8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ

Recommended for you

Lãng phí là gì?

Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng. Ở góc độ tạo giá trị, các hoạt động của doanh nghiệp có thể được chia thành ba nhóm, bao gồm:

Các hoạt động tạo giá trị: là các hoạt động trực tiếp biến đổi các yếu tố đầu vào để tạo ra đúng sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.

Các hoạt động không tạo giá trị: là các hoạt động không được yêu cầu để biến đổi các yếu tố đầu vào nhằm tạo ra đúng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu. Nói một cách khác, bất kỳ hoạt động nào mà khách hàng không sẵn lòng trả tiền thì được coi là không tạo giá trị. Các hoạt động không tạo giá trị đều được coi là lãng phí và là đối tượng cần được giảm thiểu và loại bỏ.

Các hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết: là các hoạt động không tạo giá trị dưới góc nhìn của khách hàng nhưng cần có để tạo và cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đây cũng được coi là lãng phí và cần phải lên kế hoạch để từng bước loại bỏ (thường loại lãng phí này sẽ không loại bỏ được ngay, nhưng có thể được loại bỏ trong một kế hoạch dài hạn).

“Loại bỏ lãng phí” và “cắt giảm chi phí” là hai thuật ngữ quá quen thuộc với các nhà quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn dẫn đến đồng nhất hai khái niệm này. Bởi vì chúng khác nhau…

Cắt giảm chi phí không đúng cách có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng, còn loại bỏ lãng phí thì không. Ví dụ, khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự (lương, thưởng, chi phí đào tạo và phát triển) thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực và thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Vậy nên, trước khi cắt giảm chi phí, chúng ta hãy tìm cách loại bỏ lãng phí.

8 loại lãng phí trong doanh nghiệp

Theo Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990), trong mô hình quản trị tinh gọn, có 7 loại lãng phí như sau:

1. Defects (Sai lỗi)

Lãng phí do sai lỗi - phải sửa chữa hoặc làm lại - gây tốn nguồn lực.

2. Over Production (Dư thừa)

Lãng phí do làm nhiều hơn mức cần thiết, nhanh hơn cần thiết hoặc trước khi cần thiết.

3. Waiting (Chờ đợi)

Lãng phí do phải chờ đợi hoặc trì hoãn.

4. Transportation (Vận chuyển)

Lãng phí do vận chuyển không cần thiết.

5. Intventory (Tồn trữ)

Lãng phí do tồn kho, lưu trữ - gây mất diện tích, phải bảo quản…

6. Motion (Thao tác)

Lãng phí do người lao động thao tác thừa hoặc có những di chuyển/đi lại không cần thiết.

7. Extra Processing (Áp dụng quy trình sai cách)

Còn gọi là lãng phí quy trình. Có một quy trình nào đó hoặc một số bước trong quy trình không tạo ra giá trị gọi là lãng phí trong quy trình. Rất nhiều quy trình làm việc hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho nhân sự đê làm ra sản phẩm đáp ứng đúng và đủ. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của nhân viên và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh.

8. Non Utilized People (Nhân lực không được tận dụng)

Ngoài 7 loại lãng phí do Taiichi Ohno đưa ra, ngày nay, các chuyên gia bổ sung thêm loại lãng phí thứ 8, đó chính là lãng phí do không phát huy được tài năng và sự sáng tạo của nhân viên.

Ví dụ 8 lãng phí thường gặp ở văn phòng

Loại lãng phí	Ví dụ về các lãng phí ở văn phòng
Sai lỗi (Defects)	Lỗi nhập liệu Thông tin thiếu sót Chào giá sai Mất hồ sơ quan trọng Thông tin báo cáo sai Diễn đạt số liệu sai
Dư thừa (Over Production)	In ra giấy khi không cần Viết báo cáo quá dài mà chẳng ai đọc Tìm và sưu tập thật nhiều tài liệu Lưu thật nhiều ảnh, nhạc vào PC
Chờ đợi (Waiting)	Cúp điện, mất mạng Internet... Tốc độ máy tính chậm Đợi sếp duyệt Đợi nhận thêm thông tin Đợi nguồn lực Đợi hướng dẫn của sếp Các thời gian chết khác.
Vận chuyển (Transportation)	Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin Không có một kiểu mẫu (template) chung cho nhiều việc công việc/dự án lặp lại. Một công việc hoạt động theo nhiều quy trình Thay đổi kế hoạch liên tục
Tồn trữ (Inventory)	Dư thừa văn phòng phẩm Lưu trữ hồ sơ quá hạn Lưu trữ quá nhiều tài liệu không thường xuyên cập nhật, hiệu chỉnh Quá nhiều phần mềm không sử dụng được, hoặc sử dụng kém hiệu quả
Thao tác (Motion)	Layout văn phòng không hợp lý phải đi lại nhiều Máy móc đặt không hợp lý Sắp xếp file trong máy lộn xộn Đính kèm file quá to Sắp hồ sơ trong kệ lung tung Đi qua đi lại không hợp lý Đi rồi mới nhớ là quên
Xử lý (Over-Processing, Exrta-Processing)	Cùng một dữ liệu phải nhập lại nhiều lần Báo cáo không cần thiết Quá nhiều hỗ trợ miễn phí Quá nhiều cấp phê duyệt Quá nhiều khâu kiểm tra Ký tá quá nhiều
Nhân lực (Non Utilized People)	Mục tiêu khó hiểu. Số liệu khó hiểu. Hướng dẫn khó hiểu. Thiếu quyền hạn xử lý Mệnh lệnh và kiểm soát cấp cao Thiếu/không biết dùng công cụ hỗ trợ

