Project background là gì, cách viết chuẩn, vai trò và ví dụ thực tế giúp dự án rõ ràng, đúng hướng ngay từ đầu.

Project Background (Bối Cảnh Dự Án) là gì? Có khi nào dự án fail… chỉ vì thiếu một "background" đủ thuyết phục?

Published on: March 21, 2023
Last updated: March 21, 2026 Xem trên toàn màn hình

Featured

Recommended for you

11 May 2021 Khác nhau giữa Padding và Buffer trong quản lý rủi ro dự án 104/1053
04 Aug 2021 Đừng sợ đi chậm, chỉ sợ đứng yên 78/1425
04 Sep 2021 Tào lao là gì? Các bí quyết để tránh tào lao trong giao tiếp 76/2030
07 Aug 2024 Kỷ nguyên VUCA và TUNA – Cơ hội phát triển và chuyển đổi mạnh mẽ nhờ cuộc cách mạng 4.0 69/1257
08 Jan 2022 Yêu cầu thay đổi (Change Request) là gì? Làm thế nào để kiểm soát Change Request? 65/385
01 Aug 2021 Hiện tượng Gold plating (mạ vàng) là gì? Tại sao có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng dự án? 61/474
01 Aug 2023 Phân tích yêu cầu phần mềm sẽ nhìn vào thực trạng (AS-IS) hay tương lai (TO-BE)? 61/572
14 Apr 2019 Product Backlog là gì? Các đặc điểm cơ bản của một Product Backlog 57/504
18 Mar 2021 Kỹ thuật ước lượng dự án phần mềm linh hoạt dựa vào Story Point - phương pháp T-Shirt Sizing 50/631
03 Mar 2020 Giả định (Assumption ) là gì? Tại sao giả định rất quan trọng với dự án? 49/648
10 May 2021 Phát triển Phần mềm Tinh gọn (Lean Software Development) 48/285
18 May 2021 Cây cầu hiện đại vô dụng nhất thế giới và câu chuyện cái kết của thay đổi yêu cầu 46/808
20 Jul 2021 Quản lý và đánh giá công việc theo quy trình TIGO SmartWork 46/468
15 Aug 2024 Kỹ năng thuyết trình với kỹ năng ABC (Accuracy, Brevity, Clarity) 44/813
08 Feb 2021 Quy trình nâng cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 43/282
16 Mar 2022 [INFOGRAPHIC] 32 Thiên kiến nhận thức làm sai lệch quyết định của bạn (Phần I) 42/1199
01 Jan 2024 Tổng hợp 25 quy luật quan trọng trong quản lý dự án 41/597
28 Apr 2023 Mô hình Why, How, What là gì? 39/1522
03 May 2022 Mô hình Hybrid Agile là gì? 39/567
30 Aug 2023 Critical Path là gì? Tại sao nói Critical Path là con đường "long mạch" của dự án? 38/167
11 Dec 2025 Phần mềm cho SMEs: Vì sao “Best-Fit” lên ngôi và “Best-of-Breed” dần lỗi thời 37/70
07 Aug 2025 Chỉ Số AQ Là Gì? Làm Sao Kiểm Soát AQ Để Thành Công Và Giàu Có? 37/73
08 Aug 2024 "Special Pleading" khác với "Double Standard" như thế nào? 37/173
02 Aug 2023 Tổng hợp một số project tham khảo khi xây dựng các ứng dụng theo mô hình Microservices 36/536
10 Jul 2021 Chuyên gia chia sẻ các nguyên tắc tư duy sáng tạo hệ thống với tên gọi Systematic Inventive Thinking (SIT) 36/535
28 Jun 2024 Tại sao các kỹ sư IT giỏi nhất lại là những người theo thuyết bất khả tri về công nghệ (technology agnostics)? 36/428
16 Mar 2022 [INFOGRAPHIC] 32 thiên kiến nhận thức làm sai lệch quyết định của bạn (Phần II) 35/475
19 Sep 2025 Agile vs. Ego: Làm Gì Khi Một Thành Viên Trong Nhóm Nổi Loạn 35/121
22 Jul 2020 Quản lý dự án phần mềm trong thực tế và câu chuyện thành công của InfoSys 34/190
14 Dec 2022 Phương pháp kiểm tra Fagan Inspection là gì? 32/227
16 Apr 2025 Lãnh đạo linh hoạt: Hành động (Bias for Action) hay không hành động (Non-Action)? 32/88
29 Jul 2020 Câu chuyện mài chiếc rìu trước khi chặt cây: Bài học từ tổng thống vĩ đại nhất của nước Mỹ - Abraham Lincoln 31/850
24 Mar 2019 Scrum giống như bà mẹ chồng, giúp bạn nhìn ra các lỗi sai 31/349
04 Jan 2023 Phát triển phần mềm linh hoạt theo mô hình Big Bang 30/799
08 Nov 2022 16 phong cách làm việc của người Nhật Bản mà Việt Nam cần học hỏi 29/454
02 Aug 2021 Product Owner làm gì trước khi bắt đầu sprint đầu tiên của dự án (Sprint Zero)? 28/398
