ các kết quả lớn nhỏ mà bạn đã cam kết đạt được trong 12 tháng tới.
4. Một hệ thống hoàn chỉnh để sắp xếp và theo dõi tất cả “mọi thứ” trong cuộc sống của bạn.

Kết quả là:

• Không bỏ lỡ bất cứ điều quan trọng nữa;
• Luôn có sự chuẩn bị trước về những điều có thể khả năng xảy ra và hiệu quả để tiếp tục
• Có sự giám sát chặt chẽ cho những công việc bạn đã cam kết thực hiện gần đây
• Một tâm trí hoàn toàn rõ ràng mà không cần phải theo dõi tinh thần hoặc ghi nhớ bất cứ điều gì

• Bước 1: Stockpile (Thu thập)
• Bước 2: Clarify ( Sàng lọc )
• Bước 3: Organise ( Sắp xếp )
• Bước 4: Review ( Đánh giá )
• Bước 5: Engage ( Thực thi )

Bước 1 – Thu thập

Thu thập có nghĩa là nắm bắt tất cả mọi thứ nổi bật của bạn. Để làm như vậy, bạn phải thu gom mọi thứ ngoài lề, những điều còn dang dở trong đầu và thế giới của bạn vào một vài nơi thu thập. Những nơi thu thập ấy sau đó cung cấp đến cho hệ thống GTD của bạn.

Nó là một bước quan trọng. Tại sao? Bởi vì bất cứ điều gì mà không có trong hệ thống của bạn sẽ ở trong tâm trí của bạn. Và bất cứ điều gì ở trong tâm trí của bạn đều tốn năng lượng và giết chết sự sáng tạo.

Vậy “mọi thứ” là gì?   

Mọi thứ là:

Theo Getting Things Done, mọi thứ là bất cứ điều gì (một hành động, một lời hứa, một kế hoạch hoặc một mục tiêu) mà…

… bạn muốn làm, nên làm, có thể sẽ làm, thích làm vào bây giờ hoặc sau này

… hoặc thậm chí việc bạn đang dang dở làm hoặc không được đặt đúng chỗ

Nó là:

• Một công việc mà bạn đang theo đuổi;
• Một lời hứa với đối tác;
• Một xấp thư chưa mở trên bàn bạn;
• Một chuyến đi Thái Lan mà bạn hằng mơ tới;
• Một chiếc tủ lạnh cũ mèm trong nhà kho mà bạn vẫn chưa bán;

Và lúc nào chúng cũng gào thét trong tâm trí của bạn “Này, đừng có mà quên tôi nhá”

Và những nơi thu thập là gì?

Nơi thu thập là bất cứ đâu cho mọi thứ mà bạn thu thập được. Gồm 2 loại:

• Nơi thu thập chính – một số mục để chuyển vào hệ thống GTD( hộp mail, thư mục DropBox, thư mục điện tử,.. )
• Nơi thu thập phụ – bất cứ nơi đâu mà bạn dễ dàng thu thập “mọi thứ” (ứng dụng ghi chú, tin nhắn, đầu óc, ví tiền,.. )

Làm thế nào để thu thập?

Thu thập là hành động làm trống tất cả nội dung từ tất cả nơi thu thập phụ bạn và đưa nó vào trong một vài nơi thu thập chính. Hãy tưởng tượng nó như một đợt dọn dẹp vào dịp Tết trong năm.

Nếu bạn mới sử dụng GTD, bạn sẽ cần phải chuẩn bị:

1. Lập danh sách kiểm tra tất cả các nơi thu thập phụ của bạn
2. Thiết lập ít nhất một nơi thu thập bằng công nghệ chính (app ghi chú) và vật lý chính (sổ tay).
3. Lên lịch ít nhất một ngày để đánh giá cuộc sống của bạn.

Bước 2 – Sàng lọc

Để sàng lọc, bạn phải trả lời ba câu hỏi sau cho mỗi công việc trong hộp thư đến của bạn:

• Nó là gì? (Kì lạ là trước giờ chúng ta thường không thực sự suy nghĩ về việc đó là gì hoặc tại sao nó lại quan trọng)
• Kết quả mong muốn là gì? Những điều kiện nào thực sự sẽ cho phép bạn cảm thấy điều này đã hoàn tất?
• Hành động tiếp theo là gì? Hành động vật lý tiếp theo bạn có thể làm để tiến hành công việc này là gì?

