Ở phòng kinh doanh của một công ty, việc đánh giá thành tích kinh doanh chỉ dựa vào những con số của cá nhân. Vì thế, cho dù có biết thành tích của người này hay người kia tốt xấu thế nào cũng không ai biết họ đã làm việc ra sao để đạt được kết quả ấy.

Nếu như mỗi nhân viên đều có suy nghĩ rằng cách làm của mình là know-how quý báu của bản thân, không thể chia sẻ cho mọi người thì vô hình chung, mọi người làm việc theo cách đề phòng lẫn nhau, thiếu đi tinh thần đoàn kết, tương trợ. Khi một người mắc lỗi, người khác cũng có thể mắc lỗi tương tự vì họ không biết vì sao người kia lại gặp phải vấn đề như vậy.

Tuy nhiên, nếu toàn bộ nhân viên cùng nhau giải quyết những vấn đề chung, cùng chia sẻ thông tin, ý kiến với nhau để đưa ra một quy trình giải quyết vấn đề theo tối ưu nhất thì quá trình này sẽ giúp nâng cao chất lượng làm việc, sự gắn kết và kết quả làm việc của cả phòng.

Việc chia sẻ thành công sau khi giải quyết vấn đề, hoặc các ý tưởng cải tiến được gọi là Yokotenkai (tiếng Anh có thể dịch là “Best practice sharing”).

Yokotenkai là gì?

Yokotenkai có nghĩa là “triển khai theo chiều ngang”. Nó đề cập đến việc thực hành sao chép kết quả kaizen trong một lĩnh vực này sang các lĩnh vực khác. Yokotenkai áp dụng rộng rãi hơn trong việc sao chép các ý tưởng thiết kế sản phẩm cũng như các phương pháp thực hành tốt hơn nói chung.

Yokotenkai không chỉ là chia sẻ về kết quả tốt nhất và thành công nhất. Điều quan trọng là sự chia sẻ theo chiều ngang này bao gồm cả thành công và thất bại. Việc chia sẻ bài học từ thất bại một cách chính thức giúp chúng ta ít che giấu thất bại hơn.

Yokotenkai trong ý nghĩa cải tiến không ngừng?

Giống như nhiều từ tiếng Nhật mà chúng ta tìm thấy trong từ điển, cụm từ yokotenkai được sử dụng một cách phổ biến. Trong sản xuất tinh gọn, kaizen sẽ không hoàn thành cho đến khi yokotenkai được xác nhận và kết quả được chia sẻ với những người khác. Yokotenkai phải trở thành một phần của văn hóa trong công ty tinh gọn.

Yokotenkai trong 8 bước giải quyết vấn đề?

Trong 8 bước giải quyết vấn đề, Yokotenkai nằm ở bước thứ 8.

• Bước 1: Làm sáng tỏ vấn đề
• Bước 2: Nắm rõ hiện trạng
• Bước 3: Thiết lập mục tiêu
• Bước 4: Truy tìm nguyên nhân cốt lõi
• Bước 5: Lập đối sách giải quyết vấn đề
• Bước 6: Thực hiện đối sách
• Bước 7: Xác nhận hiệu quả
• Bước 8: Tiêu chuẩn hóa.

Sau khi vấn đề được giải quyết và được xây dựng thành tiêu chuẩn, tiêu chuẩn này phải được chia sẻ và áp dụng cho các công đoạn có thao tác tương tự hoặc các sản phẩm tương tự nhau.

Thí dụ về Yokotenkai

Chia sẻ quy trình làm việc chính là cách đào tạo tốt nhất, nó tăng cường tinh thần làm việc nhóm và phòng tránh được những lỗi sai tương tự lặp lại. Dù là thành công khi Kaizen một vấn đề thì không có nghĩa là tất cả mọi vấn đề đều đã được giải quyết. Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy cùng xem xét một ví dụ dưới đây nhé:

Vấn đề phát sinh tại dây chuyền A: sản phẩm X thường xuyên bị đóng thiếu số lượng, tiêu chuẩn là 20 chiếc/túi, sản phẩm bị đóng thiếu còn 18 chiếc/túi. Sau khi điều tra và phân tích nguyên nhân gốc rễ, mọi người thấy rằng việc dùng cân điện tử có khả năng dẫn đến sai sót về số lượng nếu công nhân bấm nhầm trọng lượng hàng. Đối sách là thay đổi sang phương pháp đóng gói sang dùng jig (một công cụ hỗ trợ đóng gói). Jig có chiều cao vừa đúng 20 sản phẩm. Các sản phẩm sau khi được kiểm tra chất lượng sẽ được xếp vào jig, khi đầy thì đổ vào túi đóng gói.

Phương pháp này được triển khai ngang sang việc đóng gói các sản phẩm có kích thước và hình dạng tương tự ở các dây chuyền khác để phòng tránh việc đóng thiếu hàng lại phát sinh ở sản phẩm này.

Yokotenkai không chỉ được áp dụng trong cùng một công ty mà còn có thể triển khai từ đơn vị kinh doanh này sang đơn vị kinh doanh khác, đặc biệt là trong các tập đoàn toàn cầu. Điều này không dễ dàng và đòi hỏi nhiều hơn là chỉ sao chép các quy trình. Sao chép kết quả của kaizen tốt là chưa đủ, điều quan trọng nhất là chúng ta còn phải sao chép tư duy kaizen tốt.

Nguồn: Internet