Phương pháp thuyết trình ABC

Thuyết trình - hoạt động thường diễn ra trong chốn công sở nhưng vẫn khiến khá nhiều thành viên trong công ty ngán ngẩm.

Mục đích của thuyết trình là người nói sẽ truyền đạt một ý tưởng, thông điệp đến người nghe nhằm nhiều mục đích như thuyết phục, cung cấp thông tin hoặc truyền cảm hứng. Người nói cần hiểu rằng, truyền đạt không phải chỉ bằng mỗi giọng nói, mà đó là một sự nghệ thuật kết hợp nhuần nhuyễn nhiều yếu tố nữa. Bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn đọc quy tắc thuyết trình ABC (viết tắt của 3 chữ: Accuracy, Brevity và Clarity). 

A - Accuracy (Tính chính xác) 

Mục đích chính của thuyết trình là truyền đạt thông tin phải chính xác, người nói luôn phải đảm bảo tính chân thật những gì mình sắp đưa ra. Nếu người trình bày đưa ra một thông tin sai lệch, người nghe sẽ sẽ dần giảm đi sự hứng thú về những gì họ đang nghe. 

Thi dụ: Theo số liệu/báo cáo của tổ chức X, đã có … số sản phẩm được tiêu thụ.

Bí quyết luyên tập:

• Tìm hiểu sự thật đến tận cùng. Hãy nhớ accuracy khác với precision.
• Không nên nói quá về vấn đề. Luyện tập phát âm rõ từng chữ, hạn chế sự ngọng, tránh người nghe hiểu sai ý cần được truyền đạt. 
• Hỗ trợ tính chính xác trong lời nói của bạn bằng các nguồn đáng tin cậy đã được xác minh (authenticity).
• Phải kiểm tra nội dung của bạn nhiều lần và kỹ càng trước khi thuyết trình để chắc rằng không mắc lỗi chính tả, hay sai ngữ pháp, sai dữ kiện.
• Ngay cả những lỗi nhỏ (ngày tháng, chính tả) cũng có thể làm giảm uy tín của bạn.
• Tránh: Không bị vấp, không rõ từ, nói vấp.

Lưu ý: Không nên cho số liệu khống, chưa được kiểm chứng. Nếu có sử dụng, hãy đề cập nguồn. Ngày nay các số liệu trên các báo chính thống đa số là thổi phồng và sai sự thật, có nguyên nhân từ đạo đức làm báo của các phóng viên nội dung (không khảo sát thực tế) hoặc có tiêu cực trong đăng tin tức của một nhóm khách hàng lợi ích nào đó. Thí dụ: Các nguồn tin "Theo báo cáo của tập đoàn tư vấn TopXXX, lương của lập trình viên Việt Nam có thể đạt mức lương 200 triệu/tháng" là thông tin thiếu trung thực khi không đặt trong bối cảnh tổng thể, không nó rõ đã lấy mẫu thống kê ở phạm vi nào.

B - Brevity (Tính cô đọng) 

Tính cô đọng là là một điểm đáng lưu tâm khi giao tiếp. Người nói có khá nhiều thông tin muốn đem đến người nghe, nhưng thời gian của người nghe là hữu hạn. Vì vậy để có được sự cô đọng khi thuyết trình, cần loại bỏ sự lê thê từ vựng và lặp lại nội dung đã trình bày trước đó. Người nói cần phải luyện khả năng kiểm soát câu từ sử dụng để có thể tối ưu được nội dung truyền tải nhưng giảm tối đa thời gian nghe và trình bày, từ đó sẽ tiết kiệm thời gian của hai bên. Ngoài ra hết sức tránh đệm các từ "ờ, ề à..." khi phát biểu, điều này chỉ khiến bạn lộ "sự mất tự tin" khi nói chuyện trước đám đông.  

Bí quyết luyên tập: Làm sao để có được sự cô đọng trong bài thuyết trình?

• Đi thẳng vào vấn đề, xác định thông điệp chính, từ đó thiết kế nội dung cốt lõi cần trình bày, rồi đến các nội dung hỗ trợ khác...
• Ngắn gọn và súc tích (Short and Sweet).
• Loại bỏ những từ ngữ mơ hồ bằng những từ cụ thể, dễ hiểu.
• Loại bỏ những câu chữ lặp lại về nghĩa hoặc không cần thiết.
• Sử dụng câu chủ động trong lời nói. Không sử dụng các từ không xác định (ví dụ đưa ra một lời hứa nhưng không có hành động cụ thể, hoặc một báo cáo không ghi rõ ngày tháng...)
• Không nên dài dòng, vòng vo.
• Đừng lãng phí thời gian quý báu với những câu tiếp tuyến, hắng giọng hoặc với một giai thoại dài dòng nào đó (còn gọi là "những chuyện nhạt nhẽo").
• Ghi nhớ nguyên tắc: (KISS: Keep it short and simple) hoặc "Keep It Simple, but Significant"

Albert Einstein đã nói: “Nếu bạn không thể giải thích được thì tức là bạn chưa hiểu rõ nó, mặc dù nó có thể sai. Nếu bạn không thể giải thích điều đó cho một đứa trẻ sáu tuổi thì bạn chưa hiểu rõ về nó.”. Điều mà Einstein muốn truyền tải là "Keep it simple, stupid” (hãy đơn giản nó đi, đồ ngốc!).