15 Sep 2020 Hai câu chuyện về dòng nước - Ao tù hay suối nguồn tươi trẻ? 27/247
21 Apr 2020 Bảo trì phần mềm là gì? Phân biệt các loại bảo trì 26/352
04 Jul 2022 Steve Jobs đến với Đạo phật như thế nào? 26/628
06 Nov 2025 Đăng ký Tự động (Auto-Enrollment) là gì? 26/66
03 Feb 2023 [Học tiếng Anh] "Virtual certainty" là gì? 26/187
10 Aug 2020 Bạn có biết quy tắc thất bại nhanh: Fail early, fail often, fail cheap, but always fail forward 24/183
15 Aug 2025 Dự án phần mềm bị trì hoãn và vấn đề "akrasia" 24/101
11 Mar 2025 Thiên hướng Hành động (Bias for Action) và Thiên hướng Quy trình (Bias for Process) tác động tiêu cực tới "đổi mới và sáng tạo" như thế nào? 23/113
08 Aug 2023 Mất kiểm soát phạm vi dự án (Scope Creep) và hiệu ứng quả cầu tuyết (snowball) 23/266
22 Jan 2026 AI đã thay đổi việc tuyển dụng như thế nào? 22/31
24 Apr 2025 Chính sách sở hữu đất đai của Trung Quốc: Động lực thúc đẩy người dân làm việc chăm chỉ và hiệu quả 21/294
14 Aug 2023 Công bằng phân phối (distributive justice) giúp "virtual team" làm việc hiệu quả hơn như thế nào? 21/60
11 Oct 2024 "Kham Nhẫn" Trong Kinh Doanh: Sức Mạnh Của Sự Kiên Nhẫn 20/492
04 Feb 2024 “Nợ kỹ thuật” (technical debt) là gì? 20/44
12 Feb 2024 CPI và SPI trong PMP: Case Study thực tế cho quản lý dự án phần mềm 20/28
13 Aug 2025 OODA và PDCA: Mô hình nào tốt hơn? 19/81
11 Sep 2022 Sức mạnh của lời khen 19/293
13 Feb 2025 Case Study: Áp Dụng PMP Trong Dự Án Triển Khai Odoo Cho Doanh Nghiệp Logistics 18/127
15 Dec 2024 Tổng Quan Chi Tiết Về Chứng Chỉ TOGAF Foundation 17/75
11 Nov 2025 [Giải mã startup] Vesting là gì? Cliff là gì? 17/131
24 Mar 2021 Hiệu ứng Dunning-Kruger – Ảo tưởng sức mạnh về năng lực của bản thân 17/800
12 Jan 2024 Tư duy hệ thống trong Quản Lý Dự Án diễn ra như thế nào? 16/266
13 Aug 2025 Kinh nghiệm phát triển dự án phần mềm cho khối Chính phủ/nhà nước 16/26
20 Feb 2026 Phương pháp quản lý “Mệnh lệnh và Kiểm soát” trong quản lý dự án phần mềm 16/20
17 Feb 2026 Giá trị con người nằm ở đâu trong thời đại AI và Robot? 14/17
24 Feb 2026 [Sổ tay PM] Cách Tiếp Quản Một Dự Án Đang Triển Khai 14/18
17 Oct 2025 Hồ sơ quyết toán và hồ sơ kiểm toán là gì? 14/24
30 Jan 2026 Vượt qua cơn bão sa thải nhân viên công nghệ: Những đêm thức trắng, phần mềm bị lỗi và hội chứng kẻ giả mạo (Impostor Syndrome) 14/29
12 May 2024 Groan Zone là gì? Khi mọi quan điểm va chạm, đâu là cách biến Groan Zone thành động lực đổi mới? 14/55
16 Jan 2026 I-Shaped, T-Shaped, N-Shaped và M-Shaped: Chân dung năng lực quyết định thành công trong kỷ nguyên chuyển đổi số 13/21
02 Mar 2026 "Bút phê văn bản" là gì? 13/13
11 Dec 2025 Vì Sao Hệ Thống Báo Cáo Trong Phần Mềm Kế Toán Luôn Được Đánh Giá Là Khó Nhất? 13/20
09 Feb 2026 Thế nào là "Giảm sự tin cậy theo chiều dọc" và "Giảm sự tin cậy theo chiều ngang"? 13/18
15 Mar 2024 SDLC là gì? So sánh với Full-Cycle Software Development 11/15
22 Jan 2025 Khi ngư dân không thể ra khơi, họ sửa lưới 11/347
29 Sep 2022 Từ chuyện người ăn xin và chiếc cần câu cá, điều gì là quan trọng nhất: Kiến thức, kỹ năng hay thái độ với cuộc sống 11/840
13 Nov 2024 CASE STUDY "Mixue": Khủng Hoảng Nhượng Quyền (Franchise Conflict) – Khi "Giá Rẻ" Trở Thành Con Dao Hai Lưỡi 9/16
13 Mar 2024 Vì sao Man-Month vẫn còn được sử dụng trong ngành công nghệ phần mềm? 6/11
12 Mar 2024 "Văn thư theo hình thức kiêm nhiệm luân phiên" là gì? 6/15
24 Jun 2020 PMP - Quản lý dự án quốc tế chuyên nghiệp 3/228
15 May 2023 ICT Project Manager là gì? Phân biệt ICT Project Manager với Software Project Manager 2/5