Bạn sàng lọc bằng cách nào?

Sàng lọc là điều gần như rất đơn giản, nhưng nó có thể rất hữu ích thông qua vài ví dụ.

Một hành động tiếp theo nên được hoàn thành gần xong để người khác có thể làm điều đó mà không cần sàng lọc thêm hoặc suy nghĩ.

Hãy nhớ rằng, một hành động tiếp theo của GTD là hành động vật lý tiếp theo bạn có thể làm, mà không cần suy nghĩ hay sàng lọc thêm, để đạt được tiến triển về kết quả

Kết thúc đến số 0

Xử lý các hộp thư đến chính của bạn có thể sẽ cảm thấy như một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng hành động sàng lọc mọi thứ trong cuộc sống của bạn và điều tiếp theo bạn có thể làm về nó là điều kì diệu. Làm như vậy sẽ mở khóa được nhiều khối năng lượng, sự rõ ràng và hiệu suất làm việc.

Để giúp bạn theo được các bước 2 và 3, hãy tuân thủ các quy tắc sau:

• Luôn luôn bắt đầu với các mục hàng đầu trên danh sách.
• Luôn luôn xử lý chỉ một mục trong một thời điểm.
• Không bao giờ bỏ bất cứ công việc gì ngược lại vào hộp thư đến.

Bước 3 – Sắp xếp

Sắp xếp là quá trình:

• Tiến hành, ủy thác hoặc trì hoãn các hành động tiếp theo;
• Sắp xếp điều có ích nhưng không thể hành động vào vị trí thích hợp của nó
• Giục những gì còn sót lại
• Với các danh sách phù hợp, hệ thống của bạn sẽ diễn ra trôi chảy như dòng nước. Không có chúng, công việc sẽ chảy ngược lại vào đầu bạn.

Thiết lập để thành công

Để sắp xếp gọn gàng, bạn sẽ cần một số công cụ để bắt đầu:

• Lịch cho các cuộc họp, sự kiện và hành động quan trọng;
• Một cách thức phù hợp để ghi chú cho danh sách các hành động, kết quả, kế hoạch và ý tưởng;
• Một hệ thống thu thập để cất giữ thông tin mà bạn có thể cần tham khảo nhưng có thể không cần dùng ngay.
• Một thùng rác (hơn nữa, một máy hủy tài liệu nếu cần bạn xử lý các tài liệu bảo mật)

Bây giờ, hãy mở công cụ ghi chú của bạn và đặt các tiêu đề sau vào đầu bốn ghi chú mới:

• Chờ đợi – Một danh sách tất cả những điều bạn đang cần chờ từ người khác;
• Hành động tiếp theo – Danh sách mọi hành động tiếp theo có thể thực hiện để đi đến kết quả;
• Kết quả – Danh sách mọi kết quả gồm nhiều bước bạn đã cam kết thực hiện trong 12 tháng tới
• Một ngày nào đó – Danh sách kết quả hoặc hành động bạn có thể muốn thực hiện một ngày nào đó, trong những trường hợp khác nhau.

Sắp xếp

Với các công cụ của bạn đã sẵn sàng và danh sách hộp thư đến đầu tiên của bạn được làm rõ, giờ đây bạn có năm lựa chọn:

• Làm – Nếu như hành động tiếp theo chỉ tốn ít hơn 2 phút, hãy làm xong nó ngay.
• Ủy thác – Nếu như hành động tiếp theo là không phải là hành động mà “mình bạn có thể làm được”, hãy ủy thác nó cho người khác làm cùng.
• Trì hoãn – Cam kết sẽ thực hiện hành động tiếp theo tại một thời điểm cụ thể trong tương lai gần;
• Dọn dẹp – Tìm một nơi thích hợp cho mọi thứ và đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó
• Vứt bỏ – Vứt bỏ bất cứ thứ gì không còn quan trọng hoặc cần thiết.

Hình minh họa: Những công việc trì hoãn sẽ được đặt trong một chiếc chai thời gian (time capsture), một ngày nào đó sẽ được giải mã và sẽ trở nên quan trọng. Hoặc nó cũng có thể vứt bỏ nếu không còn cần thiết nữa.