C- Clarity (Sự rõ ràng)

Thông tin cần truyền đạt một cách rõ ràng, được sắp xếp gọn, mạch lạc, chuẩn chỉ và logic. Thông tin càng rõ ràng, dễ hiểu sẽ càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp. Để đạt được điều đó thì cần vận dụng các cách biểu đạt thật phù hợp và gần gũi, những câu từ đơn giản, chuẩn nghĩa, rành mạch không sáo rỗng.

Bí quyết luyên tập: 

• Luôn sử dụng những từ ngữ đơn giản, thông dụng và có ý nghĩa. Tránh các từ ngữ nặng về kỹ thuật, biệt ngữ và các từ sáo rỗng.
• Sử dụng những câu ngắn và đơn giản vì những câu dài có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
• Sử dụng dấu câu thích hợp trong văn viết; nó tạo điều kiện cho sự hiểu biết.
• Luôn đưa ra những chi tiết rõ ràng và cụ thể kèm theo các sự kiện và số liệu.
• Sử dụng tính mạch lạc, tức là trình tự hợp lý trong việc trình bày ý tưởng.

Bí quyết nói chuyện (Best Practices)

Bên cạnh 3 quy tắc về nội dung truyền đạt. Song, người nói cũng nên lưu ý cả hình thức và tông giọng. Giọng nói là điều đầu tiên người nghe nhận được trước khi họ nhận được nội dung của diễn giả. Cho dù, nếu, phần nhìn được chuẩn bị hoàn hảo đến mấy, nhưng phần nghe chưa được xử lý kỹ thì cũng ảnh hưởng đến nội dung cần trình bày. Để luyện khả năng trình bày lưu loát và nhấn nhà, lôi cuốn người đọc, chúng tôi khuyên bạn nên nghe các kênh Youtube 30 phút mỗi ngày từ các học giả uyên bác như anh "Vũ Thế Dũng", luật sư "Hoàng Duy Hùng"...

Sau đây là các phương pháp thực hành:

Phát âm rõ ràng

Bạn đã đầu tư thời gian để xây dựng nội dung thuyết trình thoả mãn yếu tố ABC. Nhưng khi cất giọng lên các câu chữ lại phát âm không rõ ràng thì quả là một điều đáng tiếc. Mỗi ngày hãy dành một chút thời gian tập đọc nội dung thuyết trình và thu âm, nghe lại và làm nổi bật những chỗ còn chưa rõ và liên tục dợt đến khi số từ phát âm chưa rõ không còn đáng kể.

Một cách luyện tập không thể tuyệt vời hơn là tự mình làm Youtuber trong thời gian rảnh, bắt đầu từ các bài thuyết trình presentation cho đến các video livestream cải thiện kỹ năng thuyết trình trước hàng ngàn khán giả online.

Nhấn giọng

Cùng một đoạn văn nhưng nếu có sự thay đổi về âm, bạn sẽ tạo ra được cảm xúc và ý nghĩa của câu văn đó. 

Âm lượng

Rõ ràng lời nói của bạn sẽ không “giữ chân" người nghe nếu âm lượng quá nhỏ hoặc quá to, hãy kiểm tra âm thanh của bạn và thiết bị kỹ thuật để tối ưu sự tiếp cận tới khán giả.

Các yếu tố khác

Hãy để ý về giọng đọc như thế nào sẽ khiến người nghe thoải mái, cũng như ngắt nghỉ thế nào để thu hút sự chú ý của người đọc.

Tóm lại, để tạo dựng nội dung thuyết trình, chúng ta cần sử dụng quy tắc ABC, đồng thời cần lưu ý chuẩn bị những yếu tố bổ trợ cho phần nghe của khán giả. “Một bài thuyết trình thành công là một bài dễ hiểu (understandable), dễ nhớ (memorable) và có cảm xúc (emotional)” - theo Carmine Gallo, tác giả, diễn giả, cựu nhà báo nổi tiếng.

Hãy nhớ phương pháp ABC này và để lời nói của bạn tự nói lên điều đó, đơn giản như ABC...

Nguyễn Thị Kiều
Trưởng phòng Maketing, TIGO Solutions

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"}]

Khám phá thêm các chủ đề sau