Project Background là gì?

Project background là một phần ngắn mô tả bối cảnh và lý do hình thành dự án. Nội dung này thường bao gồm:

Bối cảnh tổ chức thực hiện dự án
Vấn đề hoặc cơ hội dẫn đến việc khởi động dự án
Các yếu tố lịch sử hoặc chiến lược liên quan

Nói cách khác, nó giúp người đọc hiểu rõ:
Vì sao dự án này tồn tại? Điều gì đã dẫn đến việc bắt đầu nó?

Project Background ảnh hưởng gì đến kế hoạch dự án?

Project background không chỉ mang tính “giới thiệu”, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến cách lập kế hoạch, đặc biệt là Gantt chart:

Xác định mục tiêu, phạm vi và ưu tiên
Làm rõ các ràng buộc và giả định
Giúp sắp xếp thứ tự công việc hợp lý
Xác định các mốc quan trọng và deadline thực tế
Thiết lập dependency giữa các task
Hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực và quản lý rủi ro

Hiểu đúng bối cảnh sẽ giúp kế hoạch phản ánh đúng điều kiện thực tế, thay vì chỉ là lý thuyết.

Vì sao cần mô tả Project Background?

Một project background rõ ràng giúp:

Tạo sự thống nhất ngay từ đầu giữa các stakeholder
Làm rõ mục tiêu và lý do tồn tại của dự án
Hỗ trợ ra quyết định tốt hơn
Tránh lặp lại sai lầm từ các dự án trước
Đảm bảo dự án bám sát chiến lược doanh nghiệp

Project Background thường nằm trong tài liệu nào?