Làm thế nào để loại bỏ lãng phí?

"Lean" (tinh gọn) là cách duy nhất giảm lãng phí một cách trực tiếp, trong khi phương pháp Six Sigma hướng tới giảm sự thay đổi (variation) có thể dẫn tới các khiếm khuyết trong quy trình sản xuất, qua đó gián tiếp giảm các loại lãng phí.

Trước khi loại bỏ lãng phí, bạn phải xác định được đâu là các lãng phí trong công ty? Biểu mẫu dưới đây có thể giúp dễ dàng nhận dạng lãng phí:

Mô tả lãng phí	Chấm điểm lãng phí	Nguyên nhân	Giải pháp loại bỏ
Lãng phí nguồn lực	★★	Luân chuyển (job rotation) quá nhiều và quá nhanh. Nhân sự ít động lực trong công việc. Deadline liên tục bị gia hạn	Phân chia đúng người đúng việc, tạo động lực và cấp quyền cho nhân viên, hạn chế việc quản lí quá sát sao, tăng cường đạo tạo. Tuyển dụng đủ, tránh tuyển nhiều người vào rồi không có việc cho họ Đào tạo liên tục để nâng cao khả năng, tay nghề của người lao động

Điểm số sẽ giúp nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3.

Điểm 0: không có lãng phí
Điểm 1: có rất ít lãng phí
Điểm 2: có lãng phí nghiêm trọng
Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.

Những điểm chính

Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu và có thái độ tích cực.

Trên thực tế, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án loại bỏ lãng phí thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức và động viên tích cực trong nội bộ, từ ban lãnh đạo, các quản lý cấp trung đến toàn thể người lao động trong doanh nghiệp.

A A A A

{content}

lãng phí, cồng kềnh, thiệt hại, kém hiệu quả, chuyển đổi số thất bại, tinh gọn, linh hoạt, năng suất, chất lượng,

Popular Posts

info@tigosolutions.com

Online support: m.me/tigogroup

VPĐD: 16, phố Trần Quốc Vượng, Q. Cầu Giấy, Hà Nội

Chi nhánh 1: T-Sol Building, TT1 Kiều Mai, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Chi nhánh 2: T12, công viên phần mềm, 2 - Quang Trung, thành phố Đà Nẵng.

SỨ MỆNH CỦA CHÚNG TÔI:

Hướng tới giá trị đích thực
Đồng hành cùng khách hàng
Rút ngắn thời gian về đích
Biến thách thức thành cơ hội
Đổi mới, sáng tạo để bứt phá
Phát triển nhanh, năng động và thích ứng linh hoạt trong mọi hoàn cảnh.

Tại sao cần tinh gọn (Lean)?

Tinh gọn để buông bỏ những thứ không thiết yếu
Tinh gọn để nhường chỗ cho sáng tạo
Tinh gọn để uyển chuyển
Tinh gọn để kết thúc nhanh một thất bại
Tinh gọn để đi xa hơn
Tinh gọn để thích ứng

Tám chữ quý "HƠN VÀNG" cho năm mới 2025

Thái độ hơn trình độ
Linh hoạt hơn kiên định
Thay đổi đúng lúc hơn cố chấp đúng sai
Thích nghi hơn hoàn hảo
Đúng thời điểm hơn đúng cách
Uyển chuyển hơn áp đặt
Sáng tạo hơn lặp lại
Điều chỉnh hơn đối đầu

8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ

Lãng phí là gì? Lãng phí là những hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc khách hàng không mong đợi.

Bài gần đây

Từ khóa

8 loại lãng phí doanh nghiệp phải tìm cách loại bỏ

Lãng phí là gì?