Đơn giản chúng

• Giữ cho mọi thứ của bạn trông tươi sáng và nhất quán – Có một nơi thích hợp cho mọi thứ và đặt mọi thứ vào đúng vị trí của nó.
• Ưu tiên ít hơn – Sử dụng một danh sách và ít thư mục nhất có thể; giảm thiểu danh sách phụ và danh sách thu thập
• Sắp xếp theo thứ tự ABC – Tránh sắp xếp hoặc phân loại theo trình tự và mức độ ưu tiên.

Làm thế nào để bạn biết rằng hệ thống của mình đang trở nên phức tạp? Dưới đây là một số báo động đỏ phổ biến:

Có sẵn những hành động tiếp theo nhưng bạn không thể hành động – Nếu bạn không thể làm được hoặc không nên thực hiện ngay bây giờ, hãy đặt nó vào trong danh mục “Kế hoạch”, “Ticklers” hoặc “Một ngày nào đó”của bạn.

Các thư mục chứa một thư mục hoặc tài liệu – Sử dụng càng ít thư mục càng tốt để khiến đầu óc bạn thanh thản. Ít hơn luôn luôn là nhiều hơn; và

Các công cụ tương tự xuất hiện ở nhiều nơi – Hãy đưa ra một trường hợp cho mọi thứ, nếu nó có thể phù hợp với nhiều nơi, hãy đưa ra quyết định và tuân theo nó.

Sắp xếp hành động tiếp theo theo hoàn cảnh

• Địa điểm – Nơi bạn cần có mặt;
• Con người – Người bạn cần phải tiếp xúc;
• Công cụ – Thứ mà bạn cần phải mang theo..

Luyện tập, Luyện tập, Luyện tập

Một vài lần đầu khi sàng lọc và sắp xếp các nơi thu thập, bạn sẽ cảm thấy khó khăn. Tuy nhiên, so với năng lượng tiêu hao và không còn khoảng trống cho tâm trí, làm cho bộ não này vắt kiệt sức thì phần thưởng cho sự rõ ràng xứng đáng với nỗ lực.

Bước 4 – Đánh giá

Từ bước 1 dến bước 3 sẽ nâng cao sự rõ ràng và sáng tạo của bạn bằng cách lấy mọi thứ của bạn ra khỏi đầu, được xác định và tổ chức mạch lạc.

Nhưng giữ cho mọi thứ ra khỏi đầu bạn có nghĩa là bạn phải tin tưởng hệ thống của bạn hoàn toàn. Và để giữ cho nó liên tục và rõ ràng, bạn phải đánh giá nó thường xuyên và đầy đủ.

Bước 5 – Thực thi

Quyết định sẽ làm gì tiếp theo

Đầu tiên, hãy loại trừ những điều mà bạn không thể, hoặc không nên làm, dựa trên:

• Bối cảnh – Bạn không thể làm gì dựa trên vị trí của bạn hoặc các công cụ bạn có sẵn?
• Thời gian có sẵn – Bạn không thể làm gì dựa trên thời gian bạn có cho đến lần hẹn tiếp theo? và
• Năng lượng – Bạn không nên làm gì dựa trên trạng thái tinh thần hoặc thể chất của bạn?

Bây giờ, quay lại trên các hành động tiếp theo còn lại của bạn. Hãy tin vào trực giác của bạn và làm những gì cảm thấy quan trọng nhất ngay bây giờ.

Kết

Hầu hết mọi người đều biết đến Getting Things Done thông qua quyển sách cùng tên nổi tiếng của tác giả David Allen. Tuy nhiên để có cái nhìn sâu và thực sự áp dụng được phương pháp này vào công việc cũng như đời sống, bạn cần được sự huấn luyện chuyên nghiệp của trainer được cấp chứng chỉ bởi David Allen Academy.

Đăng ký ngay Khóa huấn luyện Getting Things Done tại STEP. Khóa huấn luyện này được hướng dẫn bởi giảng viên Lê Hữu Nghĩa, là người đầu tiên và duy nhất được David Allen Academy (Mỹ) cấp chứng chỉ dạy GTD tại Việt Nam.

Sau khi đã biết phương pháp Getting Things Done là gì, việc còn lại là bạn phải quyết tâm thực hiện theo để đạt kết quả như mong đợi.