Project background thường xuất hiện trong các tài liệu “nền tảng” của dự án:

1. Project Charter (Điều lệ dự án)

Giải thích lý do khởi động dự án
Đặt nền tảng cho mục tiêu, phạm vi và trách nhiệm

2. Business Case

Chứng minh vì sao dự án đáng để đầu tư
Liên kết với mục tiêu kinh doanh
So sánh lợi ích – chi phí – rủi ro

3. Project Proposal

Thuyết phục người ra quyết định
Trả lời câu hỏi “tại sao cần làm dự án này?” trước khi nói “làm như thế nào”

4. Feasibility Study (Nghiên cứu khả thi)

Cung cấp bối cảnh để đánh giá giải pháp
Làm rõ lý do thực hiện nghiên cứu

5. Project Initiation Document (PID)

Tổng quan đầy đủ về nguồn gốc dự án
Đảm bảo tất cả stakeholder hiểu cùng một bức tranh

Ai là người viết Project Background?

Thông thường, project manager (PM) là người chịu trách nhiệm chính.

Tuy nhiên, họ thường phối hợp với:

Sponsor: cung cấp góc nhìn chiến lược
SME (chuyên gia): bổ sung chi tiết kỹ thuật
Business analyst: làm rõ vấn đề hoặc cơ hội

Sau khi hoàn thành, nội dung sẽ được review bởi ban lãnh đạo hoặc steering committee trước khi phê duyệt chính thức.

Cách viết Project Background (5 bước chuẩn)

1. Giới thiệu tổ chức thực hiện dự án

Giúp người đọc hiểu:

Ai đang làm dự án này?
Tổ chức có năng lực gì?

2. Mô tả vấn đề hoặc cơ hội

Đây là phần quan trọng nhất:

Có “pain point” nào cần giải quyết?
Có cơ hội nào cần tận dụng?

Ví dụ:

Thiếu năng lực vận hành
Nhu cầu khách hàng tăng
Cạnh tranh thị trường
Công nghệ mới xuất hiện

3. Trình bày nguồn gốc dự án

Ai đề xuất?
Bộ phận nào khởi xướng?
Ai là sponsor?

Điều này giúp tăng tính minh bạch và thể hiện mức độ ủng hộ nội bộ.

4. Liên hệ với các dự án trước hoặc hiện tại

Dự án này có phải là “phase tiếp theo”?
Có đang chạy song song với dự án khác không?

Mục tiêu:

Tránh trùng lặp
Làm rõ phạm vi
Thể hiện tính liên kết chiến lược

5. Liên kết với mục tiêu kinh doanh

Một dự án tốt phải phục vụ ít nhất một mục tiêu:

Tăng trưởng
Tối ưu chi phí
Tuân thủ
Đổi mới

Việc liên kết này giúp:

Tăng khả năng được phê duyệt
Dễ ưu tiên nguồn lực
Đảm bảo tạo giá trị thực

Ví dụ và Case Study về Project Background

Project Background – Hiện đại hóa hệ thống e-Office cho Ngân hàng ABC

Ngân hàng ABC là tổ chức tài chính có quy mô lớn với mạng lưới nhiều chi nhánh và phòng ban, kéo theo khối lượng lớn các hoạt động vận hành nội bộ (non-core) như xử lý công văn, phê duyệt văn bản hành chính, điều phối công việc và truyền thông nội bộ. Trong bối cảnh quy mô tổ chức ngày càng mở rộng, nhu cầu số hóa và tự động hóa các quy trình này trở nên cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và giảm phụ thuộc vào phương thức làm việc thủ công.

Hiện tại, việc quản lý văn bản và điều hành nội bộ vẫn đang phân tán qua email, file lưu trữ rời rạc và một số quy trình giấy tờ truyền thống. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế như: thời gian xử lý chậm, thiếu minh bạch trong theo dõi trạng thái phê duyệt, khó kiểm soát luồng công việc và gây khó khăn trong việc tra cứu thông tin. Đặc biệt, các tài liệu giấy hoặc file scan chưa được khai thác hiệu quả do thiếu khả năng số hóa nội dung, trong khi việc truyền tải thông tin chưa kịp thời và thiếu tính tương tác.

Để giải quyết các vấn đề trên, khối Vận hành phối hợp với khối Công nghệ Thông tin đã đề xuất triển khai hệ thống e-Office thế hệ mới. Hệ thống này không chỉ số hóa quy trình xử lý văn bản và điều hành nội bộ mà còn tích hợp các công nghệ và nền tảng hiện đại, bao gồm:

OCR (Optical Character Recognition): Tự động nhận dạng và trích xuất nội dung từ tài liệu scan/ảnh, giúp tìm kiếm, phân loại và xử lý văn bản nhanh chóng
OTT (Over-the-top messaging): Tích hợp kênh thông báo và giao tiếp nội bộ theo thời gian thực (tương tự chat app), giúp tăng tốc độ phối hợp và phản hồi công việc
SSO (Single Sign-On): Cho phép người dùng đăng nhập một lần để truy cập toàn bộ hệ thống liên quan, nâng cao trải nghiệm người dùng và đảm bảo an toàn bảo mật

Dự án được bảo trợ bởi Ban Điều hành và là một phần trong chiến lược chuyển đổi số nội bộ, tập trung tối ưu hóa các hoạt động non-core để giải phóng nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Hệ thống e-Office dự kiến sẽ tích hợp với các nền tảng hiện có như HRM, hệ thống quản lý người dùng và các dịch vụ xác thực, đảm bảo tính đồng bộ và liền mạch trong vận hành.

Thông qua việc triển khai hệ thống này, ngân hàng kỳ vọng đạt được các lợi ích chính như: rút ngắn thời gian xử lý văn bản, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, nâng cao khả năng tra cứu và kiểm soát thông tin, đồng thời cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ. Việc ứng dụng OCR giúp khai thác tối đa giá trị dữ liệu từ tài liệu hiện hữu, trong khi OTT và SSO góp phần nâng cao trải nghiệm người dùng và tăng tính linh hoạt trong môi trường làm việc số.

Dự án không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn xây dựng nền tảng vận hành hiện đại, minh bạch và có khả năng mở rộng, phù hợp với định hướng phát triển số dài hạn của ngân hàng.

Kết luận

Project background tuy ngắn nhưng cực kỳ quan trọng. Nó:

Định hình toàn bộ dự án
Giúp stakeholder hiểu “big picture”
Là nền tảng cho planning, execution và decision-making

Nếu viết tốt phần này, bạn đã giải quyết được 50% vấn đề alignment ngay từ đầu.

A A A A

[{"displaySettingInfo":"[{\"isFullLayout\":false,\"layoutWidthRatio\":\"\",\"showBlogMetadata\":true,\"showAds\":true,\"showQuickNoticeBar\":true,\"includeSuggestedAndRelatedBlogs\":true,\"enableLazyLoad\":true,\"quoteStyle\":\"1\",\"bigHeadingFontStyle\":\"1\",\"postPictureFrameStyle\":\"1\",\"isFaqLayout\":false,\"isIncludedCaption\":false,\"faqLayoutTheme\":\"1\",\"isSliderLayout\":false}]"},{"articleSourceInfo":"[{\"sourceName\":\"\",\"sourceValue\":\"\"}]"},{"privacyInfo":"[{\"isOutsideVietnam\":false}]"},{"tocInfo":"[{\"isEnabledTOC\":true,\"isAutoNumbering\":false,\"isShowKeyHeadingWithIcon\":false}]"},{"bannerInfo":"[{\"isBannerBrightnessAdjust\":false,\"bannerBrightnessLevel\":\"\",\"isRandomBannerDisplay\":true}]"},{"termSettingInfo":"[{\"showTermsOnPage\":true,\"displaySequentialTermNumber\":true}]"}]

Nguồn

{content}